Lập Bản Đồ Hành Trình Nhân Viên: Học Cách Cải Thiện Trải Nghiệm Nhân Viên

Nhân viên trong một tổ chức trải qua nhiều cảm xúc và trải nghiệm khác nhau. Từ ngày một người gia nhập tổ chức cho đến ngày rời khỏi công ty, có rất nhiều trải nghiệm và giai đoạn mà người đó trải qua.

Bản đồ hành trình nhân viên cố gắng hình dung hóa những trải nghiệm, cảm xúc này và xác định các giai đoạn trong hành trình đó. Với bản đồ hành trình, bạn sẽ thành thạo hơn trong việc hiểu những gì nhân viên của mình trải qua và làm thế nào để cải thiện tổng thể trải nghiệm nhân viên.

Hành Trình Nhân Viên Là Gì?

Hành trình nhân viên bao gồm tất cả trải nghiệm và tương tác của nhân viên trong một tổ chức. Nó bắt đầu từ việc thu hút, tuyển dụng, chuẩn bị trước khi nhận việc, đào tạo nhân viên mới, quản lý hiệu suất, thăng tiến nghề nghiệp và nghỉ việc. Hành trình này là duy nhất cho mỗi nhân viên hoặc loại nhân viên.

Hành trình nhân viên nhấn mạnh các điểm tiếp xúc, điểm khó khăn hoặc lĩnh vực cần cải thiện, và kết quả có thể đo lường được, tất cả nhằm cải thiện trải nghiệm của nhân viên. Tuyển dụng, đào tạo nhân viên mới, mối quan hệ với quản lý, đánh giá hiệu suất và phỏng vấn khi nghỉ việc đều là những phần không thể thiếu trong hành trình của nhân viên.

Hành trình nhân viên có thể được xem xét từ hai góc độ, góc độ nhân viên và góc độ người sử dụng lao động. Hành trình nhân viên là một khuôn khổ bao gồm mọi thứ từ khi nhân viên xem trang tuyển dụng của bạn cho đến khi nhân viên rời khỏi tổ chức.

Góc nhìn của nhân viên và người sử dụng lao động

Từ góc độ nhân viên, hành trình nhân viên bao gồm mọi tương tác và trải nghiệm họ có với tổ chức, từ nhận thức ban đầu đến khi rời đi, tập trung vào những thách thức, nhu cầu và nguyện vọng của nhân viên ở mỗi giai đoạn.

Nhân viên trong tổ chức muốn cảm thấy công việc của họ có mục đích và tạo ra sự khác biệt. Cần phải cung cấp cơ hội để học hỏi và thăng tiến trong sự nghiệp. Nhân viên muốn cảm thấy được đánh giá cao, tôn trọng và được đồng nghiệp và quản lý hỗ trợ.

Kỳ vọng của nhân viên phải được xác định rõ ràng và cần thu thập phản hồi thường xuyên. Tất cả nhân viên đều muốn công việc của họ được công nhận và đánh giá cao. Tất cả những yếu tố này là những giai đoạn quan trọng trong hành trình nhân viên.

Từ góc độ người sử dụng lao động, việc đo lường và theo dõi những trải nghiệm chính của nhân viên là rất quan trọng.

Đo lường hành trình nhân viên

Đo lường hành trình nhân viên có nghĩa là đo lường trải nghiệm của nhân viên. Điều này có thể khó khăn vì trải nghiệm của nhân viên dựa trên cảm nhận chủ quan của họ.

Điều này có nghĩa là đo lường và giám sát những trải nghiệm chính của nhân viên. Đây là yếu tố dự báo giá trị mà nhân viên sẽ tạo ra cho công ty. Việc đo lường trải nghiệm nhân viên tại các thời điểm thích hợp là rất quan trọng.

Một trải nghiệm nhân viên tốt là yếu tố thiết yếu cho sự hài lòng công việc tổng thể.

Lập bản đồ hành trình nhân viên là gì?

Lập bản đồ hành trình nhân viên bao gồm việc xác định những điểm quan trọng nhất trong hành trình của nhân viên và liệt kê các điểm theo thứ tự thời gian. Dữ liệu nhân viên được sử dụng cho việc này và các điểm mà nhân viên trở nên không gắn kết được đo lường. Các điểm tiếp xúc quan trọng như onboarding, cơ hội thăng tiến nội bộ, v.v., được xác định dựa trên dữ liệu định lượng.

Các quản lý trực tiếp có kỹ năng có thể giúp bạn trong việc quản lý và tối ưu hóa hành trình nhân viên. Trải nghiệm tích cực của nhân viên phản ánh giá trị công ty và củng cố văn hóa doanh nghiệp.

Lập bản đồ hành trình nhân viên là biểu đồ thể hiện thời gian làm việc của nhân viên trong tổ chức. Journey map có thể được sử dụng như công cụ hỗ trợ cho tổ chức. Cần có các giai đoạn riêng biệt trong quy trình lập bản đồ hành trình nhân viên. Xác định các mốc quan trọng trong mỗi giai đoạn và đảm bảo sự tham gia của nhân viên.

Lập bản đồ hành trình nhân viên dựa trên những hiểu biết sâu sắc và kết quả đo lường được. Bản đồ hành trình nhân viên giúp xác định và ưu tiên công việc cần thực hiện. Journey map liệt kê nhiều trải nghiệm có thể dự đoán của nhân viên. Lập bản đồ hành trình nhân viên giúp định hình trải nghiệm nhân viên. Nó giúp hiểu những gì cần mong đợi khi ở trong tổ chức.

Bản đồ hành trình nhân viên giúp trực quan hóa tương tác của nhân viên và đáp ứng kỳ vọng của nhân viên.

Các Giai Đoạn Trong Hành Trình Trải Nghiệm Của Nhân Viên

Hành trình của nhân viên là cái nhìn toàn diện về trải nghiệm của một nhân viên. Các giai đoạn khác nhau của hành trình trải nghiệm nhân viên là:

1. Tuyển dụng ứng viên

Tuyển dụng bao gồm việc xác định, sàng lọc và lựa chọn ứng viên cho các vị trí còn trống.

2. Giai đoạn tiền tuyển dụng

Đây là giai đoạn khi nhân viên rời tổ chức cũ và chuyển tiếp vào nơi làm việc mới. Các điểm tiếp xúc trước tuyển dụng được xác định ở đây.

3. Hội nhập

Hành trình nhân viên giúp tối ưu hóa quá trình hội nhập. Việc xác định và truyền đạt rõ ràng kỳ vọng công việc trong quá trình hội nhập là quan trọng để nhân viên bắt đầu đúng hướng.

Một số quy trình hội nhập có thể quá phức tạp và kéo dài. Đây là lúc lập bản đồ hành trình nhân viên có thể giúp xác định các lĩnh vực cần cải thiện trải nghiệm nhân viên.

4. Cơ hội học tập liên tục

Cần cung cấp các cơ hội học tập liên tục và xác định các lĩnh vực cần đào tạo. Cần xây dựng các sáng kiến giáo dục và đào tạo phù hợp với nhu cầu và sở thích của nhân viên. Có thể cung cấp các ưu đãi như trợ cấp đào tạo để động viên nhân viên theo đuổi cơ hội học tập.

5. Ghi nhận công việc

Việc công nhận và khen thưởng có thể được trao cho nhân viên để tạo động lực làm việc, đây là một điểm tiếp xúc quan trọng trong quá trình lập bản đồ hành trình nhân viên.

6. Đánh giá hiệu suất

Đánh giá hiệu suất là một phần quan trọng trong hành trình nhân viên, và việc phản hồi với nhân viên về các lĩnh vực cần cải thiện là quan trọng để đảm bảo nhân viên đi đúng hướng trong thời gian làm việc tại tổ chức.

7. Lập kế hoạch nghề nghiệp

Giai đoạn này bao gồm việc cung cấp cơ hội thăng tiến và phát triển trong công ty. Mỗi nhân viên đều mong đợi cách phát triển sự nghiệp của họ trong một công ty.

8. Sức khỏe

Sức khỏe của nhân viên hiện là một phần không thể thiếu trong hành trình trải nghiệm nhân viên. Cần ưu tiên sức khỏe thông qua các chương trình chăm sóc sức khỏe nhân viên, sắp xếp công việc linh hoạt và tiếp cận các nguồn lực sức khỏe tinh thần.

9. Giữ chân nhân viên

Giai đoạn này tập trung vào việc tạo ra môi trường làm việc tích cực, tạo động lực và giữ cho nhân viên gắn kết. Mức độ tham gia vào trách nhiệm và nhiệm vụ cho thấy nhân viên gắn kết như thế nào và điều đó góp phần vào trải nghiệm cá nhân.

10. Rời đi

Giai đoạn này liên quan đến quá trình nhân viên rời công ty và đảm bảo trải nghiệm suôn sẻ và tích cực trong quá trình họ ra đi.

Các Giai Đoạn Lập Bản Đồ Hành Trình Nhân Viên

Thiết lập mục tiêu

Trước khi thiết lập mục tiêu, xác định những hành trình nhân viên bạn muốn lập bản đồ - quá trình tiếp nhận, quản lý hiệu suất, phát triển nghề nghiệp, v.v., hoặc tổng thể. Xác định rõ những gì bạn hy vọng đạt được bằng cách lập bản đồ hành trình nhân viên. Có thể là để cải thiện tỷ lệ giữ chân nhân viên, tăng cường sự gắn kết, hoặc xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Về cơ bản, cần có những kết quả được xác định rõ ràng cho bản đồ hành trình nhân viên của bạn.

Phân đoạn nhân viên

Chia nhân viên thành các phân đoạn có ý nghĩa dựa trên vai trò công việc, thâm niên, phòng ban, hoặc nhiệm kỳ. Cần duy trì sự khác biệt rõ ràng giữa các phân đoạn nhân viên dựa trên đặc điểm của họ.

Xác định persona nhân viên

Tạo ra các đại diện giả định cho các phân đoạn nhân viên của bạn, nhấn mạnh nhu cầu, mục tiêu và thách thức của họ. Điều chỉnh bản đồ hành trình nhân viên theo nhu cầu của từng persona và giai đoạn trong vòng đời nhân viên.

Xác định các giai đoạn

Xác định các giai đoạn của bản đồ hành trình nhân viên. Mỗi giai đoạn sẽ có những thách thức và mục tiêu riêng biệt. Điều chỉnh từng giai đoạn phù hợp với văn hóa và giá trị công ty.

Phản hồi từ nhân viên

Phản hồi từ nhân viên có thể được sử dụng để đánh giá hành trình nhân viên. Phản hồi từ nhân viên rất quan trọng để tạo ra bản đồ hành trình nhân viên chính xác và sâu sắc. Phản hồi giúp xác định các điểm tiếp xúc quan trọng nơi nhân viên tương tác với công ty, chính sách, quy trình và hệ thống.

Phản hồi cho thấy cảm xúc và nhu cầu liên quan đến từng điểm tiếp xúc, giúp hiểu rõ trải nghiệm của nhân viên. Phản hồi làm nổi bật những lĩnh vực nhân viên gặp khó khăn hoặc thách thức, cho phép cải thiện có mục tiêu. Phản hồi liên tục giúp hoàn thiện bản đồ hành trình, đảm bảo nó luôn phù hợp và chính xác.

Phản hồi được thu thập thông qua khảo sát, phỏng vấn, nhóm tập trung, phỏng vấn khi nghỉ việc và các nền tảng phản hồi của nhân viên. Khi nhân viên đạt được thành tích, hệ thống HRIS có thể kích hoạt phản hồi để giúp đội ngũ HR hiểu rằng một số mốc quan trọng của bản đồ hành trình đã được đạt đến.

Một câu hỏi khác cần xem xét là làm thế nào để khuyến khích sự hợp tác đa chức năng. Phản hồi từ nhân viên mang lại bức tranh toàn diện và công bằng hơn về nhân viên trong toàn tổ chức.

Xác định các điểm tiếp xúc chính

Xác định những khoảnh khắc và tương tác quan trọng định hình trải nghiệm của nhân viên. Một bản thể hiện trực quan về hành trình nhân viên giúp hiểu rõ hơn về từng điểm tiếp xúc.

Việc biểu diễn bao gồm các giai đoạn, điểm tiếp xúc và tương tác. Cảm xúc của nhân viên ở mỗi giai đoạn của hành trình cần được xem xét.

Tăng tính hấp dẫn công việc, cảm giác kiểm soát và tính linh hoạt có thể làm cho các điểm tiếp xúc trong hành trình nhân viên trở nên hấp dẫn hơn. Bản đồ hành trình có ảnh hưởng đáng kể đến quy trình, công cụ và chức năng con người. Đây là lý do để đảm bảo rằng các điểm tiếp xúc được xác định rõ ràng.

Phân tích và xác định các điểm khó khăn và cơ hội

Bằng cách phân tích dữ liệu phản hồi, bạn có thể xác định các mô hình, xu hướng và lĩnh vực cần cải thiện. Ở giai đoạn này, bạn có thể phân tích các điểm khó khăn của nhân viên. Xác định những lĩnh vực mà họ đang gặp khó khăn hoặc thách thức. Bây giờ, bạn có thể tìm kiếm giải pháp để cải thiện trải nghiệm nhân viên và tăng cường sự gắn kết.

Tạo bản đồ trực quan

Bạn có thể sử dụng các công cụ lập bản đồ hành trình nhân viên khác nhau để trực quan hóa hành trình nhân viên, bao gồm các giai đoạn, điểm tiếp xúc, tương tác và cảm xúc của nhân viên. Đồng thời, chia sẻ bản đồ hành trình với các bên liên quan để thúc đẩy sự hiểu biết và hợp tác.

Bản đồ hành trình cần được đánh giá thường xuyên để hiểu hiệu quả của từng giai đoạn. Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) cần được xây dựng để đảm bảo đạt được mục tiêu của bản đồ hành trình.

Lợi ích của Lập bản đồ Hành trình Nhân viên

Cải thiện trải nghiệm nhân viên

Bằng cách lập bản đồ hành trình nhân viên, tổ chức có thể hiểu sâu hơn về trải nghiệm của nhân viên, từ tuyển dụng đến nghỉ việc, bao gồm tương tác với công ty, quy trình và văn hóa.

Xác định điểm đau

Bản đồ hành trình giúp xác định thách thức của nhân viên cho phép can thiệp và cải thiện có mục tiêu.

Cải thiện sự gắn kết và giữ chân nhân viên

Bằng cách giải quyết điểm đau và cải thiện trải nghiệm nhân viên, tổ chức có thể nuôi dưỡng lực lượng lao động gắn kết và hài lòng hơn, dẫn đến tỷ lệ giữ chân cao hơn.

Hiểu biết sâu sắc về Nhân sự

Bản đồ hành trình cung cấp cho đội ngũ Nhân sự những hiểu biết quý giá để phát triển chương trình tuyển dụng, nhập môn và phát triển nhân viên hiệu quả hơn.

Điều chỉnh giá trị và quy trình công ty

Lập bản đồ hành trình nhân viên giúp điều chỉnh quy trình giá trị công ty bằng cách hình dung và phân tích trải nghiệm nhân viên, dẫn đến cải thiện sự gắn kết, giữ chân và thành công tổng thể của tổ chức.

Tối ưu hóa quy trình

Lập bản đồ hành trình nhân viên tối ưu hóa các quy trình như nhập môn và thôi việc.

Xác định khoảng trống trong giao tiếp

Lập bản đồ hành trình nhân viên giúp xác định khoảng trống trong giao tiếp bằng cách hình dung trải nghiệm nhân viên, chỉ ra những khu vực mà thông tin không được chia sẻ hoặc hiểu hiệu quả, và cuối cùng cải thiện giao tiếp và sự gắn kết. Bằng cách lập bản đồ hành trình nhân viên, tổ chức có thể xác định các giai đoạn hoặc điểm tiếp xúc cụ thể nơi giao tiếp bị đứt gãy hoặc không rõ ràng.

Hiểu được nơi tồn tại thách thức giao tiếp cho phép can thiệp và chiến lược có mục tiêu để nâng cao giao tiếp nội bộ, đảm bảo mọi người đều hiểu rõ.

Cơ hội phát triển và tăng trưởng

Thông qua lập bản đồ hành trình, bạn có thể xác định cơ hội phát triển kỹ năng và tăng trưởng. Các giai đoạn trong bản đồ hành trình có thể đảm bảo nhân viên nhận được đào tạo và hỗ trợ đầy đủ để thực hiện trách nhiệm công việc thành công.

Cách Thiết Kế Bản Đồ Hành Trình Nhân Viên

Bản đồ hành trình nhân viên nên đơn giản và linh hoạt. Bản đồ hành trình là một phần của chiến lược trải nghiệm nhân viên tổng thể.

Persona nhân viên rất hữu ích trong việc thiết kế bản đồ hành trình. Chúng được xác định dựa trên vai trò của nhân viên trong tổ chức. persona đóng vai trò quan trọng trong việc xác định hành vi và điểm đau của nhân viên.

Bản đồ hành trình nhân viên nên bao gồm một tập hợp các khoảnh khắc tạo nên trải nghiệm nhân viên. Mỗi trải nghiệm này là độc nhất đối với nhóm nhân viên cụ thể đó. Sử dụng mẫu bản đồ hành trình nhân viên có thể giúp chuẩn hóa cách tiếp cận trong khi vẫn cho phép tùy chỉnh dựa trên nhu cầu cụ thể của persona.

Việc xây dựng bản đồ hành trình nhân viên bắt đầu với những khoảnh khắc quan trọng đối với doanh nghiệp. Bản đồ hành trình nhân viên cho thấy sự khác biệt giữa kỳ vọng của nhân viên và trải nghiệm thực tế của họ. Lập bản đồ hành trình giúp phát hiện những khoảng trống trong trải nghiệm nhân viên.

Tận dụng Lập bản đồ hành trình nhân viên để tạo giá trị

Tạo điều kiện hợp tác giữa các phòng ban thông qua bản đồ hành trình nhân viên là một giá trị gia tăng.

Trải nghiệm của nhân viên có thể được tùy chỉnh bằng cách cá nhân hóa lộ trình sự nghiệp, sắp xếp công việc linh hoạt và đảm bảo phát triển nghề nghiệp và tăng trưởng. Lập bản đồ hành trình nhân viên thách thức hiện trạng và mang lại cấu trúc cho việc thiết kế trải nghiệm nhân viên.

Các Phương Pháp Tối Ưu Lập Bản Đồ Hành Trình Trải Nghiệm Nhân Viên

Cách tiếp cận lấy nhân viên làm trọng tâm

Hành trình của nhân viên không tuyến tính và cần nhận biết sự khác biệt trong bản đồ hành trình giữa các phân khúc nhân viên khác nhau.

Persona nhân viên và hồ sơ giúp xác định nhu cầu và áp dụng các phương pháp lấy nhân viên làm trọng tâm. Bản đồ hành trình cần có khả năng ưu tiên kỳ vọng và sở thích của lực lượng lao động.

Cá nhân hóa giao tiếp

Cá nhân hóa giao tiếp rất quan trọng trong lập bản đồ hành trình vì nó trực tiếp giải quyết nhu cầu của nhân viên. Có thể sử dụng các kênh giao tiếp khác nhau để tiếp cận nhân viên dựa trên sở thích và vai trò của họ. Giao tiếp cần diễn ra đúng thời điểm, giải quyết các mối quan tâm cụ thể của lực lượng lao động. Hiệu quả giao tiếp cần được đo lường và điều chỉnh dựa trên phản hồi và phân tích của nhân viên.

Doanh nghiệp cần có nền tảng phù hợp để tiếp cận và thu hút lực lượng lao động đa dạng, phân tán với giao tiếp được cá nhân hóa vào đúng thời điểm và trên đúng kênh. Bản đồ hành trình giúp xác định công nghệ phù hợp để nâng cao giao tiếp.

Sử dụng dữ liệu nhân viên

Bản đồ hành trình nhân viên xác định các khoảng trống và điểm yếu được phát hiện qua phản hồi của nhân viên. Dữ liệu về mức độ gắn kết được sử dụng để tối ưu hóa quy trình bản đồ hành trình.

Dữ liệu định tính và định lượng được thu thập thông qua khảo sát sự gắn kết của nhân viên, khảo sát nhanh và phân tích hệ thống nhân sự. Khảo sát nhanh và dữ liệu gắn kết trong giao tiếp cung cấp phản hồi thời gian thực thiết yếu về cảm xúc của nhân viên, cho phép lãnh đạo nhân sự phản ứng với mọi vấn đề hoặc trở ngại.

Xác định mô hình và xu hướng

Xác định các mô hình và xu hướng nơi các nhóm nhân viên khác nhau cảm thấy thất vọng hoặc không được hỗ trợ ở các giai đoạn cụ thể trong hành trình trải nghiệm nhân viên. Lập kế hoạch can thiệp để nâng cao trải nghiệm và giữ chân nhân viên.

Tinh chỉnh bản đồ hành trình

Sử dụng những hiểu biết quý giá từ phân tích dữ liệu để cải thiện quy trình lập bản đồ hành trình và giao tiếp với nhân viên. Thực hiện điều chỉnh dựa trên nhu cầu thay đổi của nhân viên và sự phát triển của tổ chức.

Tổng Kết

Lập bản đồ hành trình nhân viên tạo ra một môi trường làm việc dễ chịu, nâng cao uy tín công ty và thúc đẩy các kết quả kinh doanh cụ thể. Trải nghiệm tích cực của nhân viên tạo nên một môi trường làm việc phát triển mạnh mẽ, nơi nhân viên cảm thấy được đánh giá cao và được hỗ trợ. Bản đồ hành trình nhân viên là chất xúc tác cho sự chuyển đổi tổ chức.

Lập bản đồ hành trình nhân viên giúp các công ty tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hiệu quả.