الموارد البشرية الرقمية: الفوائد والاستراتيجية والأمثلة

إتش آر الرقمي هو تطبيق التقنيات المتقدمة والتحليلات والسمات الرقمية والسلوكيات لتحسين الموارد البشرية وتقديم أداء تنظيمي مستدام. لقد أصبح جزءاً لا يتجزأ من كل عملية موارد بشرية وهو مفتاح إنشاء تجربة موظف رائعة.

إتش آر الرقمي ضروري للشركات التي تريد تحسين عملياتها الداخلية وتعزيز الكفاءة. توجد عناصر الرقمنة في كل مرحلة من مراحل دورة حياة الموظف - من التوظيف والاختيار إلى التأهيل وإدارة الأداء والمشاركة وإنهاء الخدمة. أصبحت الموارد البشرية الآن في طليعة الابتكار، مستفيدة من التكنولوجيا وتحليلات البيانات وفهم السلوك البشري لتشكيل بيئات العمل.

ما هو الموارد البشرية الرقمية؟

الموارد البشرية الرقمية هي دمج التقنيات الرقمية في عمليات الموارد البشرية لجعلها أكثر كفاءة وترابطاً. وهي تؤدي إلى منظمة أكثر مرونة واستجابة.

تخضع المنظمات لتحول رقمي، مما يغير عمليات الموارد البشرية وطرق عملها، مما يؤدي إلى منظمة تركز أكثر على الموظفين. تتميز رحلة الموارد البشرية الرقمية للمنظمة بأربع مراحل:

1. كفاءة الموارد البشرية: في هذه المرحلة، تستثمر الشركات في منصات تقنية لإدارة عمليات الموارد البشرية بكفاءة. السؤال هو "إلى أي مدى نستخدم التكنولوجيا لتبسيط العمل الإداري للموارد البشرية؟"
2. فعالية الموارد البشرية: تستخدم الشركات التقنيات لتطوير ممارسات الأفراد الحالية، مثل إدارة الأداء واستقطاب المواهب والتدريب.
3. المعلومات: يتم الاستفادة من تحليلات الأفراد في هذه المرحلة لإحداث تأثير في الأعمال. هنا تكون البيانات متاحة ويتم دمج البيانات الداخلية مع البيانات الخارجية.
4. الترابط: يتم استخدام الأدوات والبرامج الرقمية لإنشاء روابط بين الأشخاص. هنا يمكن للتقنيات أن تعزز الشعور بالانتماء، مستفيدة من التقنيات لبناء الروابط.

تدمج الموارد البشرية الرقمية التقنيات والأنظمة الآلية لتحسين إدارة الأفراد. أكثر من مجرد تحديث بسيط، فهي تركز على الثورة في العمليات، مما يساعد المديرين والفرق على التركيز على الابتكارات الاستراتيجية.

الموارد البشرية التقليدية مقابل الموارد البشرية الرقمية

تختلف الموارد البشرية الرقمية عن الموارد البشرية التقليدية لأنها تقوم برقمنة المهام اليدوية، مثل حفظ السجلات وتحليل البيانات والإجابة على أسئلة الموظفين. يمكن رؤية الفروق بين الاثنين في هذا الرسم البياني.

فوائد الموارد البشرية الرقمية

تقدم ممارسات الموارد البشرية الرقمية مزايا تنافسية للمؤسسات، إلى جانب فوائد أخرى. لقد أدرجنا أهمها أدناه.

تبسيط عمليات الموارد البشرية

تساعد رقمنة عمليات الموارد البشرية في تبسيطها وهيكلتها. في حالة التوظيف، بدلاً من تتبع جميع المتقدمين يدويًا، يمكنك استخدام نظام تتبع الطلبات (ATS).

يتولى نظام ATS مهام مثل:

• نشر الوظائف الشاغرة عبر لوحات الوظائف المتعددة
• التواصل مع المرشحين المحتملين
• جدولة المقابلات والمكالمات
• تحسين مجموعة المرشحين عبر قمع التوظيف

تعزيز الإنتاجية

يمكن أن تؤدي أتمتة مهام الموارد البشرية إلى تحرير موظفي الموارد البشرية للعمل ذي الأولوية العالية الذي يتطلب التفكير النقدي ومهارات حل المشكلات. يعزز هذا في النهاية إنتاجية محترفي الموارد البشرية الذين يتعاملون مع الموظفين ويعتنون باحتياجاتهم.

تعزيز تجربة الموظف

تتكون تجربة الموظف من ثلاثة مكونات رئيسية: التجربة المادية، والتجربة الرقمية، والتجربة الثقافية. جعلت الزيادة الهائلة في العمل عن بُعد والهجين المكون الرقمي أكثر أهمية. هنا يمكن للموارد البشرية الرقمية تحسين تجربة الموظف، خاصة في حالة الخدمة الذاتية للموظفين.

هنا، يمكن للموظفين:

• عرض وتنزيل قسائم الدفع والنماذج الضريبية والوثائق الأخرى
• إدارة خطط المزايا مثل التأمين الصحي وخطط التقاعد والمزايا الأخرى
• تحديث تفاصيل الاتصال والمعلومات الشخصية الأخرى مباشرة في نظام الموارد البشرية
• تسجيل ساعات العمل وتتبع سجلات الحضور

تساعد ميزات الخدمة الذاتية هذه الموظفين على تلبية احتياجاتهم المتعلقة بالموارد البشرية بكفاءة، مما يقلل العبء الإداري على أقسام الموارد البشرية ويجعل التجربة الرقمية للموظف أكثر سلاسة وسهولة في الاستخدام.

إدارة بيانات أفضل

تقلل الرقمنة من خطر فقدان البيانات. يتيح استخدام الحلول البرمجية مثل نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) أو ATS إدارة أفضل للبيانات من الطرق اليدوية. يأتي معظم برامج الموارد البشرية اليوم أيضًا مع ميزات التحليلات وإعداد التقارير، مما يجعل من السهل على موظفي الموارد البشرية تحليل البيانات الداخلية واتخاذ قرارات مبنية على البيانات.

التوظيف الاستراتيجي

التوظيف هو وظيفة موارد بشرية حاسمة في أي مؤسسة. تبسط الموارد البشرية الرقمية عملية التوظيف، مما يساعدك على توسيع نطاق عملية الاختيار وتقييم المرشحين بشكل أفضل. يؤدي هذا إلى مرشحين أكثر توافقاً مع ثقافة مؤسستك وأهدافها.

تحسين إدارة المواهب

إدارة المواهب هي أحد المجالات التي ظهرت فيها الرقمنة بشكل كبير. يمكن أتمتة فرز المرشحين وجدولة المقابلات وعملية التوظيف بشكل كبير.

عملية التحول الرقمي للموارد البشرية

إن الاستفادة من التقنية الرقمية في الموارد البشرية ليست بالمهمة السهلة، فهي تتطلب دراسة متأنية والكثير من الوقت والجهد والموارد. فكيف نتعامل مع مشروع بهذا الحجم؟

مراحل التحول الرقمي للموارد البشرية

تمر كل مؤسسة تشارك في التحول الرقمي بست مراحل.

• العمل كالمعتاد: تعمل الموارد البشرية على أساس الاعتقاد بأن الحلول الحالية ستظل ذات صلة.
• الحضور والنشاط: في هذه المرحلة، يتم إنشاء المعرفة الرقمية والإبداع في جميع أنحاء الشركة من خلال تجارب واختبارات مختلفة.
• الرسمية: تصبح التجارب أكثر تعمداً وهناك دعم من القيادة.
• الاستراتيجية: تنفذ الفرق متعددة التخصصات معظم مبادرات الموارد البشرية الرقمية. يزداد التعاون، مما يؤدي إلى خرائط طريق استراتيجية للتحول الرقمي للموارد البشرية.
• التقارب: يقود فريق مخصص للتحول الرقمي الدعم الرقمي لاستراتيجية الموارد البشرية.
• الابتكار والتكيف: في هذه المرحلة يصبح التحول الرقمي هو 'العمل المعتاد' للمؤسسة وعملية مستمرة.

فهم هذه المراحل مهم لعدة أسباب. يساعد المؤسسات على فهم تقدمها في رحلة التحول الرقمي وتحديد الخطوات التالية. ثانياً، يضمن أن تكون الأهداف متوافقة مع استراتيجيات العمل الأوسع. أخيراً، يسهل نهجاً منظماً للتغيير. بهذه الطريقة، يمكن للمؤسسات التكيف بسهولة مع التغيرات التكنولوجية وتحقيق أهدافها.

أفضل الممارسات للتحول الرقمي في الموارد البشرية

في بعض الأحيان، قد يكون البدء في الموارد البشرية الرقمية أمراً مربكاً. سيكون اتباع أفضل الممارسات المذكورة أدناه من العوامل الرئيسية للنجاح.

تقييم عمليات الموارد البشرية الحالية

ابدأ بتدقيق الوضع الحالي. يمكنك ترتيب أولوياتك بناءً على التدقيق وتقرير من أين تبدأ. هذه بعض الأسئلة التي يجب طرحها على نفسك:

• ما نوع أدوات الموارد البشرية التي تستخدمها حالياً لإدارة عمليات الموارد البشرية المختلفة؟
• ما هي المجالات التي تحتاج إلى تحديدها والتي يمكن أن يكون لها أقصى تأثير؟ تحقق مما إذا كان يمكنك مواءمتها مع أهداف عملك.
• كيف يتم صيانة كل أداة وحل؟ هل يحدث ذلك تلقائياً؟
• إذا كانت الأدوات الرقمية موجودة بالفعل، قم بإنشاء نظرة عامة على حلول الموارد البشرية الحالية. هل تتواصل هذه الأنظمة مع بعضها البعض؟ إذا كان الأمر كذلك، كيف؟

تحديد أهداف واضحة ومقاييس النجاح

تميل الأهداف والمقاييس إلى الاختلاف حسب المؤسسة. لنفترض أن هدفنا هو تحسين الكفاءة التشغيلية بتكلفة ووقت وأشخاص أقل. في هذه الحالة، يمكنك استخدام المقاييس التالية لقياس هذا الهدف:

• تكلفة الموارد البشرية لكل موظف: تحسب إجمالي نفقات الموارد البشرية مع إجمالي عدد الموظفين. يعني انخفاض تكلفة الموارد البشرية لكل موظف أن التحول الرقمي جعل عملية الموارد البشرية أكثر فعالية من حيث التكلفة.
• وقت تقديم خدمة الموارد البشرية: يحسب هذا متوسط الوقت المستغرق لإكمال خدمات الموارد البشرية. يعكس تقليل وقت تقديم الخدمة تحسين الكفاءة التشغيلية وأوقات الاستجابة الأسرع بفضل الأدوات والعمليات الرقمية.
• معدل استخدام خدمة الموظفين: يتتبع النسبة المئوية لمعاملات الموارد البشرية التي يكملها الموظفون باستخدام بوابات أو تطبيقات الخدمة الذاتية. يشير معدل الاستخدام المرتفع إلى أن الموظفين يستخدمون أدوات الموارد البشرية الرقمية لإدارة احتياجاتهم. هذا يقلل العبء الإداري على قسم الموارد البشرية، مما يعزز الإنتاجية الإجمالية والوقت المستغرق في المهام الروتينية.

تطوير المهارات الرقمية للموارد البشرية داخل فريقك

يحتاج ممارسو الموارد البشرية إلى المهارات المناسبة لتنفيذ التحول الرقمي، بدءاً من المرونة الرقمية. المرونة الرقمية هي القدرة على التكيف السريع واستخدام التقنيات الرقمية لتعزيز عمليات الموارد البشرية وتحسين الكفاءة وتحفيز الابتكار.

يمكنك تطوير المرونة الرقمية من خلال:

• التعرف على مختلف أنواع التقنيات
• التعاون مع الأقسام الأخرى في مجال الابتكار
• العمل على مهارات إدارة التغيير

اعتماد نهج مرحلي

يساعدك النهج المرحلي للتحول الرقمي في إجراء التعديلات عند الحاجة. من الأفضل البدء بمشروع تجريبي قبل رقمنة عملية موارد بشرية معينة. سيساعدك هذا في اختبار وتحسين استراتيجية رقمنة الموارد البشرية الخاصة بك. على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في أتمتة عملية كشوف المرتبات، بدلاً من القيام بذلك مع مؤسستك بأكملها، ابدأ بفريق أو فريقين ثم قم بالتوسع.

إنشاء فرق متعددة الوظائف

تكنولوجيا المعلومات والقانونية وأصحاب المصلحة الآخرين مهمون في بناء فرق التحول متعددة الوظائف. تحسن هذه الفرق التنفيذ وتضمن الامتثال والتوافق مع الاستراتيجيات التنظيمية الأوسع.

تنفيذ حلول قابلة للتوسع

سواء قمت بتنفيذ برامج أو أدوات الموارد البشرية، تريدها أن تكون قابلة للتوسع. عملية اختيار وشراء وتنفيذ وإطلاق الأدوات الرقمية مكلفة من حيث الوقت والمال لتكرارها مرات لا تحصى. لذلك، مع نمو المؤسسة، يجب أن تكون الأدوات والبرامج قابلة للتوسع أيضاً.

التركيز على تجربة الموظف

في الغالب، سيستخدم موظفو الشركة هذه الأدوات بانتظام. لذلك، يجب أن يحسن البرنامج المطروح تجربة الموظف. لضمان حدوث ذلك، أشرك الموظفين واطلب آراءهم.

إعداد خطة إدارة التغيير

يجب وضع خطة إدارة التغيير الرقمي لتحضير الناس للتغييرات القادمة. لذلك، سيكون من الحكمة القيام بالأنشطة التالية:

• التواصل مع أصحاب المصلحة لفهم كيف سيؤثر التغيير على الشركة
• استخدام إطار Cynefin لمعالجة كيفية حدوث التغيير من خلال خطوات قابلة للتنفيذ
• بناء اتصالات التغيير على إطار القيم المتنافسة
• استخدام نموذج إدارة أصحاب المصلحة لإدارة أصحاب المصلحة المتعددين

بناء مجموعة تقنيات موارد بشرية متكاملة

يتم استخدام برامج الموارد البشرية الرقمية لكل عملية موارد بشرية. يمكنك تصنيفها إلى ثلاث تقنيات:

• حلول الموارد البشرية: نظام معلومات الموارد البشرية، كشوف المرتبات، برامج إدارة التعويضات والمزايا.
• التوظيف: نظام تتبع المتقدمين، أدوات الاختيار المسبق، برامج الإحالة، إلخ.
• تجربة الموظف: التعريف بالعمل، نظام إدارة التعلم، برامج إدارة الأداء، والمكافآت.

تستخدم معظم الشركات أدوات وبرامج من كل فئة لبناء مجموعة الموارد البشرية الخاصة بها. يجب عليك إنشاء مجموعة موارد بشرية متكاملة حيث تعمل جميع العناصر معًا. على سبيل المثال، يجب أن يتكامل نظام إدارة الموارد البشرية مع برنامج كشوف المرتبات. مجموعة من الأدوات التي لا يمكنها التواصل مع بعضها البعض ستكون غير مجدية، مما يؤدي إلى وجهات مختلفة لكل عملية موارد بشرية.

أمثلة على التحول الرقمي للموارد البشرية

كيف يبدو التحول الرقمي في الممارسة العملية؟ إليك بعض الأمثلة.

أنظمة إدارة رأس المال البشري

تدمج أنظمة إدارة رأس المال البشري وظائف الموارد البشرية المختلفة، مثل الرواتب وإدارة الأداء والمزايا وإدارة المواهب في نظام رقمي واحد. يساعد تطبيق أنظمة إدارة رأس المال البشري في تبسيط العمليات وتحسين دقة البيانات وتوفير رؤية مركزية لمعلومات الموظفين. كما يمكّن الموظفين من أدوات الخدمة الذاتية لطلب إجازة وإدارة مزاياهم وتحديث معلوماتهم الشخصية.

من خلال أتمتة وظائف الموارد البشرية الأساسية، تقلل أنظمة إدارة رأس المال البشري من الأخطاء وتحسن الكفاءة وتسمح لفرق الموارد البشرية بالتركيز على المهام الاستراتيجية.

أنظمة تتبع الطلبات

تدير منصات نظام تتبع الطلبات عملية التوظيف، من نشر الوظائف إلى تتبع طلبات المرشحين وتنسيق المقابلات. يساعد تطبيق منصات نظام تتبع الطلبات فرق الموارد البشرية في تبسيط سير العمل وتقييم المرشحين وتحسين التواصل مع المتقدمين. يحسن سرعة وجودة التوظيف ويقلل العبء الإداري للتوظيف ويمكّن الموارد البشرية من اتخاذ قرارات مبنية على البيانات.

أتمتة التأهيل الوظيفي

تستخدم أتمتة التأهيل الوظيفي أدوات رقمية لتبسيط وتوحيد عملية تأهيل الموظفين الجدد. يتضمن ذلك إرسال رسائل البريد الإلكتروني للموظفين الجدد وتوفير الوصول إلى مواد التدريب وإكمال الوثائق إلكترونياً. تقلل أتمتة التأهيل الوظيفي من العمل الإداري وتحسن تجربة الموظف وتسرع إنتاجية الموظفين الجدد من خلال توفير عملية تأهيل منظمة.

بوابات الخدمة الذاتية للموظفين

تسمح بوابات الخدمة الذاتية للموظفين بإدارة مهامهم المتعلقة بالموارد البشرية، مثل تحديث المعلومات الشخصية وطلب إجازة والوصول إلى معلومات المزايا. هذه البوابات عادة جزء من نظام إدارة رأس المال البشري الأكبر ويمكن الوصول إليها من أي مكان، مما يوفر للموظفين المرونة والراحة. تمكّن بوابات الخدمة الذاتية الموظفين من التحكم في معلوماتهم الشخصية، مما يقلل عبء العمل الإداري للموارد البشرية ويحسن تجربة الموظف.

تحليلات الأفراد

تستخدم تحليلات الأفراد أدوات التحليل والبيانات لفهم اتجاهات القوى العاملة وتقييم أداء الموظفين واتخاذ قرارات الموارد البشرية المبنية على البيانات. يغطي تحليل معدل الدوران وتتبع الإنتاجية والتنبؤ بالمواهب. علاوة على ذلك، يوفر رؤى قابلة للتنفيذ تساعد قادة الموارد البشرية في تحسين إدارة المواهب وتحسين الاحتفاظ واتخاذ قرارات مستنيرة بشأن استراتيجيات القوى العاملة.

منصات التبني الرقمي

تمثل منصات التبني الرقمي مثالاً بارزاً على التحول الرقمي للموارد البشرية. فهي تسهل التكامل والتبني والاستخدام الفعال لأدوات وتقنيات المؤسسة. تقوم منصة التأقلم الرقمي بإرشاد الموظفين خلال البرامج والعمليات الجديدة من خلال تقديم التوجيه داخل التطبيق والدروس التعليمية والدعم المباشر. تساعد منصة التأقلم الرقمي المستخدمين على التكيف مع الأدوات الرقمية بشكل أسرع، مما يقلل من الاضطرابات ويحسن الكفاءة مع التقنيات الجديدة.

دراسات حالة الموارد البشرية الرقمية

يمكن أن يؤثر التحول الرقمي على وظائف الموارد البشرية - من التوظيف والتأهيل إلى كشوف المرتبات والمزايا. يمكن أن يختلف هذا التحول في النطاق، من بضعة أيام إلى أكثر من عام. لدينا ثلاث دراسات حالة للتحول الرقمي للموارد البشرية لشركات عالجت تحديًا تجاريًا محددًا.

ATOS

في Atos، وهي شركة تكنولوجيا المعلومات والاستشارات، كان هناك انفصال بين نظام الموارد البشرية الأساسي ووظيفة إدارة وثائق الموظفين. لسد هذه الفجوة، أرادت المؤسسة أداة تسهل خدمات تقديم الموارد البشرية السلسة من البداية إلى النهاية للموظفين والمديرين وموظفي الموارد البشرية. اختارت Atos حلاً قائماً على السحابة ليتم طرحه في 70 دولة.

دمج هذا البرنامج نظام إدارة ملفات الموظفين في المؤسسة مع نموذج التوظيف الخاص بنظام معلومات الموارد البشرية، مما يسمح بتبسيط العمليات وأتمتة عملية خطاب العرض. أصبح بإمكان المديرين الآن الوصول مباشرة إلى نظام معلومات الموارد البشرية وإنشاء خطاب عرض بضغطة زر، مما يلغي الحاجة إلى الاتصال بموظفي الموارد البشرية للموافقة على التعيينات الجديدة.

شركة طاقة عالمية: استخدام الموارد البشرية الرقمية لتحسين تجربة الموظف

لاحظت شركة طاقة عالمية فرقاً كبيراً بين الرقمنة الخارجية والداخلية. كان تدريب التسليم والامتثال قديماً وغير فعال. استخدم مدير التغيير والابتكار في الموارد البشرية المؤقت في الشركة هذا لتغيير الأمور من خلال تقديم التلعيب للتعامل مع المشكلة. تم تطوير تطبيق تدريبي سمح للموظفين بالحصول على شارات وتحقيق درجات عالية مرئية لجميع الموظفين.

نتيجة لذلك، شهدت الشركة استيعاباً بنسبة 100٪ في الاختبارات، وتم إكمال تدريب الشكاوى في 3 أشهر (بدلاً من 9 أشهر سابقاً).

KPMG Belgium

تركز دراسة حالة التحول الرقمي للموارد البشرية على التأهيل المسبق، وهي خطوة غالباً ما يتم تجاهلها ولكنها مهمة نحو موظفين سعداء ومشاركين. لم يكن لدى KPMG Belgium عملية تأهيل مسبق - بالنسبة للخريجين على وجه الخصوص، يمكن أن يؤدي هذا إلى فترات أطول نسبياً من لحظة توقيع العقد حتى يومهم الأول في العمل. لذلك، قرروا استخدام برنامج تأهيل متكامل لحل هذه المشكلة.

يبدأ التأهيل المسبق للمؤسسة بمجرد توقيع المرشح على العقد. يرسل التطبيق للمرشحين جميع المعلومات الأساسية التي يحتاجونها، بما في ذلك تفاصيل الاتصال بزملائهم. بعد عامين من التأهيل المسبق، شهدت KPMG:

• معدل تفعيل للتطبيق بنسبة 81٪
• تقييم الموظفين الجدد للتجارب بمعدل 4.5 من 5

كيفية تنفيذ استراتيجية الموارد البشرية الرقمية

على الرغم من أن تنفيذ استراتيجية الموارد البشرية الرقمية يبدو رائعاً من الناحية النظرية، إلا أنه قد يكون مرهقاً. إليك بعض النقاط التي يجب مراعاتها أثناء التنفيذ.

تحديد العمليات الرئيسية

ابدأ بعمليات الموارد البشرية ذات التأثير العالي مثل التوظيف والتأهيل وإدارة الأداء والتعلم والتطوير لتعظيم فوائد التحول الرقمي.

وضع أهداف واضحة

حدد أهدافاً محددة وقابلة للقياس لتحول الموارد البشرية الرقمي، مثل تحسين مشاركة الموظفين، وتسريع التوظيف، أو تبسيط الرواتب.

اختيار التكنولوجيا المناسبة

ابحث واختر حلول تكنولوجيا الموارد البشرية التي تتوافق مع أهدافك الاستراتيجية، مع مراعاة الميزات مثل الوصول السحابي والتكامل وقابلية التوسع.

ضمان خصوصية البيانات

ضمان الامتثال للوائح حماية البيانات ذات الصلة من خلال تنفيذ تدابير أمنية قوية لبيانات الموظفين.

تقييم الأداء

مع الأهداف والمقاييس المحددة في استراتيجية التحول الرقمي الخاصة بك، قم بتقييم نقدي لما ينجح وما لا ينجح. يمكنك أيضاً إجراء تعديلات في الوقت المناسب من خلال جمع التعليقات من الموظفين.

الختام

التحول الرقمي للموارد البشرية هو رحلة مستمرة وليست حدثاً لمرة واحدة. بمجرد تنفيذ حل جديد، من المهم البقاء مرناً ومتجاوباً مع احتياجات العمل المتغيرة والابتكارات التكنولوجية. هذا الالتزام المستمر بالتحسين يعزز النجاح على المدى الطويل ويخلق ميزة تنافسية كبيرة.