Menggunakan AI dalam SDM: Penggunaan & Manfaat

Penerapan AI dalam sumber daya manusia telah merevolusi cara orang berfungsi dalam organisasi. AI dalam HR mengotomatisasi tugas-tugas dan membebaskan waktu bagi tim HR untuk lebih fokus pada pekerjaan strategis.

Jadi, akankah AI menggantikan HR? AI tentu akan meningkatkan praktik HR tertentu, mengurangi beban administratif, tetapi penggantian secara menyeluruh mungkin tidak akan terjadi. Pengawasan manusia sangat penting ketika menerapkan AI. Unsur manusia harus selalu ada karena mengelola orang memiliki variabel yang tidak terduga. Kecerdasan emosional adalah komponen kunci dalam mengelola orang.

Oleh karena itu, integrasi AI-HR lebih efektif sebagai augmentasi daripada sistem yang sepenuhnya otonom. Penerapan AI juga telah membuat proses HR menjadi lebih cepat, lebih mudah, dan tidak memerlukan banyak sumber daya.

Apa Itu AI Generatif di HR?

AI Generatif mengacu pada AI yang mampu membuat konten baru, termasuk gambar, video, dan teks. Ini menggunakan pembelajaran mesin, pemrosesan bahasa alami, dan pembelajaran gambar untuk belajar dari data yang ada dan menghasilkan konten baru. Gen AI di HR digunakan untuk mengotomatisasi tugas berulang, mempersonalisasi pengalaman karyawan, mengoptimalkan perekrutan, menganalisis kumpulan data besar, dan membuat keputusan berbasis data.

Berikut adalah beberapa bidang dimana Gen AI digunakan di HR.

Perekrutan

AI Generatif dapat membuat deskripsi pekerjaan yang menarik dan terarah berdasarkan persyaratan peran dan tren pasar. Ini juga dapat menyaring resume secara otomatis dan menjadwalkan pertemuan dan wawancara.

Onboarding

Gen AI dapat mengotomatisasi proses onboarding dengan materi sambutan dan daftar tugas untuk karyawan baru.

Keterlibatan karyawan

Ini dapat menganalisis sentimen karyawan menggunakan survei umpan balik untuk mengidentifikasi area perbaikan.

Perencanaan tenaga kerja

Gen AI digunakan untuk mengidentifikasi potensi kekurangan keterampilan dan merekomendasikan inisiatif peningkatan keterampilan. Analitik prediktif memperkirakan kebutuhan staf berdasarkan tren bisnis dan tingkat pergantian karyawan.

Langkah-Langkah Menerapkan Gen AI di HR

Langkah pertama adalah mengidentifikasi area utama untuk otomatisasi. Kemudian, identifikasi fungsi HR mana yang paling dapat memanfaatkan Gen AI. Evaluasi keterampilan tenaga kerja saat ini, temukan area di mana Gen AI dapat meningkatkan kemampuannya, dan identifikasi potensi penggunaan dalam fungsi HR.

Saat memilih platform Gen AI, pertama evaluasi berbagai solusi berdasarkan skalabilitas, keamanan data, dan kemampuan integrasi dengan sistem HR yang ada. Kemudian, pastikan data HR Anda bersih, dapat diakses, dan terorganisir untuk melatih model Gen AI. Terakhir, uji coba teknologi dalam fungsi tertentu untuk mengevaluasi kinerjanya dan mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki.

Tetapkan pedoman yang jelas tentang bagaimana alat Gen AI harus digunakan, termasuk pertimbangan etis, privasi data, dan proses pengambilan keputusan. Berikan pelatihan kepada tim HR tentang cara menggunakan alat secara efektif dan menginterpretasikan hasilnya. Komunikasikan pengenalan Gen AI kepada karyawan tentang harapan dan bagaimana ini akan mempengaruhi peran mereka.

Akhirnya, tetapkan metrik, evaluasi secara teratur, dan sesuaikan platform dengan teknologi Gen AI baru untuk memaksimalkan potensinya.

Potensi Peran Baru Gen AI di bidang HR

Spesialis Gen AI

Bertanggung jawab untuk memahami kemampuan Gen AI, mengidentifikasi potensi aplikasi dalam proses HR, dan merancang prompt untuk memanfaatkan teknologi secara efektif untuk tugas-tugas seperti menyusun umpan balik karyawan yang dipersonalisasi atau membuat materi pelatihan.

Analis data HR Gen AI

Menganalisis kumpulan data besar menggunakan Gen AI untuk mendapatkan wawasan dalam perencanaan tenaga kerja, mengidentifikasi kesenjangan bakat, dan memprediksi tingkat pergantian karyawan.

Perancang pengalaman karyawan berbasis AI

Membuat dan mengelola alat berbasis AI yang menghadap ke karyawan seperti chatbot yang menjawab pertanyaan HR umum, memberikan rekomendasi pembelajaran yang dipersonalisasi, dan mendukung inisiatif keterlibatan karyawan.

Ahli strategi akuisisi talenta Gen AI

Memanfaatkan Gen AI untuk mengefisienkan proses rekrutmen dengan mengotomatisasi pencarian kandidat, penyaringan, dan menghasilkan pesan jangkauan yang dipersonalisasi.

Arsitek pembelajaran dan pengembangan berbasis AI

Merancang dan mengembangkan program pembelajaran yang disesuaikan menggunakan Gen AI untuk menghasilkan konten pelatihan interaktif, menilai kebutuhan pembelajaran individu, dan memberikan umpan balik yang terarah.

Manfaat AI dalam HR

Efisiensi yang ditingkatkan

Dari perekrutan hingga onboarding, pelatihan dan pengembangan, serta manajemen kinerja, AI dapat mengurangi waktu penyelesaian dan meningkatkan produktivitas. Dengan mengotomatisasi tugas administratif, AI dapat menghemat waktu staf HR.

AI juga mempersonalisasi pengalaman karyawan dengan merekomendasikan pelatihan, memberikan umpan balik kinerja, dan menyediakan jalur pengembangan karir. AI dapat menganalisis data dalam jumlah besar dan mengidentifikasi tren dan pola untuk menginformasikan pengambilan keputusan.

Waktu perekrutan yang lebih singkat

AI dapat membantu mengurangi waktu untuk merekrut karyawan baru. AI dapat menyaring sejumlah besar resume secara instan dan memilih yang sesuai dengan budaya perusahaan. Alat AI juga dapat membantu dalam penjadwalan wawancara dan melakukan pra-penilaian kandidat.

Pengurangan biaya

Penggunaan AI membantu mengurangi biaya dengan meramalkan kebutuhan tenaga kerja dan menyarankan rekomendasi pembelajaran yang sesuai. AI dapat menganalisis kesenjangan keterampilan dan memberikan rekomendasi, mengoptimalkan biaya perekrutan dan pelatihan.

Kecerdasan pengambilan keputusan

Algoritma AI dapat memberikan wawasan berdasarkan pola data dan umpan balik untuk meningkatkan kinerja. Pengambilan keputusan berbasis data mengurangi bias dan membantu organisasi meningkatkan produktivitas.

Mengidentifikasi masalah karyawan

AI dapat membantu HR mengidentifikasi karyawan yang tidak terlibat atau tidak produktif dan membantu mengembangkan program untuk mempertahankan mereka. Dengan menganalisis riwayat dan pola perilaku, AI dapat meningkatkan keterlibatan dan retensi di perusahaan.

Meningkatkan pengembangan karyawan

AI dapat membantu meningkatkan pengembangan karyawan dengan mengumpulkan data kinerja dan membuat rencana pembelajaran yang disesuaikan. AI juga dapat membantu dalam perencanaan suksesi, memastikan karyawan mencapai pertumbuhan dan kemajuan karir yang diinginkan.

Dampak AI dalam HR

Dampak AI pada HR telah berkembang pesat. Algoritma dan aplikasi AI dapat menilai potensi dan pertumbuhan karyawan. Hal ini meningkatkan alur kerja dan mengefisienkan proses. Dalam skenario ini, keamanan data harus dijaga untuk memastikan penggunaan informasi pribadi yang aman.

Integrasi AI yang sukses ke dalam HR akan membutuhkan perencanaan dan tata kelola yang cermat. Dengan sistem AI, personel HR dapat fokus pada penciptaan budaya kerja yang mendukung. Dampak etis dari intervensi AI juga perlu ditangani terkait penggunaan informasi pribadi dan bias yang mungkin terkompromikan dalam prosesnya.

Kerangka kerja AI harus diadopsi untuk memastikan pengelolaan data dan output yang lebih baik. Kerangka kerja tersebut harus fleksibel untuk mengakomodasi kebutuhan dan keinginan karyawan. Keputusan nyata dapat dibuat dengan penggunaan AI, mengurangi kesalahan manusia.

Adopsi AI akan memiliki dampak mendalam pada dinamika tenaga kerja; oleh karena itu, keterlibatan karyawan harus diprioritaskan dalam proses adopsi. Perangkat AI juga dapat membantu dalam mengukur sentimen dan umpan balik karyawan. Intervensi AI dapat diuji coba dalam proses HR yang ditargetkan untuk kesuksesan yang lebih baik. Adopsi AI membutuhkan pengembangan budaya yang tangkas dengan pembelajaran berkelanjutan dan infrastruktur digital yang kuat.

Aplikasi AI dalam HR

Rekrutmen

Dampak AI telah dirasakan di semua fungsi HR, termasuk rekrutmen. AI dapat membantu rekrutmen dengan memindai sejumlah besar resume. AI juga dapat mencari melalui platform online untuk menemukan kandidat yang mungkin tidak secara khusus mencari pekerjaan tetapi cocok dengan profil yang diinginkan.

Solusi AI membantu menyederhanakan dan mengotomatisasi berbagai aspek rekrutmen, menghasilkan keputusan perekrutan yang lebih cepat dan prediksi keberhasilan kandidat yang lebih baik. Penggunaan AI meningkatkan efisiensi, akurasi, dan efektivitas dalam manajemen talenta.

Tugas administratif seperti pencarian, penyaringan, penjadwalan wawancara, dan koordinasi dengan anggota tim perekrutan lainnya dapat diotomatisasi menggunakan aplikasi berbasis AI. AI juga dapat memastikan keselarasan dengan nilai dan prioritas organisasi dalam proses perekrutan. Bias tidak sadar juga dapat dikurangi dalam proses perekrutan dan wawancara. AI juga membantu dalam menilai kompetensi dan sifat kepribadian kandidat dengan lebih baik. AI dapat membantu dalam mempromosikan pengembangan karir internal.

Analitik prediktif

AI dapat menganalisis data masa lalu untuk memprediksi kandidat mana yang kemungkinan akan lebih sukses dalam suatu peran, membantu perekrut membuat keputusan yang tepat. AI dapat menganalisis wawancara video untuk melihat apakah mereka sesuai dengan budaya dan mengevaluasi soft skill.

Penjadwalan wawancara dengan kandidat

AI dapat secara otomatis menjadwalkan wawancara dan menangani pertanyaan yang mungkin dimiliki kandidat. Alat AI juga dapat menghindari konflik penjadwalan lainnya terkait tim perekrutan. Chatbot bertenaga AI dapat menjawab pertanyaan kandidat dan bahkan melakukan wawancara penyaringan awal.

Deskripsi pekerjaan yang disesuaikan

AI dapat mempersonalisasi deskripsi pekerjaan untuk menarik kelompok kandidat tertentu dengan menyesuaikan bahasa dan menyoroti keterampilan yang relevan. Deskripsi pekerjaan yang dijelaskan secara akurat berdasarkan kompetensi dan keterampilan yang dibutuhkan untuk pekerjaan dapat meningkatkan tingkat keberhasilan perekrutan.

Onboarding

Onboarding berbantuan AI mengotomatisasi dokumentasi dan mengurangi paperwork. Pengingat otomatis dapat dikirim ke karyawan baru mengenai formulir dan aplikasi.

Modul onboarding yang disesuaikan

AI dapat menyesuaikan pengalaman pembelajaran dengan kebutuhan individu berdasarkan pengalaman dan keahlian rekrutan.

Umpan balik kinerja

Umpan balik dapat diberikan mengenai penyelesaian tugas atau keterlibatan, memberikan umpan balik real-time dan area perbaikan.

Manajemen tugas otomatis

AI dapat menyederhanakan tugas administratif seperti penandatanganan kontrak, pengisian formulir, dan penyediaan akses sistem.

Elemen gamifikasi berbasis AI

Gamifikasi berbasis AI meningkatkan keterlibatan selama onboarding melalui tantangan, penghargaan, dan pelacakan kemajuan.

AI dapat menganalisis data untuk mengidentifikasi area perbaikan dalam proses onboarding. Chatbot yang didukung AI dapat membantu onboarding dengan menjawab pertanyaan tentang kebijakan perusahaan, tunjangan, dan prosedur.

Perencanaan tenaga kerja

Penggunaan AI telah mengubah organisasi menjadi perusahaan kognitif. Memastikan pasokan keterampilan yang stabil sangat penting dan AI dapat bertindak sebagai penasihat kognitif. AI juga dapat meningkatkan mobilitas internal dalam organisasi.

Dalam kompensasi karyawan, kualitas diskusi kompensasi manajer/karyawan dapat ditingkatkan menggunakan AI. Prediksi berbasis data dapat dibuat dengan memeriksa trajektori pertumbuhan perusahaan. Penyesuaian real-time dalam metode peramalan dapat dilakukan. AI dapat menganalisis hasil proyek dan berdasarkan ini HR dapat memutuskan untuk merekrut atau melatih untuk memenuhi permintaan yang diperkirakan.

AI dapat membantu memelihara inventaris keterampilan terkait keahlian keterampilan dan tuntutan organisasi masa depan. Kemahiran keterampilan yang ada dapat dikategorikan dan diurutkan dalam inventaris.

Kesenjangan keterampilan juga dapat dianalisis. Peningkatan keterampilan dapat dilakukan jika diperlukan. Pemantauan dan umpan balik juga disediakan dengan pembelajaran yang dioptimalkan bila diperlukan. AI dapat menghasilkan alokasi bakat strategis dan manajemen risiko yang lebih baik.

Analitik prediktif

Analitik prediktif digunakan untuk meramalkan kebutuhan staf di masa depan. AI dapat menganalisis pola perekrutan historis, tingkat pergantian karyawan, tren industri, dan indikator ekonomi untuk memprediksi kebutuhan staf masa depan.

Mengidentifikasi kesenjangan keterampilan dan secara proaktif merencanakan inisiatif pelatihan atau perekrutan juga dilakukan melalui analitik prediktif.

Memantau kinerja karyawan

Analisis kinerja karyawan berbasis AI dilakukan melalui metrik peningkatan melalui analisis data.

Identifikasi kesenjangan keterampilan

Menganalisis keterampilan tenaga kerja saat ini terhadap kebutuhan proyek masa depan untuk mengidentifikasi area di mana peningkatan atau pelatihan ulang keterampilan diperlukan dilakukan. AI dapat menyarankan program pelatihan yang sesuai untuk mengatasi kesenjangan keterampilan.

Optimasi biaya

Peramalan biaya tenaga kerja berdasarkan permintaan yang diprediksi dan mengoptimalkan alokasi tenaga kerja untuk meminimalkan pengeluaran yang tidak perlu dapat dilakukan menggunakan algoritma AI.

Pengambilan keputusan proaktif

Dengan bantuan AI perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih baik dengan mengidentifikasi potensi masalah dan tantangan masa depan.

Optimasi penjadwalan

Menggunakan pemrograman kendala dan optimasi, sumber daya algoritma dapat dialokasikan secara efisien untuk menyesuaikan jadwal dan memastikan cakupan.

Perencanaan skenario

Dengan mensimulasikan berbagai skenario bisnis, AI dapat membantu profesional HR memahami bagaimana penurunan pasar, ekspansi, atau peluncuran produk mempengaruhi kebutuhan staf.

Pembelajaran dan pengembangan

AI membantu dalam pembuatan konten dengan menghasilkan deskripsi pekerjaan, komunikasi karyawan, materi pelatihan, dan dokumen onboarding, secara signifikan mengotomatisasi pembuatan konten.

AI juga membantu melacak kemajuan, preferensi, dan kinerja pembelajar. Proses manual dalam analitik pembelajar dapat dikurangi secara signifikan dengan cara ini. Tutor virtual dan chatbot juga dapat memberikan dukungan langsung dalam proses pembelajaran.

Lingkungan pembelajaran adaptif dapat memberikan pengalaman belajar dinamis berdasarkan kebutuhan dan respons pembelajar. AI membantu meramalkan hasil pembelajaran dan meningkatkan tingkat keberhasilan pembelajar. AI membantu mengidentifikasi pola dan wawasan, hasil pelatihan, dan kesenjangan pengetahuan. Inisiatif pembelajaran dan pengembangan juga dapat meningkatkan literasi AI.

Jalur pembelajaran yang disesuaikan

Algoritma AI menganalisis data pembelajar untuk menyesuaikan konten dan kecepatan berdasarkan kebutuhan, kekuatan, dan kelemahan individu, menciptakan jalur pembelajaran yang disesuaikan.

Penilaian otomatis

AI dapat secara otomatis menilai tugas, memberikan umpan balik terperinci tentang kinerja, dan mengidentifikasi area yang perlu perbaikan.

Pengalaman pembelajaran imersif

AI dapat diintegrasikan ke dalam simulasi virtual reality (VR) dan augmented reality (AR) untuk menciptakan lingkungan pembelajaran yang realistis dan menarik.

Pengembangan kurikulum

AI dapat membantu dalam menciptakan jalur pembelajaran yang dioptimalkan dengan menganalisis data untuk mengidentifikasi konten pembelajaran yang paling relevan dan efektif.

Pekerjaan administratif

AI mengotomatisasi sebagian besar pekerjaan administratif. AI dapat mengurangi pekerjaan manual dan kesalahan manusia. Aplikasi berbasis AI dapat menjadwalkan pertemuan, menjawab pertanyaan, dan memberikan informasi tunjangan.

Komunikasi

Menggunakan chatbot AI generatif, HR dapat meningkatkan keterlibatan karyawan, meningkatkan akses ke basis pengetahuan HR, dan menawarkan rekomendasi pembelajaran individual berdasarkan kesenjangan keterampilan. Anda juga dapat menggunakan chatbot ini untuk meningkatkan efisiensi, pertumbuhan karyawan individual, dan pengalaman pengembangan.

Gangguan Tenaga Kerja dan AI

Dengan diperkenalkannya teknologi baru seperti kecerdasan buatan, Anda dapat mengharapkan peran yang ada akan berubah secara drastis. Meskipun AI mungkin tidak sepenuhnya menggantikan HR atau bagian-bagiannya, AI dapat menambah fungsi-fungsinya.

Faktor lain yang perlu dipertimbangkan adalah bahkan jika output yang lebih tinggi dicapai menggunakan AI dalam pekerjaan, hal ini tidak selalu berarti peningkatan permintaan barang dan jasa. Mungkin tidak ada dampak tinggi pada output ekonomi dalam jangka pendek.

Kolaborasi antara hukum, teknologi, dan sumber daya manusia mengenai aspek kepatuhan dan keamanan akan berperan dengan teknologi AI yang lebih baru. Tata kelola dan keamanan siber juga akan menjadi elemen penting. Kita juga dapat mengharapkan peluncuran inisiatif AI yang lebih luas di perusahaan.

Sebagai contoh, Walmart telah menggandakan investasinya dalam Gen AI. Akses perusahaan ke platform Gen AI, My Assistant diperluas ke 25.000 karyawan tambahan di 10 negara.

Penggunaan model bahasa besar publik seperti ChatGPT secara hati-hati harus dipastikan untuk menghindari potensi pelanggaran hukum hak cipta. Perusahaan dengan tingkat adopsi AI yang lebih baik juga dapat mengharapkan keunggulan kompetitif yang lebih tinggi.

Menurut studi IBM Institute for Business Value terbaru, banyak CEO khawatir tentang akurasi dan bias AI, memprioritaskan tata kelola AI generatif dan mengintegrasikannya di awal fase desain. Selain itu, banyak bisnis berencana untuk melatih ulang tenaga kerja mereka karena meningkatnya adopsi AI generatif, dan mengharapkan untuk merekrut peran baru dengan pertumbuhan AI generatif.

Keputusan kepemimpinan dapat dibuat lebih baik dengan AI. Untuk mengadopsi AI, strategi tata kelola perlu ditetapkan untuk memastikan penggunaan yang bertanggung jawab dan etis. Pelatihan literasi AI akan penting bagi karyawan untuk memahami dan mengimplementasikan inisiatif AI.

Adopsi AI dalam organisasi sama sekali tidak murah. Biaya terlibat karena diperlukan daya komputasi yang lebih besar. Artificial Intelligence as a Service (AIaaS) adalah area yang berkembang pesat, dengan startup dan perusahaan yang menyediakan layanan dan alat berbasis AI.

Dampak AI masih harus dilihat, dalam memahami sejauh mana dan pekerjaan mana saja yang akan rentan. Perancangan ulang pekerjaan akan terjadi tergantung pada tugas apa yang akan digantikan oleh AI.

AI juga dapat membantu dalam kepatuhan regulasi untuk menghindari denda atau masalah hukum. Keterlibatan lebih banyak CHRO akan berperan untuk menetralisir perancangan ulang dan pemikiran ulang pekerjaan.

Strategi bisnis yang terkait dengan Gen AI akan menjadi bagian penting dari proses manajemen strategis. Analisis tugas pekerjaan diperlukan untuk menentukan tugas mana yang dapat ditingkatkan atau diotomatisasi.

Peta jalan keterampilan Gen AI perlu dirumuskan untuk meningkatkan keterampilan dan merekrut karyawan. Kontrol kualitas data dan output terkait AI juga perlu dievaluasi.

Menurut penelitian dari McKinsey dan sumber lainnya, AI generatif berpotensi membebaskan 30 hingga 70% jam kerja dengan mengotomatisasi tugas-tugas berulang, dengan beberapa studi menunjukkan bahwa karyawan yang menggunakan alat AI generatif menghemat rata-rata 1,75 jam per hari, setara dengan penghematan satu hari kerja penuh per minggu.

Kemampuan teknis tenaga kerja juga harus ditingkatkan. Strategi tata kelola harus diterapkan. Inisiatif AI harus diuji coba terlebih dahulu sebelum dilakukan penerapan di seluruh perusahaan. Model bahasa privat harus diadopsi untuk tingkat keberhasilan yang lebih baik di organisasi.

Masa Depan HR & AI

Masa depan pekerjaan ditentukan oleh bagaimana AI akan menggantikan pekerjaan atau tugas dalam organisasi. AI akan membantu personel HR untuk lebih fokus pada fungsi strategis seperti pengembangan kepemimpinan dan manajemen hubungan. Dengan AI yang semakin berkembang di domain sumber daya manusia, ini akan membuat HR lebih dinamis dan berbasis data.

Karyawan akan dituntut untuk mengembangkan keterampilan baru menggunakan perangkat AI di perusahaan. Keberhasilan tim HR dan organisasi akan bergantung pada pemanfaatan potensi sistem AI.

Audit data juga perlu dilakukan untuk memastikan kualitas data yang digunakan untuk menghindari bias dan ketidakakuratan. Penting juga bagi karyawan untuk memiliki pemahaman yang baik tentang kemampuan dan keterbatasan AI. Inisiatif pendidikan dan pelatihan tentang AI akan meningkat untuk meningkatkan keterampilan dan melatih ulang karyawan.

Adopsi AI yang lebih luas akan ada di organisasi dengan tingkat adopsi yang meningkat. Pengawasan manusia akan penting untuk memastikan penggunaan sistem AI yang etis dan bertanggung jawab. Pedoman etika juga akan diperlukan untuk memastikan transparansi dan akuntabilitas.

Penyelarasan dengan nilai dan tujuan organisasi untuk inisiatif AI perlu dilakukan untuk standar dan output AI yang lebih baik.

Penggunaan AI juga dapat membantu menilai employee experience dan meningkatkannya. Keputusan perlu didukung data untuk meningkatkan produktivitas, dengan kecerdasan pengambilan keputusan sebagai parameter kunci. Memasukkan unsur 'manusia' ke dalam inisiatif AI akan menjadi kunci keberhasilan, membuat tempat kerja lebih berpusat pada karyawan dan manusia.