デジタル人事：メリット、戦略、事例

デジタルHRは、先端テクノロジー、分析、デジタル特性、および行動を適用して、HRを最適化し、持続可能な組織のパフォーマンスを実現することです。これは、すべてのHRプロセスに不可欠となり、優れた従業員体験を創造するための重要な要素となっています。

デジタルHRは、内部プロセスを最適化し、効率性を促進したい企業にとって不可欠です。デジタル化の要素は、採用・選考から、オンボーディング、パフォーマンス管理、エンゲージメント、オフボーディングまで、従業員ライフサイクルのあらゆる段階に存在します。現在、HRは、テクノロジー、データ分析、人間行動の理解を活用して職場を形作る革新の最前線に立っています。

デジタルHRとは何ですか？

デジタルHRとは、人事プロセスをより効率的で接続性の高いものにするために、デジタル技術を人事に統合することです。これにより、より機敏で即応性の高い組織が実現します。

組織はデジタルトランスフォーメーションを経て、HR業務とその働き方を変革し、より従業員中心の組織へと導きます。組織のデジタルHRの journey は4つの段階で特徴づけられます：

1. HR効率性：この段階では、企業はHRプロセスを効率的に管理する技術プラットフォームに投資します。問いは「管理的なHR業務の効率化のために、どの程度技術を活用するか？」です。
2. HR有効性：企業は、パフォーマンス管理、人材獲得、研修など、既存の人材施策をアップグレードするために技術を活用します。
3. 情報：この段階ではピープルアナリティクスをビジネスインパクト創出のために活用します。ここではデータにアクセス可能で、内部データと外部データが組み合わされます。
4. つながり：人々の間のつながりを作るためにデジタルツールとソフトウェアが活用されます。ここでは、技術を活用して帰属意識を醸成することができます。

デジタルHRは、人材管理を改善するために技術と自動化システムを統合します。単なる近代化以上に、プロセスの革新に焦点を当て、マネージャーとチームが戦略的イノベーションに集中できるよう支援します。

従来型HRとデジタルHRの比較

デジタルHRは、記録管理、データ分析、従業員の質問への回答などの手作業をデジタル化する点で従来型HRと異なります。両者の違いは以下の図で確認できます。

デジタルHRのメリット

デジタルHRの実践は、組織に競争上の優位性と他のメリットをもたらします。重要なものを以下にリストアップしました。

HR業務の効率化

HR業務のデジタル化は、プロセスの効率化と構造化を支援します。採用の場合、応募者を手動で追跡する代わりに、アプリケーション・トラッキング・システム（ATS）を使用できます。

ATSシステムは以下のようなタスクを処理します：

• 複数の求人サイトへの求人掲載
• 潜在的な候補者とのコネクト
• 面接や通話のスケジューリング
• 採用ファネルを通じた候補者プールの絞り込み

生産性の向上

HR業務の自動化により、HR担当者は批判的思考と問題解決能力を必要とする優先度の高い業務に専念できます。これにより、従業員を管理しそのニーズに対応するHR専門家の生産性が最終的に向上します。

従業員体験の向上

従業員体験は、物理的体験、デジタル体験、文化的体験という3つの主要な要素で構成されています。リモートワークとハイブリッドワークの急増により、デジタル要素がより重要になっています。これは、特に従業員セルフサービスの場合において、デジタルHRが従業員体験を改善できる部分です。

従業員は以下のことができます：

• 給与明細、税務書類、その他の文書の閲覧とダウンロード
• 健康保険、退職金制度、その他の特典などの福利厚生プランの管理
• HRシステムへの連絡先やその他の個人情報の直接更新
• 労働時間の記録と出勤記録の追跡

これらのセルフサービス機能により、従業員はHR関連のニーズを効率的に満たすことができ、HR部門の管理負担を軽減し、従業員のデジタル体験をよりスムーズでユーザーフレンドリーにします。

より良いデータ管理

デジタル化によりデータ損失のリスクが軽減されます。人事情報システム（HRIS）やATSなどのソフトウェアソリューションを使用することで、手動の方法よりも優れたデータ管理が可能になります。現在のほとんどのHRソフトウェアには分析とレポート機能も備わっており、HR担当者が内部データを分析してデータ駆動型の意思決定を行うことがはるかに容易になります。

戦略的な採用

採用は、あらゆる組織における重要なHR機能です。デジタルHRは採用を簡素化し、選考プロセスのスケーリングと候補者のより良い評価を支援します。これにより、組織文化と目標により適合した候補者を得ることができます。

タレントマネジメントの改善

タレントマネジメントは、デジタル化が顕著に見られる分野の1つです。候補者のスクリーニング、面接のスケジューリング、オンボーディングは大部分を自動化することができます。

HRデジタルトランスフォーメーションのプロセス

HRにおけるデジタル活用は簡単な作業ではなく、慎重な検討と多くの時間、労力、リソースが必要です。では、このような大規模なプロジェクトにどのようにアプローチすればよいのでしょうか？

HRデジタルトランスフォーメーションの段階

デジタルトランスフォーメーションに取り組む組織は、6つの段階を経ています。

• 通常業務： 現在のソリューションが引き続き有効であるという信念のもとにHRは行動します。
• 現在進行形： この段階では、様々な実験や試行を通じて、会社全体でデジタルリテラシーと創造性が生まれます。
• 体系化： 実験がより意図的になり、リーダーシップからのサポートが得られます。
• 戦略的： 多分野にわたるチームがほとんどのデジタルHRイニシアチブを実行します。協力関係が深まり、戦略的なHRデジタルトランスフォーメーションのロードマップが作成されます。
• 統合： 専任のデジタルトランスフォーメーションチームがHR戦略のデジタルサポートを指導します。
• 革新的かつ適応的： この段階では、デジタルトランスフォーメーションが組織の「通常業務」となり、継続的なプロセスとなっています。

これらの段階を理解することは、いくつかの理由で重要です。組織がデジタルトランスフォーメーションの進捗状況を理解し、次のステップを特定するのに役立ちます。次に、目標が広範なビジネス戦略と整合していることを確認します。最後に、変更に対する体系的なアプローチを促進します。これにより、組織は技術的な変更に容易に適応し、目標を達成することができます。

人事分野におけるデジタルトランスフォーメーションのベストプラクティス

デジタル人事を始めることは時として圧倒的に感じられることがあります。以下に挙げるベストプラクティスに従うことが成功への重要な推進力となります。

現在の人事プロセスを評価する

現状の監査から始めましょう。監査に基づいて優先順位を決め、どこから始めるかを決定できます。以下のような質問をしてみましょう：

• 様々な人事プロセスを実行するために、現在どのような人事ツールを使用していますか？
• 最大の影響を与える可能性のある分野を特定する必要がありますか？ビジネス目標と連携できるか確認してください。
• 各ツールやソリューションはどのように維持されていますか？自動的に行われていますか？
• デジタルツールがすでに導入されている場合、現在の人事ソリューションの概要を作成してください。これらのシステムは相互に通信していますか？その場合、どのように？

明確な目標と成功指標を定義する

目標と指標は組織によって異なる傾向があります。例えば、より少ないコスト、時間、人員で業務効率を改善することが目標だとしましょう。この場合、以下の指標を使用してこの目標を測定できます：

• 従業員1人当たりの人事コスト： 総人事支出を従業員総数で計算します。従業員1人当たりの人事コストの減少は、デジタルトランスフォーメーションが人事プロセスをより費用対効果の高いものにしたことを意味します。
• 人事サービス提供時間： 人事サービス提供の完了までの平均時間を計算します。サービス提供時間の短縮は、デジタルツールとプロセスによる業務効率の向上と応答時間の短縮を反映しています。
• 従業員サービス利用率： セルフサービスポータルやアプリケーションを使用して従業員が完了した人事関連取引の割合を追跡します。高い利用率は、従業員が自身のニーズを管理するためにHRデジタルツールを使用していることを示します。これにより、人事部門の管理負担が軽減され、定型業務に費やす時間と全体的な生産性が向上します。

チーム内でHRデジタルスキルを育成する

人事実務者は、デジタルアジリティから始まるデジタルトランスフォーメーションを実施するための適切なスキルが必要です。デジタルアジリティとは、人事プロセスを強化し、効率を改善し、イノベーションを推進するためにデジタル技術を迅速に適応して活用する能力です。

以下の方法でデジタルアジリティを開発できます：

• 様々な種類のテクノロジーに慣れ親しむ
• イノベーションについて他部門と協力する
• チェンジマネジメントスキルに取り組む

段階的なアプローチを採用する

デジタルトランスフォーメーションへの段階的なアプローチにより、必要に応じて修正を加えることができます。特定のHRプロセスをデジタル化する前に、パイロットプロジェクトから始めることをお勧めします。これによりHRデジタル化戦略のテストと改善が可能になります。例えば、給与計算プロセスを自動化する場合、組織全体ではなく、1〜2つのチームから始めて段階的に拡大することができます。

クロスファンクショナルチームを作る

IT、法務、その他のステークホルダーは、クロスファンクショナルな変革チームの構築に重要です。これらのチームは実施を改善し、より広範な組織戦略との遵守と整合性を確保します。

スケーラブルなソリューションを実装する

HRソフトウェアやツールを実装する場合、スケーラブルであることが重要です。デジタルツールの選定、購入、実装、立ち上げのプロセスは、時間とコストの面で何度も繰り返すことは望ましくありません。そのため、組織の成長に合わせて、ツールやソフトウェアもスケーラブルである必要があります。

従業員体験に焦点を当てる

主に、これらのツールは会社の従業員が定期的に使用することになります。したがって、導入されるソフトウェアは従業員体験を向上させるものでなければなりません。これを確実にするために、従業員を巻き込み、意見を求めましょう。

チェンジマネジメント計画を準備する

upcoming変更に備えて、デジタルチェンジマネジメント計画を準備する必要があります。そのため、以下の活動を行うことが賢明です：

• 変更が会社に与える影響を理解するためにステークホルダーとコミュニケーションを取る
• Cynefinフレームワークを使用して、実行可能なステップを通じて変更がどのように発生するかを処理する
• 競合する価値観フレームワークに基づいて変更コミュニケーションを行う
• 複数のステークホルダーを管理するためにステークホルダー管理テンプレートを使用する

統合されたHRテックスタックを構築する

デジタルHRソフトウェアはすべてのHRプロセスで使用されます。これらは3つのテクノロジーに分類できます：

• HRソリューション： HRIS、給与計算、報酬、福利厚生管理ソフトウェア
• 採用： ATS、事前選考ツール、リファーラルソフトウェアなど
• 従業員体験： オンボーディング、LMS、パフォーマンス管理ソフトウェア、報酬

ほとんどの企業は、HRスタックを構築するために各カテゴリからツールとソフトウェアを使用しています。すべての要素が連携する統合されたHRスタックを作成する必要があります。例えば、HR管理システムは給与計算ソフトウェアと統合される必要があります。互いに通信できないツールのセットは非生産的で、各HRプロセスが異なる方向に向かってしまう可能性があります。

デジタルHR変革の事例

デジタル変革は実際にはどのように見えるのでしょうか？以下にいくつかの例を示します。

HCMシステム

人的資本管理（HCM）システムは、給与計算、業績管理、福利厚生、人材管理などの様々なHR機能を単一のデジタルシステムに統合します。HCMシステムを導入することで、プロセスの効率化、データの正確性向上、従業員情報の一元化が可能になります。また、従業員が休暇申請、福利厚生の管理、個人情報の更新などをセルフサービスで行えるようになります。

中核となるHR機能を自動化することで、HCMシステムはエラーを減らし、効率を向上させ、HRチームが戦略的なタスクに集中できるようにします。

採用管理システム（ATS）

ATSプラットフォームは、求人掲載から候補者の応募追跡、面接の調整まで、採用活動を管理します。ATSプラットフォームの導入により、HRチームはワークフローの効率化、候補者の評価、応募者とのコミュニケーション改善が可能になります。採用のスピードと質を向上させ、採用の管理業務負担を軽減し、データに基づく意思決定を可能にします。

オンボーディングの自動化

オンボーディングの自動化は、新入社員の受け入れを効率化し標準化するためにデジタルツールを使用します。これには、新入社員へのメール送信、研修資料へのアクセス提供、文書の電子的な完成が含まれます。オンボーディングを自動化することで、管理業務を削減し、従業員体験を向上させ、体系的なオンボーディングプロセスを提供することで新入社員の生産性を加速させます。

従業員セルフサービスポータル

セルフサービスポータルでは、従業員が個人情報の更新、休暇申請、福利厚生情報へのアクセスなど、HR関連のタスクを管理できます。これらのポータルは通常、より大きなHCMシステムの一部であり、どこからでもアクセス可能で、従業員に柔軟性と利便性を提供します。セルフサービスポータルにより、従業員は個人情報を管理でき、HRの管理業務負担を軽減し、従業員体験を向上させます。

ピープルアナリティクス

ピープルアナリティクスは、労働力の傾向を理解し、従業員のパフォーマンスを評価し、データに基づくHRの意思決定を行うために、分析とデータツールを使用します。これには離職分析、生産性追跡、人材予測が含まれます。さらに、HR リーダーが人材管理を最適化し、定着率を向上させ、労働力戦略に関する情報に基づいた決定を下すのに役立つ実用的な洞察を提供します。

デジタルアドプションプラットフォーム（DAP）

デジタルアドプションプラットフォーム（DAP）は、HRデジタル変革の注目すべき例です。組織のツールやテクノロジーの統合、採用、効果的な使用を促進します。デジタル・アドプション・プラットフォーム (DAP) は、アプリ内ガイダンス、チュートリアル、リアルタイムサポートを提供することで、従業員が新しいソフトウェアやプロセスに適応できるようサポートします。DAPは、ユーザーがデジタルツールに早く慣れることを支援し、新しいテクノロジーへの移行における混乱を最小限に抑え、効率性を向上させます。

デジタルHRのケーススタディ

デジタルトランスформーションは、採用や入社手続きから給与計算や福利厚生まで、HR機能に影響を与えることがあります。この変革は数日から1年以上まで、規模によって様々です。特定のビジネス課題に取り組んだ3つのデジタルHRトランスフォーメーションのケーススタディをご紹介します。

ATOS

ITコンサルティング企業のAtosでは、基幹HRシステムと従業員文書管理機能の間に断絶がありました。この課題を解決するため、組織は従業員、マネージャー、HR担当者向けにシームレスなエンドツーエンドのHRサービス提供を可能にするツールを求めていました。Atosは70カ国で展開されるクラウドベースのソリューションを選択しました。

このソフトウェアは、組織の従業員ファイル管理システムとHRISの採用モデルを統合し、オファーレターのプロセスの合理化と自動化を実現しました。マネージャーは現在、HRISに直接アクセスしてボタン一つでオファーレターを生成できるようになり、新規採用の承認のためにHR担当者に連絡する必要がなくなりました。

グローバルエネルギー企業：デジタルHRを活用した従業員体験の向上

あるグローバルエネルギー企業は、外部と内部のデジタル化に大きな差があることに気付きました。彼らの研修実施とコンプライアンストレーニングは時代遅れで効果的ではありませんでした。同社の暫定HR変革・イノベーション担当ディレクターは、この問題に対処するためにゲーミフィケーションを導入することでこの状況を一新しました。従業員がバッジを獲得し、全従業員が見られるハイスコアを取得できるトレーニングアプリが開発されました。

その結果、テストの実施率が100%となり、コンプライアンストレーニングの完了までの期間が（以前の9ヶ月から）3ヶ月に短縮されました。

KPMGベルギー

このHRデジタルトランスフォーメーションのケーススタディは、幸せで意欲的な従業員を生み出すための重要なステップでありながら、見過ごされがちなプリボーディングに焦点を当てています。KPMGベルギーにはプリボーディングのプロセスがありませんでした - 特に新卒者の場合、契約締結から初日までの期間が比較的長くなる可能性がありました。そこで、この問題を解決するために統合されたオンボーディングソフトウェアを使用することを決定しました。

組織のプリボーディングは候補者が契約を締結した時点から開始されます。アプリは候補者に、同僚の連絡先を含む必要な情報をすべて送信します。プリボーディング導入から2年後、KPMGは以下の結果を得ました：

• アプリの活性化率81%
• 新入社員による評価は5段階中4.5

デジタルHR戦略を実施する方法

デジタルHR戦略の実施は理論的には素晴らしく聞こえますが、実際には大変な作業となる可能性があります。以下に実施時の注意点をいくつか示します。

主要プロセスの特定

採用、オンボーディング、業績管理、学習と能力開発などの影響力の大きいHRプロセスから始めて、デジタル化の利点を最大限に活用しましょう。

明確な目標設定

従業員エンゲージメントの向上、採用プロセスの迅速化、給与計算の効率化など、デジタルHR変革に向けた具体的で測定可能な目標を設定します。

適切なテクノロジーの選択

クラウドベースのアクセス、統合機能、拡張性などの機能を考慮し、戦略的目標に合致するHRテクノロジーソリューションを調査・選択します。

データプライバシーの確保

従業員データに対して堅固なセキュリティ対策を実施し、関連するデータ保護規制への準拠を確保します。

パフォーマンスの評価

デジタル変革戦略で設定した目標と指標に基づいて、何が機能し何が機能していないかを批判的に評価します。また、従業員からフィードバックを収集することで、タイムリーな調整も可能です。

まとめ

HRデジタルトランスフォーメーションは、一度限りのイベントではなく、継続的な取り組みです。新しいソリューションを導入した後は、変化するビジネスニーズや技術革新に対して機敏に対応し続けることが重要です。この継続的な改善への取り組みが、長期的な成功を促進し、重要な競争優位性を生み出します。