Dijital İK: Faydalar, Strateji ve Örnekler

Dijital İK, İK'yı optimize etmek ve sürdürülebilir organizasyonel performans sağlamak için ileri teknolojilerin, analitiğin, dijital özelliklerin ve davranışların uygulanmasıdır. Her İK sürecinin ayrılmaz bir parçası haline gelmiş ve mükemmel bir çalışan deneyimi yaratmanın anahtarı olmuştur.

Dijital İK, iç süreçlerini optimize etmek ve verimliliği artırmak isteyen şirketler için gereklidir. Dijitalleşme unsurları, işe alım ve seçimden işe başlatma, performans yönetimi, bağlılık ve işten ayrılma sürecine kadar çalışan yaşam döngüsünün her aşamasında mevcuttur. İK artık teknoloji, veri analitiği ve insan davranışını anlama konularını kullanarak iş yerlerini şekillendirmede inovasyonun ön saflarında yer almaktadır.

Dijital İK Nedir?

Dijital İK, insan kaynakları süreçlerini daha verimli ve bağlantılı hale getirmek için dijital teknolojilerin entegrasyonudur. Bu, daha çevik ve duyarlı bir organizasyona yol açar.

Organizasyonlar, İK operasyonlarını ve çalışma şekillerini dönüştüren ve çalışan odaklı bir organizasyona yol açan dijital bir dönüşüm geçirir. Bir organizasyonun dijital İK yolculuğu dört aşama ile karakterize edilir:

1. İK verimliliği: Bu aşamada şirketler, İK süreçlerini verimli bir şekilde yöneten teknoloji platformlarına yatırım yapar. Soru şudur: "İdari İK işlerini kolaylaştırmak için teknolojiyi ne ölçüde kullanıyoruz?"
2. İK etkinliği: Şirketler, performans yönetimi, yetenek kazanımı ve eğitim gibi mevcut insan uygulamalarını geliştirmek için teknolojilerden yararlanır.
3. Bilgi: Bu aşamada iş etkisi yaratmak için insan analitiği kullanılır. Burada veriler erişilebilir ve iç veriler dış verilerle birleştirilir.
4. Bağlantı: İnsanlar arasında bağlantılar oluşturmak için dijital araçlar ve yazılımlar kullanılır. Burada teknolojiler, bağlantılar kurmak için teknolojilerden yararlanarak aidiyet duygusu oluşturabilir.

Dijital İK, insan yönetimini geliştirmek için teknolojileri ve otomatik sistemleri entegre eder. Basit bir modernizasyondan öte, süreçlerdeki devrimi odak noktasına alarak yöneticilerin ve ekiplerin stratejik inovasyonlara odaklanmasına yardımcı olur.

Geleneksel İK ve dijital İK karşılaştırması

Dijital İK, kayıt tutma, veri analizi ve çalışan sorularını yanıtlama gibi manuel görevleri dijitalleştirdiği için geleneksel İK'dan farklıdır. İkisi arasındaki farklar bu diyagramda görülebilir.

Dijital İK'nın Faydaları

Dijital İK uygulamaları, diğer faydalarla birlikte kuruluşlara rekabet avantajı sağlar. Önemli olanları aşağıda listeledik.

İK Süreçlerinin Düzenlenmesi

İK süreçlerinin dijitalleştirilmesi, bunları düzenlemeye ve yapılandırmaya yardımcı olur. İşe alım söz konusu olduğunda, tüm başvuru sahiplerini manuel olarak takip etmek yerine bir Başvuru Takip Sistemi (ATS) kullanabilirsiniz.

Bir ATS sistemi şu görevleri yerine getirir:

• Birden fazla iş portalında açık pozisyonları yayınlama
• Potansiyel adaylarla iletişim kurma
• Görüşme ve aramaları planlama
• İşe alım hunisi aracılığıyla aday havuzunu iyileştirme

Verimliliği Artırma

İK görevlerinin otomatikleştirilmesi, İK personelini eleştirel düşünme ve problem çözme becerileri gerektiren yüksek öncelikli işler için serbest bırakabilir. Bu, çalışanları yöneten ve ihtiyaçlarını karşılayan İK profesyonellerinin verimliliğini artırır.

Çalışan Deneyimini Geliştirme

Çalışan deneyimi üç temel bileşenden oluşur: fiziksel deneyim, dijital deneyim ve kültürel deneyim. Uzaktan ve hibrit çalışmadaki büyük artış, dijital bileşeni daha önemli hale getirdi. İşte dijital İK, özellikle çalışan self servis konusunda çalışan deneyimini iyileştirebilir.

Burada çalışanlar:

• Maaş bordroları, vergi formları ve diğer belgeleri görüntüleyebilir ve indirebilir
• Sağlık sigortası, emeklilik planları ve diğer yan haklar gibi fayda planlarını yönetebilir
• İletişim bilgilerini ve diğer kişisel bilgileri doğrudan İK sisteminde güncelleyebilir
• Çalışma saatlerini kaydedebilir ve devam kayıtlarını takip edebilir

Bu self servis özellikleri, çalışanların İK ile ilgili ihtiyaçlarını verimli bir şekilde karşılamalarına yardımcı olur, İK departmanlarının idari yükünü azaltır ve çalışanın dijital deneyimini daha sorunsuz ve kullanıcı dostu hale getirir.

Daha İyi Veri Yönetimi

Dijitalleşme, veri kaybı riskini azaltır. İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi (HRIS) veya ATS gibi yazılım çözümlerinin kullanılması, manuel yöntemlere göre daha iyi veri yönetimi sağlar. Günümüzde çoğu İK yazılımı, analitik ve raporlama özellikleriyle birlikte gelir ve İK personelinin dahili verileri analiz etmesini ve veriye dayalı kararlar almasını çok daha kolay hale getirir.

Stratejik İşe Alım

İşe alım, her organizasyonda kritik bir İK fonksiyonudur. Dijital İK, işe alımı basitleştirir, seçim sürecinizi ölçeklendirmenize ve adayları daha iyi değerlendirmenize yardımcı olur. Bu, kurum kültürünüz ve hedeflerinizle daha uyumlu adaylarla sonuçlanır.

Yetenek yönetimini geliştirme

Yetenek yönetimi, dijitalleşmenin fazlasıyla görüldüğü bir alandır. Aday taraması, görüşme planlaması ve işe alım süreçleri büyük ölçüde otomatikleştirilebilir.

İK Dijital Dönüşüm Süreci

İK'da dijital dönüşümden yararlanmak basit bir başarı değildir, dikkatli değerlendirme ve çok zaman, çaba ve kaynak gerektirir. Peki bu büyüklükteki bir projeye nasıl yaklaşırız?

İK dijital dönüşüm aşamaları

Dijital dönüşüme giren her organizasyon altı aşamadan geçer.

• Her zamanki gibi iş: İK, mevcut çözümlerin geçerliliğini koruyacağı inancıyla hareket eder.
• Mevcut ve aktif: Bu aşamada, farklı denemeler ve testler yoluyla şirket genelinde dijital okuryazarlık ve yaratıcılık oluşturulur.
• Resmileştirilmiş: Deneyler daha bilinçli hale gelir ve yönetimden destek alınır.
• Stratejik: Çok disiplinli ekipler çoğu dijital İK girişimini yürütür. İşbirliği artar, stratejik İK dijital dönüşüm yol haritalarına yol açar.
• Birleşmiş: Özel bir dijital dönüşüm ekibi, İK stratejisinin dijital desteğine rehberlik eder.
• Yenilikçi ve uyarlanabilir: Artık dijital dönüşüm organizasyonun 'olağan işi' haline gelmiştir ve sürekli bir süreçtir.

Bu aşamaları anlamak birkaç nedenden dolayı önemlidir. Kuruluşların dijital dönüşüm yolculuğundaki ilerlemelerini anlamalarına ve sonraki adımları belirlemelerine yardımcı olur. İkinci olarak, hedeflerin daha geniş iş stratejileriyle uyumlu olmasını sağlar. Son olarak, değişime yapısal bir yaklaşımı kolaylaştırır. Bu şekilde, organizasyonlar teknolojik değişikliklere kolayca uyum sağlayabilir ve hedeflerine ulaşabilir.

İnsan Kaynaklarında Dijital Dönüşüm İçin En İyi Uygulamalar

Bazen dijital İK'ya başlamak bunaltıcı olabilir. Aşağıda listelenen en iyi uygulamaları takip etmek başarı için temel itici güçler olacaktır.

Mevcut İK süreçlerinizi değerlendirin

Mevcut durumun denetimiyle başlayın. Denetime göre önceliklerinizi sıralayabilir ve nereden başlayacağınıza karar verebilirsiniz. İşte kendinize sormanız gereken bazı sorular:

• Çeşitli İK süreçlerini yürütmek için şu anda hangi İK araçlarını kullanıyorsunuz?
• Maksimum etkiye sahip olabilecek hangi alanları belirlemeniz gerekiyor? İş hedeflerinizle uyumlu olup olmadığını kontrol edin.
• Her bir araç ve çözüm nasıl sürdürülüyor? Otomatik olarak mı gerçekleşiyor?
• Dijital araçlar halihazırda mevcutsa, mevcut İK çözümlerinin genel bir görünümünü oluşturun. Bu sistemler birbiriyle iletişim kuruyor mu? Eğer öyleyse, nasıl?

Net hedefler ve başarı metrikleri belirleyin

Hedefler ve metrikler kuruluştan kuruluşa farklılık gösterebilir. Diyelim ki hedefimiz daha düşük maliyet, zaman ve insan ile operasyonel verimliliği artırmak. Bu durumda, bu hedefi ölçmek için aşağıdaki metrikleri kullanabilirsiniz:

• Çalışan başına İK maliyeti: Toplam İK harcamasını toplam çalışan sayısıyla hesaplar. Çalışan başına İK maliyetindeki düşüş, dijital dönüşümün İK sürecini daha maliyet etkin hale getirdiği anlamına gelir.
• İK hizmet sunum süresi: İK hizmet sunumlarını tamamlamak için gereken ortalama süreyi hesaplar. Hizmet sunum süresindeki azalma, dijital araçlar ve süreçler sayesinde gelişmiş operasyonel verimliliği ve daha hızlı yanıt sürelerini yansıtır.
• Çalışan hizmet kullanım oranı: Çalışanların self-servis portalları veya uygulamaları kullanarak tamamladıkları İK ile ilgili işlemlerin yüzdesini takip eder. Yüksek kullanım oranı, çalışanların ihtiyaçlarını yönetmek için İK dijital araçlarını kullandığını gösterir. Bu, İK departmanının idari yükünü azaltır, genel üretkenliği ve rutin görevlere harcanan zamanı artırır.

Ekibinizde İK dijital becerilerini geliştirin

İK uzmanları, dijital çeviklikle başlayarak dijital dönüşümü uygulamak için doğru becerilere ihtiyaç duyar. Dijital çeviklik, İK süreçlerini geliştirmek, verimliliği artırmak ve inovasyonu yönlendirmek için dijital teknolojileri hızla adapte etme ve kullanma yeteneğidir.

Dijital çevikliği şu şekilde geliştirebilirsiniz:

• Farklı teknoloji türleriyle tanışarak
• İnovasyon konusunda diğer departmanlarla işbirliği yaparak
• Değişim yönetimi becerilerini geliştirerek

Aşamalı bir yaklaşım benimseyin

Dijital dönüşüme aşamalı bir yaklaşım, gerektiğinde düzeltmeler yapmanıza yardımcı olur. Belirli bir İK sürecini dijitalleştirmeden önce pilot bir projeyle başlamak daha iyidir. Bu, İK dijitalleşme stratejinizi test etmenize ve iyileştirmenize yardımcı olacaktır. Örneğin, bordro sürecinizi otomatikleştirmek istiyorsanız, tüm organizasyonunuzla bunu yapmak yerine, bir veya iki ekiple başlayın ve sonra ölçeklendirin.

Çapraz fonksiyonlu ekipler oluşturun

BT, hukuk ve diğer paydaşlar, çapraz fonksiyonlu dönüşüm ekiplerinin oluşturulmasında önemlidir. Bu ekipler, uygulamayı iyileştirir ve daha geniş organizasyonel stratejilerle uyum ve uygunluğu sağlar.

Ölçeklenebilir çözümler uygulayın

İK yazılımı veya araçları uygularken, bunların ölçeklenebilir olmasını istersiniz. Dijital araçları seçme, satın alma, uygulama ve başlatma süreci, sayısız kez tekrarlanması açısından zaman ve para bakımından maliyetlidir. Bu nedenle, organizasyon büyüdükçe, araçlar ve yazılımlar da ölçeklenebilir olmalıdır.

Çalışan deneyimine odaklanın

Çoğunlukla, şirket çalışanları bu araçları düzenli olarak kullanacaktır. Bu nedenle, kullanıma sunulan yazılım çalışan deneyimini iyileştirmelidir. Bunun gerçekleşmesini sağlamak için çalışanları dahil edin ve fikirlerini sorun.

Değişim yönetimi planı hazırlayın

Yaklaşan değişikliklere insanları hazırlamak için bir dijital değişim yönetimi planı olmalıdır. Bu nedenle, aşağıdaki faaliyetleri yürütmek akıllıca olacaktır:

• Değişimin şirketi nasıl etkileyeceğini anlamak için paydaşlarla iletişim kurun
• Değişimin eylem adımları üzerinden nasıl gerçekleşeceğini işlemek için Cynefin framework kullanın
• Değişim iletişimlerinizi rekabet eden değerler çerçevesine dayandırın
• Çoklu paydaşları yönetmek için paydaş yönetimi şablonu kullanın

Entegre bir İK teknoloji yığını oluşturun

Dijital İK yazılımı her İK süreci için kullanılır. Bunları üç teknolojiye kategorize edebilirsiniz:

• İK çözümleri: İKYS, bordro, ücret ve yan haklar yönetimi yazılımı.
• İşe alım: ATS, ön seçim araçları, referans yazılımı, vb.
• Çalışan deneyimi: İşe alıştırma, ÖYS, performans yönetimi yazılımı ve ödüller.

Çoğu şirket İK yığınlarını oluşturmak için her kategoriden araç ve yazılım kullanır. Tüm öğelerin birlikte çalıştığı entegre bir İK yığını oluşturmalısınız. Örneğin, İK Yönetim Sisteminiz bordro yazılımınızla entegre olmalıdır. Birbiriyle iletişim kuramayan bir araç seti verimsiz olacak ve her İK sürecini farklı yönlere götürecektir.

Dijital İK Dönüşümü Örnekleri

Dijital dönüşüm pratikte nasıl görünür? İşte bazı örnekler.

İKY Sistemleri

İnsan Kaynakları Yönetimi (İKY) sistemleri, bordro, performans yönetimi, yan haklar ve yetenek yönetimi gibi çeşitli İK fonksiyonlarını tek bir dijital sistemde birleştirir. İKY sistemlerinin uygulanması süreçleri düzene sokar, veri doğruluğunu artırır ve çalışan bilgilerinin merkezi bir görünümünü sağlar. Ayrıca çalışanlara izin talep etme, yan haklarını yönetme ve kişisel bilgilerini güncelleme gibi self-servis araçlar sunar.

Temel İK fonksiyonlarının otomatikleştirilmesi, hataları azaltır, verimliliği artırır ve İK ekiplerinin stratejik görevlere odaklanmasını sağlar.

Başvuru Takip Sistemleri (ATS)

ATS platformları, iş ilanlarından aday başvurularının takibine ve görüşmelerin koordinasyonuna kadar işe alım sürecini yönetir. ATS platformlarının uygulanması, İK ekiplerinin iş akışlarını düzenlemesine, adayları değerlendirmesine ve başvuru sahipleriyle iletişimi iyileştirmesine yardımcı olur. İşe alım hızını ve kalitesini artırır, işe alımın idari yükünü azaltır ve İK'nın veri odaklı kararlar almasını sağlar.

İşe alım otomasyonu

İşe alım otomasyonu, yeni çalışan oryantasyonunu düzenlemek ve standartlaştırmak için dijital araçlar kullanır. Bu, yeni işe alınan çalışanlara e-posta göndermeyi, eğitim materyallerine erişim sağlamayı ve belgeleri elektronik olarak tamamlamayı içerir. Oryantasyonun otomatikleştirilmesi, idari işleri azaltır, çalışan deneyimini iyileştirir ve yapılandırılmış bir oryantasyon süreci sağlayarak yeni işe alınanların verimliliğini hızlandırır.

Çalışan self-servis portalları

Self-servis portallar, çalışanların kişisel bilgilerini güncelleme, izin talep etme ve yan hak bilgilerine erişme gibi İK ile ilgili görevlerini yönetmelerini sağlar. Bu portallar genellikle daha büyük bir İKY sisteminin parçasıdır ve her yerden erişilebilir, çalışanlara esneklik ve kolaylık sağlar. Self-servis portallar, çalışanların kişisel bilgilerini kontrol etmelerini sağlayarak İK'nın idari iş yükünü azaltır ve çalışan deneyimini iyileştirir.

İnsan analitiği

İnsan analitiği, işgücü trendlerini anlamak, çalışan performansını değerlendirmek ve veri odaklı İK kararları almak için analitik ve veri araçlarını kullanır. İşten ayrılma analizi, verimlilik takibi ve yetenek öngörüsünü kapsar. Ayrıca, İK liderlerinin yetenek yönetimini optimize etmesine, çalışan bağlılığını artırmasına ve işgücü stratejileri konusunda bilinçli kararlar almasına yardımcı olan uygulanabilir içgörüler sağlar.

Dijital adaptasyon platformları (DAP)

Dijital Adaptasyon Platformları (DAP), İK dijital dönüşümünün önemli bir örneğini temsil eder. Kurumsal araç ve teknolojilerin entegrasyonunu, benimsenmesini ve etkin kullanımını kolaylaştırır. DAP, kullanıcıların dijital araçlara daha hızlı uyum sağlamasına yardımcı olarak, yeni teknolojilerde kesintileri en aza indirir ve verimliliği artırır.

Dijital İK Vaka Çalışmaları

Dijital dönüşüm, işe alımdan oryantasyona, bordrodan yan haklara kadar İK fonksiyonlarını etkileyebilir. Bu dönüşüm, birkaç günden bir yıldan fazla süreye kadar değişen ölçeklerde olabilir. Belirli bir iş zorluğunu ele alan üç dijital İK dönüşüm vaka çalışmamız var.

ATOS

Bir BT ve danışmanlık firması olan Atos'ta, temel İK sistemi ile çalışan belge yönetimi işlevi arasında bir kopukluk vardı. Bu boşluğu doldurmak için organizasyon, çalışanlar, yöneticiler ve İK personeli için kesintisiz uçtan uca İK hizmet sunumunu kolaylaştıran bir araç istedi. Atos, 70 ülkede uygulanacak bulut tabanlı bir çözüm seçti.

Bu yazılım, kurumun Çalışan Dosya Yönetim sistemini İK Bilgi Sisteminin işe alım modeliyle entegre ederek, operasyonların düzenlenmesini ve iş teklifi mektubu sürecinin otomasyonunu sağladı. Yöneticiler artık İK Bilgi Sistemine doğrudan erişebiliyor ve yeni işe alımların onayı için İK personeliyle iletişime geçme ihtiyacı olmadan tek tuşla iş teklifi mektubu oluşturabiliyor.

Global enerji şirketi: Çalışan deneyimini iyileştirmek için dijital İK kullanımı

Küresel bir enerji firması, dış ve iç dijitalleşme arasında önemli bir fark fark etti. Teslimat ve uyum eğitimleri güncelliğini yitirmiş ve etkisizdi. Şirketin geçici İK Değişim ve İnovasyon Direktörü, bu sorunu ele almak için oyunlaştırmayı tanıtarak işleri değiştirdi. Çalışanların rozet kazanmasına ve tüm çalışan tabanına görünür yüksek puanlar elde etmesine olanak tanıyan bir eğitim uygulaması geliştirildi.

Sonuç olarak, şirket testlerde %100 katılım gördü ve şikayet eğitimleri 9 ay yerine 3 ayda tamamlandı.

KPMG Belçika

İK dijital dönüşüm vaka çalışması, mutlu ve bağlı çalışanlara giden yolda sıklıkla göz ardı edilen ancak önemli bir adım olan preboarding üzerine odaklanıyor. KPMG Belçika'nın bir preboarding süreci yoktu - özellikle mezunlar için sözleşmeyi imzaladıkları andan işe başladıkları ilk güne kadar görece daha uzun süreler olabiliyordu. Bu sorunu çözmek için entegre bir oryantasyon yazılımı kullanmaya karar verdiler.

Organizasyonun işe başlama öncesi süreci, aday sözleşmeyi imzalar imzalamaz başlıyor. Uygulama, adaylara meslektaşlarının iletişim bilgileri dahil ihtiyaç duydukları tüm temel bilgileri gönderiyor. İki yıllık işe başlama öncesi süreçten sonra KPMG şunları gördü:

• %81 uygulama aktivasyon oranı
• Yeni işe alınanların deneyimleri 5 üzerinden 4.5 olarak değerlendirmesi

Dijital İK Stratejisi Nasıl Uygulanır

Dijital İK stratejisini uygulamak teoride kulağa hoş gelse de, pratikte zorlayıcı olabilir. İşte uygulama sırasında dikkat edilmesi gereken bazı noktalar.

Temel süreçleri belirleyin

Dijitalleşmenin faydalarını en üst düzeye çıkarmak için işe alım, oryantasyon, performans yönetimi ve öğrenme ve gelişim gibi yüksek etkili İK süreçleriyle başlayın.

Net hedefler belirleyin

Gelişmiş çalışan bağlılığı, daha hızlı işe alım veya düzenlenmiş bordro gibi dijital İK dönüşümünüz için belirli, ölçülebilir hedefler belirleyin.

Doğru teknolojiyi seçin

Bulut tabanlı erişim, entegrasyonlar ve ölçeklenebilirlik gibi özellikleri göz önünde bulundurarak stratejik hedeflerinizle uyumlu İK teknoloji çözümlerini araştırın ve seçin.

Veri gizliliğini sağlayın

Çalışan verileri için güçlü güvenlik önlemleri uygulayarak ilgili veri koruma düzenlemelerine uygunluğu sağlayın.

Performansı değerlendirin

Dijital dönüşüm stratejinizde belirlenen hedefler ve metriklerle neyin işe yaradığını ve neyin yaramadığını kritik olarak değerlendirin. Çalışanlardan geri bildirim toplayarak zamanında düzenlemeler de yapabilirsiniz.

Sonuç

İK dijital dönüşümü, tek seferlik bir olay yerine sürekli bir yolculuktur. Yeni bir çözüm uygulandığında, değişen iş ihtiyaçlarına ve teknolojik yeniliklere karşı çevik ve duyarlı kalmak önemlidir. İyileştirmeye yönelik bu sürekli taahhüt, uzun vadeli başarıyı teşvik eder ve önemli bir rekabet avantajı yaratır.