Risorse Umane Digitali: Vantaggi, Strategia ed Esempi

L'HR digitale è l'applicazione di tecnologie avanzate, analisi, caratteristiche digitali e comportamenti per ottimizzare le HR e fornire prestazioni organizzative sostenibili. È diventato parte integrante di ogni processo HR ed è fondamentale per creare una grande esperienza dei dipendenti.

L'HR digitale è essenziale per le aziende che vogliono ottimizzare i loro processi interni e promuovere l'efficienza. Gli elementi di digitalizzazione esistono in ogni fase del ciclo di vita del dipendente: dal reclutamento e selezione all'onboarding, gestione delle prestazioni, coinvolgimento e offboarding. Le HR sono ora all'avanguardia nell'innovazione, sfruttando la tecnologia, l'analisi dei dati e la comprensione del comportamento umano per plasmare gli ambienti di lavoro.

Che cos'è l'HR digitale?

L'HR digitale è l'integrazione delle tecnologie digitali nei processi delle risorse umane per renderli più efficienti e connessi. Porta a un'organizzazione più agile e reattiva.

Le organizzazioni subiscono una trasformazione digitale, trasformando le operazioni HR e i suoi modi di lavorare, che porta a un'organizzazione più incentrata sui dipendenti. Quattro fasi caratterizzano il percorso HR digitale di un'organizzazione:

1. Efficienza HR: In questa fase, le aziende investono in piattaforme tecnologiche che gestiscono efficientemente i processi HR. La domanda è: "In che misura utilizziamo la tecnologia per semplificare il lavoro amministrativo HR?"
2. Efficacia HR: Le aziende utilizzano le tecnologie per aggiornare le pratiche esistenti relative alle persone, come la gestione delle prestazioni, l'acquisizione dei talenti e la formazione.
3. Informazione: In questa fase viene sfruttata l'analisi delle persone per creare impatto aziendale. Qui i dati sono accessibili e i dati interni sono combinati con dati esterni.
4. Connessione: Gli strumenti digitali e il software vengono utilizzati per creare connessioni tra le persone. Qui le tecnologie possono favorire un senso di appartenenza, sfruttando le tecnologie per costruire connessioni.

L'HR digitale integra tecnologie e sistemi automatizzati per migliorare la gestione delle persone. Più che una semplice modernizzazione, si concentra sulla rivoluzione nei processi, aiutando manager e team a concentrarsi sulle innovazioni strategiche.

HR tradizionale vs. HR digitale

L'HR digitale differisce dall'HR tradizionale perché digitalizza le attività manuali, come la conservazione dei registri, l'analisi dei dati e la risposta alle domande dei dipendenti. Le differenze tra i due si possono vedere in questo diagramma.

Vantaggi dell'HR Digitale

Le pratiche dell'HR digitale offrono vantaggi competitivi alle organizzazioni, insieme ad altri benefici. Abbiamo elencato quelli importanti qui sotto.

Semplificazione dei processi HR

La digitalizzazione dei processi HR aiuta a semplificarli e strutturarli. Nel caso del reclutamento, invece di tracciare manualmente tutti i candidati, è possibile utilizzare un Application Tracking System (ATS).

Un sistema ATS si occupa di compiti come:

• Pubblicazione di posizioni aperte su diverse piattaforme di lavoro
• Connessione con potenziali candidati
• Programmazione di colloqui e chiamate
• Perfezionamento del pool di candidati attraverso il funnel di reclutamento

Miglioramento della produttività

L'automazione delle attività HR può liberare il personale HR per lavori ad alta priorità che richiedono pensiero critico e capacità di problem-solving. Questo alla fine migliora la produttività dei professionisti HR che gestiscono i dipendenti e si prendono cura delle loro esigenze.

Miglioramento dell'esperienza dei dipendenti

L'esperienza dei dipendenti consiste in tre componenti chiave: l'esperienza fisica, l'esperienza digitale e l'esperienza culturale. L'enorme aumento del lavoro remoto e ibrido ha reso la componente digitale più importante. Qui è dove l'HR digitale può migliorare l'esperienza dei dipendenti, specialmente nel caso del self-service dei dipendenti.

Qui, i dipendenti possono:

• Visualizzare e scaricare buste paga, moduli fiscali e altri documenti
• Gestire piani di benefici come assicurazione sanitaria, piani pensionistici e altri vantaggi
• Aggiornare i dettagli di contatto e altre informazioni personali direttamente nel sistema HR
• Registrare le ore di lavoro e tracciare i record di presenza

Queste funzionalità self-service aiutano i dipendenti a soddisfare le loro esigenze HR in modo efficiente, riducendo il carico amministrativo sui dipartimenti HR e rendendo l'esperienza digitale dei dipendenti più fluida e user-friendly.

Migliore gestione dei dati

La digitalizzazione riduce il rischio di perdita dei dati. L'utilizzo di soluzioni software come l'Human Resource Information System (HRIS) o ATS permette una migliore gestione dei dati rispetto ai metodi manuali. La maggior parte dei software HR oggi include anche funzionalità di analisi e reporting, rendendo molto più facile per il personale HR analizzare i dati interni e prendere decisioni basate sui dati.

Reclutamento strategico

Il reclutamento è una funzione HR cruciale in qualsiasi organizzazione. L'HR digitale semplifica il reclutamento, aiutandoti a scalare il processo di selezione e valutare meglio i candidati. Questo porta a candidati più allineati con la cultura e gli obiettivi organizzativi.

Migliorare la gestione dei talenti

La gestione dei talenti è un'area in cui la digitalizzazione è stata ampiamente osservata. Lo screening dei candidati, la programmazione dei colloqui e l'onboarding possono essere in gran parte automatizzati.

Il Processo Di Trasformazione Digitale delle Risorse Umane

Sfruttare il digitale nelle Risorse Umane non è un'impresa semplice, richiede un'attenta considerazione e molto tempo, impegno e risorse. Quindi come affrontiamo un progetto di questa portata?

Fasi della trasformazione digitale delle Risorse Umane

Ogni organizzazione che intraprende la trasformazione digitale attraversa sei fasi.

• Business come al solito: Le Risorse Umane agiscono nella convinzione che le soluzioni attuali rimarranno rilevanti.
• Presente e attivo: In questa fase, attraverso diverse sperimentazioni e prove si creano competenze digitali e creatività in tutta l'azienda.
• Formalizzato: La sperimentazione diventa più intenzionale e c'è supporto dalla leadership.
• Strategico: Team multidisciplinari eseguono la maggior parte delle iniziative digitali delle Risorse Umane. La collaborazione aumenta, portando a mappe strategiche di trasformazione digitale delle Risorse Umane.
• Convergente: Un team dedicato alla trasformazione digitale guida il supporto digitale della strategia delle Risorse Umane.
• Innovativo e adattivo: A questo punto la trasformazione digitale è diventata il 'business come al solito' dell'organizzazione ed è un processo continuo.

Comprendere queste fasi è importante per diverse ragioni. Aiuta le organizzazioni a comprendere i loro progressi nel percorso di trasformazione digitale e a identificare i prossimi passi. In secondo luogo, assicura che gli obiettivi siano allineati con le strategie aziendali più ampie. Infine, facilita un approccio strutturato al cambiamento. In questo modo, le organizzazioni possono facilmente adattarsi ai cambiamenti tecnologici e raggiungere i loro obiettivi.

Migliori Pratiche per la Trasformazione Digitale nelle Risorse Umane

A volte, iniziare con l'HR digitale può essere travolgente. Seguire le migliori pratiche elencate di seguito sarà fondamentale per il successo.

Valuta i tuoi attuali processi HR

Inizia con un'analisi della situazione attuale. Puoi ordinare le tue priorità in base all'audit e decidere da dove iniziare. Queste sono alcune domande da porti:

• Che tipo di strumenti HR stai utilizzando attualmente per gestire i vari processi HR?
• Quali aree devi identificare che potrebbero avere il massimo impatto? Verifica se puoi allinearle con i tuoi obiettivi aziendali.
• Come viene mantenuto ogni strumento e soluzione? Avviene automaticamente?
• Se gli strumenti digitali sono già in atto, crea una panoramica delle attuali soluzioni HR. Questi sistemi comunicano tra loro? Se sì, come?

Definisci obiettivi chiari e metriche di successo

Gli obiettivi e le metriche tendono a differire per organizzazione. Supponiamo che il nostro obiettivo sia migliorare l'efficienza operativa a costi, tempi e persone inferiori. In questo caso, potresti utilizzare le seguenti metriche per misurare questo obiettivo:

• Costo HR per dipendente: Calcola la spesa HR totale con il numero totale di dipendenti. Una diminuzione del costo HR per dipendente significherebbe che la trasformazione digitale ha reso il processo HR più efficiente in termini di costi.
• Tempo di erogazione dei servizi HR: Questo calcola il tempo medio necessario per completare i servizi di erogazione HR. La riduzione del tempo di erogazione del servizio riflette una maggiore efficienza operativa e tempi di risposta più rapidi grazie agli strumenti e ai processi digitali.
• Tasso di utilizzo dei servizi da parte dei dipendenti: Monitora la percentuale di transazioni HR completate dai dipendenti utilizzando portali o applicazioni self-service. Un alto tasso di utilizzo indica che i dipendenti utilizzano strumenti digitali HR per gestire le loro esigenze. Questo riduce il carico amministrativo sul dipartimento HR, migliorando la produttività complessiva e il tempo speso in attività di routine.

Sviluppa competenze digitali HR nel tuo team

I professionisti HR necessitano delle giuste competenze per attuare la trasformazione digitale, a partire dall'agilità digitale. L'agilità digitale è la capacità di adattarsi rapidamente e sfruttare le tecnologie digitali per migliorare i processi HR, aumentare l'efficienza e guidare l'innovazione.

Puoi sviluppare l'agilità digitale:

• Familiarizzando con diversi tipi di tecnologie
• Collaborando con altri dipartimenti sull'innovazione
• Lavorando sulle competenze di gestione del cambiamento

Adotta un approccio graduale

Un approccio graduale alla trasformazione digitale ti aiuta a fare modifiche quando necessario. È meglio iniziare con un progetto pilota prima di digitalizzare un particolare processo HR. Questo ti aiuterà a testare e perfezionare la tua strategia di digitalizzazione HR. Per esempio, se vuoi automatizzare il processo di busta paga, invece di farlo con l'intera organizzazione, inizia con uno o due team e poi amplia.

Crea team interfunzionali

IT, legale e altri stakeholder sono importanti nella costruzione di team di trasformazione interfunzionali. Questi team migliorano l'implementazione e garantiscono la conformità e l'allineamento con le strategie organizzative più ampie.

Implementa soluzioni scalabili

Che tu implementi software o strumenti HR, vuoi che siano scalabili. Il processo di selezione, acquisto, implementazione e lancio di strumenti digitali è costoso in termini di tempo e denaro da ripetere innumerevoli volte. Quindi, mentre l'organizzazione cresce, anche gli strumenti e il software dovrebbero essere scalabili.

Concentrati sull'esperienza dei dipendenti

Per la maggior parte, i dipendenti dell'azienda utilizzeranno questi strumenti regolarmente. Pertanto, il software implementato dovrebbe migliorare l'esperienza dei dipendenti. Per garantire che ciò accada, coinvolgi i dipendenti e chiedi le loro opinioni.

Prepara un piano di gestione del cambiamento

Un piano di gestione del cambiamento digitale dovrebbe essere in atto per preparare le persone ai cambiamenti imminenti. Quindi, sarebbe saggio condurre le seguenti attività:

• Comunicare con gli stakeholder per comprendere come il cambiamento influenzerà l'azienda
• Utilizzare il Cynefin framework per elaborare come avverrà il cambiamento attraverso passaggi attuabili
• Basare le comunicazioni sul competing values framework
• Utilizzare un template di gestione degli stakeholder per gestire più stakeholder

Costruisci uno stack tecnologico HR integrato

Il software HR digitale viene utilizzato per ogni processo HR. Puoi categorizzarli in tre tecnologie:

• Soluzioni HR: HRIS, software di gestione buste paga, compensi e benefit.
• Recruiting: ATS, strumenti di preselezione, software per referral, ecc.
• Esperienza dipendente: Onboarding, LMS, software di gestione delle prestazioni e premi.

La maggior parte delle aziende utilizza strumenti e software da ogni categoria per costruire il proprio stack HR. Dovresti creare uno stack HR integrato in cui tutti gli elementi lavorano insieme. Per esempio, il tuo Sistema di Gestione HR dovrebbe integrarsi con il tuo software di buste paga. Un set di strumenti che non possono comunicare tra loro sarebbe controproducente, portando a destinazioni diverse per ogni processo HR.

Esempi di Trasformazione Digitale delle Risorse Umane

Come si presenta la trasformazione digitale nella pratica? Ecco alcuni esempi.

Sistemi HCM

I sistemi di Human Capital Management (HCM) integrano varie funzioni delle risorse umane, come buste paga, gestione delle prestazioni, benefit e gestione dei talenti in un unico sistema digitale. L'implementazione dei sistemi HCM aiuta a semplificare i processi, migliora l'accuratezza dei dati e fornisce una visione centralizzata delle informazioni dei dipendenti. Inoltre, fornisce ai dipendenti strumenti self-service per richiedere permessi, gestire i benefit e aggiornare le informazioni personali.

Automatizzando le funzioni principali delle risorse umane, i sistemi HCM riducono gli errori, migliorano l'efficienza e permettono ai team HR di concentrarsi su compiti strategici.

Application Tracking Systems (ATS)

Le piattaforme ATS gestiscono il reclutamento, dalle inserzioni di lavoro al monitoraggio delle candidature e al coordinamento dei colloqui. L'implementazione delle piattaforme ATS aiuta i team HR a semplificare i flussi di lavoro, valutare i candidati e migliorare le comunicazioni con i candidati. Migliora la velocità e la qualità del reclutamento, riduce il carico amministrativo delle assunzioni e consente alle HR di prendere decisioni basate sui dati.

Automazione dell'onboarding

L'automazione dell'onboarding utilizza strumenti digitali per semplificare e standardizzare l'inserimento dei nuovi dipendenti. Questo include l'invio di email ai nuovi assunti, l'accesso ai materiali di formazione e il completamento della documentazione in formato elettronico. L'automazione dell'onboarding riduce il lavoro amministrativo, migliora l'esperienza dei dipendenti e accelera la produttività dei nuovi assunti fornendo un processo di inserimento strutturato.

Portali self-service per dipendenti

I portali self-service permettono ai dipendenti di gestire le proprie attività relative alle risorse umane, come l'aggiornamento delle informazioni personali, la richiesta di permessi e l'accesso alle informazioni sui benefit. Questi portali sono tipicamente parte di un sistema HCM più ampio e sono accessibili da qualsiasi luogo, offrendo ai dipendenti flessibilità e comodità. I portali self-service permettono ai dipendenti di controllare le proprie informazioni personali, riducendo il carico amministrativo per le HR e migliorando l'esperienza dei dipendenti.

People analytics

Il people analytics utilizza strumenti analitici e dati per comprendere le tendenze della forza lavoro, valutare le prestazioni dei dipendenti e prendere decisioni HR basate sui dati. Comprende l'analisi del turnover, il monitoraggio della produttività e la previsione dei talenti. Inoltre, fornisce spunti pratici che aiutano i leader HR a ottimizzare la gestione dei talenti, migliorare la fidelizzazione e prendere decisioni informate sulle strategie della forza lavoro.

Digital Adoption Platforms (DAPs)

Le Digital Adoption Platforms (DAPs) rappresentano un esempio notevole di trasformazione digitale delle HR. Facilitano l'integrazione, l'adozione e l'uso efficace degli strumenti e delle tecnologie organizzative. Un DAP guida i dipendenti attraverso nuovi software e processi fornendo indicazioni in-app, tutorial e supporto in tempo reale. Il DAP aiuta gli utenti ad adattarsi agli strumenti digitali più velocemente, minimizzando le interruzioni e migliorando l'efficienza con le nuove tecnologie.

Casi Studio di HR Digitale

La trasformazione digitale può influenzare le funzioni HR – dal reclutamento all'inserimento fino alla busta paga e ai benefit. Questa trasformazione può variare in scala, da pochi giorni a oltre un anno. Abbiamo tre casi studio di trasformazione digitale HR di aziende che hanno affrontato una sfida aziendale specifica.

ATOS

In Atos, una società di IT e consulenza, c'era una disconnessione tra il sistema HR centrale e la sua funzione di gestione dei documenti dei dipendenti. Per colmare questo divario, l'organizzazione voleva uno strumento che facilitasse servizi HR end-to-end senza interruzioni per dipendenti, manager e personale HR. Atos ha scelto una soluzione cloud che sarebbe stata implementata in 70 paesi.

Questo software ha integrato il sistema di gestione dei file dei dipendenti dell'organizzazione con il modello di reclutamento del suo HRIS, consentendo operazioni ottimizzate e l'automazione del processo della lettera di offerta. I manager potevano ora accedere direttamente all'HRIS e generare una lettera di offerta con la pressione di un pulsante, eliminando la necessità di contattare il personale HR per l'approvazione delle nuove assunzioni.

Azienda energetica globale: Utilizzo dell'HR digitale per migliorare l'EX

Un'azienda energetica globale ha notato una differenza considerevole tra la digitalizzazione esterna e interna. La loro formazione su consegna e conformità era obsoleta e inefficace. Il Direttore ad interim del Cambiamento e Innovazione HR dell'azienda ha utilizzato questo per cambiare le cose introducendo la gamification per affrontare il problema. È stata sviluppata un'app di formazione che permetteva ai dipendenti di guadagnare badge e ottenere punteggi alti visibili a tutti i dipendenti.

Come risultato, l'azienda ha visto un'adozione del 100% nei test, e la loro formazione sulla conformità è stata completata in 3 mesi (rispetto ai 9 mesi precedenti).

KPMG Belgium

Il caso studio di trasformazione digitale HR si concentra sul preboarding, una fase spesso trascurata ma importante per avere dipendenti felici e coinvolti. KPMG Belgium non aveva un processo di preboarding – in particolare per i laureati questo poteva portare a periodi relativamente più lunghi dal momento della firma del contratto al loro primo giorno di lavoro. Quindi, hanno deciso di utilizzare un software di onboarding integrato per risolvere questo problema.

Il pre-boarding dell'organizzazione inizia non appena il candidato firma il contratto. L'app invia ai candidati tutte le informazioni essenziali di cui hanno bisogno, inclusi i dettagli di contatto dei loro colleghi. Dopo due anni di pre-boarding, KPMG ha osservato:

• Un tasso di attivazione dell'app dell'81%
• I nuovi assunti valutano le esperienze 4.5 su 5

Come Implementare una Strategia HR Digitale

Anche se l'implementazione di una strategia HR digitale sembra ottima in teoria, può essere scoraggiante. Ecco alcuni suggerimenti sugli aspetti da tenere d'occhio durante l'implementazione.

Identificare i processi chiave

Iniziare con processi HR ad alto impatto come il reclutamento, l'inserimento, la gestione delle prestazioni e l'apprendimento e sviluppo per massimizzare i benefici della digitalizzazione.

Stabilire obiettivi chiari

Definire obiettivi specifici e misurabili per la trasformazione digitale HR, come il miglioramento del coinvolgimento dei dipendenti, un reclutamento più rapido o una gestione stipendi semplificata.

Scegliere la tecnologia giusta

Ricercare e selezionare soluzioni tecnologiche HR che si allineino con i tuoi obiettivi strategici, considerando caratteristiche come l'accesso cloud, le integrazioni e la scalabilità.

Garantire la privacy dei dati

Assicurare la conformità con le normative pertinenti sulla protezione dei dati implementando misure di sicurezza robuste per i dati dei dipendenti.

Valutare le prestazioni

Con gli obiettivi e le metriche stabiliti nella tua strategia di trasformazione digitale, valuta criticamente cosa funziona e cosa no. Puoi anche apportare modifiche tempestive raccogliendo feedback dai dipendenti.

Conclusioni

La trasformazione digitale delle Risorse Umane è un percorso continuo piuttosto che un evento singolo. Una volta implementata una nuova soluzione, è importante rimanere agili e reattivi ai cambiamenti delle esigenze aziendali e alle innovazioni tecnologiche. Questo impegno costante al miglioramento favorisce il successo a lungo termine e crea un significativo vantaggio competitivo.