Digitales Personalwesen: Vorteile, Strategie und Beispiele

Digitales HR ist die Anwendung fortschrittlicher Technologien, Analysen, digitaler Eigenschaften und Verhaltensweisen zur Optimierung des Personalwesens und zur Erzielung nachhaltiger Unternehmensleistung. Es ist zu einem integralen Bestandteil jedes HR-Prozesses geworden und ist der Schlüssel zur Schaffung einer hervorragenden Mitarbeitererfahrung.

Digitales HR ist für Unternehmen, die ihre internen Prozesse optimieren und die Effizienz steigern möchten, unerlässlich. Digitalisierungselemente existieren in jeder Phase des Mitarbeiterlebenszyklus - von der Rekrutierung und Auswahl bis hin zu Onboarding, Leistungsmanagement, Engagement und Offboarding. HR steht heute an der Spitze der Innovation und nutzt Technologie, Datenanalyse und das Verständnis menschlichen Verhaltens, um Arbeitsplätze zu gestalten.

Was ist Digital HR?

Digital HR ist die Integration digitaler Technologien in Personalmanagementprozesse, um diese effizienter und vernetzter zu gestalten. Dies führt zu einer agileren und reaktionsfähigeren Organisation.

Organisationen durchlaufen eine digitale Transformation, die HR-Abläufe und Arbeitsweisen verändert und zu einer mitarbeiterzentrierten Organisation führt. Vier Phasen kennzeichnen die Digital HR-Reise einer Organisation:

1. HR-Effizienz: In dieser Phase investieren Unternehmen in Technologieplattformen, die HR-Prozesse effizient verwalten. Die Frage lautet: "In welchem Umfang nutzen wir Technologie zur Optimierung administrativer HR-Arbeit?"
2. HR-Effektivität: Unternehmen nutzen Technologien zur Verbesserung bestehender Personalpraktiken wie Leistungsmanagement, Personalgewinnung und Schulung.
3. Information: In dieser Phase werden People Analytics genutzt, um Geschäftserfolge zu erzielen. Hier sind Daten zugänglich und interne Daten werden mit externen Daten kombiniert.
4. Vernetzung: Digitale Tools und Software werden genutzt, um Verbindungen zwischen Menschen herzustellen. Hier können Technologien ein Zugehörigkeitsgefühl fördern und Verbindungen aufbauen.

Digital HR integriert Technologien und automatisierte Systeme zur Verbesserung des Personalmanagements. Mehr als eine einfache Modernisierung konzentriert es sich auf die Revolution der Prozesse und hilft Managern und Teams, sich auf strategische Innovationen zu fokussieren.

Traditionelles HR vs. Digital HR

Digital HR unterscheidet sich von traditionellem HR durch die Digitalisierung manueller Aufgaben wie Dokumentenverwaltung, Datenanalyse und Beantwortung von Mitarbeiterfragen. Die Unterschiede zwischen beiden sind in diesem Diagramm dargestellt.

Vorteile von Digital HR

Digital HR-Praktiken bieten Organisationen Wettbewerbsvorteile und weitere Vorteile. Die wichtigsten haben wir unten aufgeführt.

Optimierung der HR-Prozesse

Die Digitalisierung von HR-Prozessen hilft, diese zu optimieren und zu strukturieren. Bei der Personalbeschaffung können Sie anstelle der manuellen Verfolgung aller Bewerber ein Bewerbermanagementsystem (ATS) verwenden.

Ein ATS-System übernimmt Aufgaben wie:

• Veröffentlichung von Stellenangeboten auf mehreren Jobportalen
• Kontaktaufnahme mit potenziellen Kandidaten
• Terminierung von Vorstellungsgesprächen und Anrufen
• Verfeinerung des Kandidatenpools über den Recruiting-Trichter

Steigerung der Produktivität

Die Automatisierung von HR-Aufgaben kann HR-Mitarbeiter für wichtige Arbeiten freistellen, die kritisches Denken und Problemlösungsfähigkeiten erfordern. Dies steigert letztendlich die Produktivität von HR-Fachleuten, die sich um Mitarbeiter kümmern.

Verbesserung der Mitarbeitererfahrung

Die Mitarbeitererfahrung besteht aus drei Schlüsselkomponenten: der physischen Erfahrung, der digitalen Erfahrung und der kulturellen Erfahrung. Der massive Anstieg von Remote- und Hybrid-Arbeit hat die digitale Komponente wichtiger gemacht. Hier kann Digital HR die Mitarbeitererfahrung verbessern, besonders beim Mitarbeiter-Selbstservice.

Hier können Mitarbeiter:

• Gehaltsabrechnungen, Steuerformulare und andere Dokumente einsehen und herunterladen
• Leistungspläne wie Krankenversicherung, Rentenpläne und andere Vergünstigungen verwalten
• Kontaktdaten und andere persönliche Informationen direkt im HR-System aktualisieren
• Arbeitszeiten protokollieren und Anwesenheitsaufzeichnungen verfolgen

Diese Selbstservice-Funktionen helfen Mitarbeitern, ihre HR-bezogenen Bedürfnisse effizient zu erfüllen, reduzieren den Verwaltungsaufwand für HR-Abteilungen und machen die digitale Erfahrung der Mitarbeiter reibungsloser und benutzerfreundlicher.

Besseres Datenmanagement

Die Digitalisierung reduziert das Risiko von Datenverlust. Die Verwendung von Softwarelösungen wie dem Human Resource Information System (HRIS) oder ATS ermöglicht ein besseres Datenmanagement als manuelle Methoden. Die meiste HR-Software verfügt heute auch über Analyse- und Berichtsfunktionen, wodurch es für HR-Mitarbeiter viel einfacher wird, interne Daten zu analysieren und datengesteuerte Entscheidungen zu treffen.

Strategische Personalbeschaffung

Personalbeschaffung ist eine wichtige HR-Funktion in jeder Organisation. Digital HR vereinfacht die Rekrutierung, hilft Ihnen, Ihren Auswahlprozess zu skalieren und Kandidaten besser zu bewerten. Dies führt zu Kandidaten, die besser mit Ihrer Organisationskultur und Ihren Zielen übereinstimmen.

Verbesserung des Talentmanagements

Talentmanagement ist ein Bereich, in dem die Digitalisierung stark zu sehen ist. Die Kandidatenauswahl, Terminplanung für Vorstellungsgespräche und das Onboarding können weitgehend automatisiert werden.

Der Prozess der HR-Digitalen Transformation

Die Nutzung von Digitaltechnik im Personalwesen ist keine einfache Aufgabe. Sie erfordert sorgfältige Überlegung sowie viel Zeit, Mühe und Ressourcen. Wie gehen wir also an ein Projekt dieser Größenordnung heran?

Phasen der HR-Digitalen Transformation

Jede Organisation, die sich der digitalen Transformation unterzieht, durchläuft sechs Phasen.

• Normalbetrieb: HR handelt in der Überzeugung, dass aktuelle Lösungen relevant bleiben werden.
• Präsent und aktiv: In dieser Phase werden durch verschiedene Experimente und Versuche digitale Kompetenz und Kreativität im gesamten Unternehmen aufgebaut.
• Formalisiert: Experimente werden zielgerichteter und es gibt Unterstützung von der Führungsebene.
• Strategisch: Interdisziplinäre Teams führen die meisten digitalen HR-Initiativen durch. Die Zusammenarbeit nimmt zu und führt zu strategischen HR-Digitaltransformations-Fahrplänen.
• Konvergent: Ein spezielles Digitaltransformations-Team leitet die digitale Unterstützung der HR-Strategie.
• Innovativ und anpassungsfähig: Die digitale Transformation ist nun zum "Normalbetrieb" der Organisation geworden und ist ein kontinuierlicher Prozess.

Das Verständnis dieser Phasen ist aus mehreren Gründen wichtig. Es hilft Organisationen, ihren Fortschritt auf dem Weg der digitalen Transformation zu verstehen und die nächsten Schritte zu identifizieren. Zweitens stellt es sicher, dass die Ziele mit den übergeordneten Geschäftsstrategien übereinstimmen. Schließlich ermöglicht es einen strukturierten Ansatz für Veränderungen. Auf diese Weise können sich Organisationen leicht an technologische Veränderungen anpassen und ihre Ziele erreichen.

Bewährte Methoden für die digitale Transformation im Personalwesen

Manchmal kann der Einstieg in digitales Personalwesen überwältigend sein. Die Befolgung der unten aufgeführten bewährten Methoden wird ein wichtiger Erfolgsfaktor sein.

Bewerten Sie Ihre aktuellen Personalprozesse

Beginnen Sie mit einer Prüfung der aktuellen Situation. Sie können Ihre Prioritäten basierend auf der Prüfung sortieren und entscheiden, wo Sie beginnen. Hier sind einige Fragen, die Sie sich stellen sollten:

• Welche Personalwerkzeuge verwenden Sie derzeit für verschiedene Personalprozesse?
• Welche Bereiche müssen Sie identifizieren, die die maximale Wirkung haben könnten? Prüfen Sie, ob Sie diese mit Ihren Geschäftszielen abstimmen können.
• Wie wird jedes Werkzeug und jede Lösung gepflegt? Geschieht dies automatisch?
• Wenn digitale Werkzeuge bereits vorhanden sind, erstellen Sie einen Überblick über die aktuellen Personallösungen. Kommunizieren diese Systeme miteinander? Wenn ja, wie?

Definieren Sie klare Ziele und Erfolgskennzahlen

Ziele und Kennzahlen unterscheiden sich je nach Organisation. Nehmen wir an, unser Ziel ist es, die betriebliche Effizienz bei niedrigeren Kosten, Zeit und Personal zu verbessern. In diesem Fall könnten Sie folgende Kennzahlen verwenden:

• Personalkosten pro Mitarbeiter: Berechnet die gesamten Personalausgaben mit der Gesamtzahl der Mitarbeiter. Eine Senkung der Personalkosten pro Mitarbeiter würde bedeuten, dass die digitale Transformation den Personalprozess kostengünstiger gemacht hat.
• Personalservice-Bereitstellungszeit: Dies berechnet die durchschnittliche Zeit für die Durchführung von Personaldienstleistungen. Eine Reduzierung der Servicebereitstellungszeit spiegelt eine verbesserte betriebliche Effizienz und schnellere Reaktionszeiten durch digitale Werkzeuge und Prozesse wider.
• Mitarbeiter-Service-Nutzungsrate: Verfolgt den Prozentsatz der personalwirtschaftlichen Transaktionen, die von Mitarbeitern über Self-Service-Portale oder Anwendungen abgeschlossen werden. Eine hohe Nutzungsrate zeigt, dass Mitarbeiter digitale Personalwerkzeuge nutzen, um ihre Bedürfnisse zu verwalten. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand der Personalabteilung und steigert die Gesamtproduktivität und die für Routineaufgaben aufgewendete Zeit.

Entwickeln Sie digitale Kompetenzen in Ihrem Team

Personalpraktiker benötigen die richtigen Fähigkeiten, um die digitale Transformation durchzusetzen, beginnend mit digitaler Agilität. Digitale Agilität ist die Fähigkeit, sich schnell anzupassen und digitale Technologien zu nutzen, um Personalprozesse zu verbessern, die Effizienz zu steigern und Innovation voranzutreiben.

Sie können digitale Agilität entwickeln durch:

• Vertrautmachen mit verschiedenen Arten von Technologien
• Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen bei Innovationen
• Arbeit an Change-Management-Fähigkeiten

Verfolgen Sie einen phasenweisen Ansatz

Ein phasenweiser Ansatz zur digitalen Transformation hilft Ihnen, bei Bedarf Verbesserungen vorzunehmen. Es ist besser, mit einem Pilotprojekt zu beginnen, bevor Sie einen bestimmten HR-Prozess digitalisieren. Dies wird Ihnen helfen, Ihre HR-Digitalisierungsstrategie zu testen und zu verfeinern. Wenn Sie zum Beispiel Ihren Lohnprozess automatisieren möchten, beginnen Sie mit ein oder zwei Teams und skalieren Sie dann hoch, anstatt dies mit Ihrer gesamten Organisation zu tun.

Funktionsübergreifende Teams bilden

IT, Recht und andere Stakeholder sind wichtig beim Aufbau funktionsübergreifender Transformationsteams. Diese Teams verbessern die Implementierung und gewährleisten die Compliance und Abstimmung mit übergeordneten Organisationsstrategien.

Skalierbare Lösungen implementieren

Egal ob Sie HR-Software oder -Tools implementieren, sie sollten skalierbar sein. Der Prozess der Auswahl, des Kaufs, der Implementierung und der Einführung digitaler Tools ist zeit- und kostenaufwendig, um ihn unzählige Male zu wiederholen. Mit dem Wachstum der Organisation sollten auch die Tools und Software skalierbar sein.

Fokus auf Mitarbeitererfahrung

Hauptsächlich werden die Mitarbeiter des Unternehmens diese Tools regelmäßig nutzen. Daher sollte die eingeführte Software die Mitarbeitererfahrung verbessern. Um dies sicherzustellen, beziehen Sie Mitarbeiter ein und fragen Sie nach ihrer Meinung.

Einen Change-Management-Plan erstellen

Ein digitaler Change-Management-Plan sollte vorhanden sein, um die Menschen auf bevorstehende Änderungen vorzubereiten. Daher wäre es klug, folgende Aktivitäten durchzuführen:

• Kommunikation mit Stakeholdern, um zu verstehen, wie sich die Veränderung auf das Unternehmen auswirkt
• Verwendung des Cynefin Framework zur Verarbeitung, wie die Veränderung durch umsetzbare Schritte erfolgen wird
• Basierung Ihrer Änderungskommunikation auf dem Competing Values Framework
• Verwendung einer Stakeholder-Management-Vorlage zur Verwaltung mehrerer Stakeholder

Einen integrierten HR-Tech-Stack aufbauen

Digitale HR-Software wird für jeden HR-Prozess verwendet. Sie können sie in drei Technologien kategorisieren:

• HR-Lösungen: HRIS, Gehaltsabrechnung, Vergütungs- und Leistungsmanagement-Software.
• Recruiting: ATS, Vorauswahltools, Empfehlungssoftware, etc.
• Mitarbeitererfahrung: Onboarding, LMS, Leistungsmanagement-Software und Prämien.

Die meisten Unternehmen verwenden Tools und Software aus jeder Kategorie, um ihren HR-Stack aufzubauen. Sie sollten einen integrierten HR-Stack erstellen, bei dem alle Elemente zusammenarbeiten. Zum Beispiel sollte Ihr HR-Management-System mit Ihrer Gehaltsabrechnungssoftware integriert sein. Ein Satz von Tools, die nicht miteinander kommunizieren können, wäre kontraproduktiv und würde zu unterschiedlichen Zielen für jeden HR-Prozess führen.

Beispiele für digitale HR-Transformation

Wie sieht digitale Transformation in der Praxis aus? Hier einige Beispiele.

HCM-Systeme

Human Capital Management (HCM)-Systeme integrieren verschiedene HR-Funktionen wie Gehaltsabrechnung, Leistungsmanagement, Sozialleistungen und Talentmanagement in ein einziges digitales System. Die Implementierung von HCM-Systemen hilft bei der Prozessoptimierung, verbessert die Datengenauigkeit und bietet eine zentralisierte Ansicht der Mitarbeiterinformationen. Außerdem ermöglicht es den Mitarbeitern mit Self-Service-Tools Urlaub zu beantragen, ihre Leistungen zu verwalten und persönliche Informationen zu aktualisieren.

Durch die Automatisierung der Kern-HR-Funktionen reduzieren HCM-Systeme Fehler, verbessern die Effizienz und ermöglichen es HR-Teams, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren.

Bewerbermanagementsysteme (ATS)

ATS-Plattformen verwalten die Personalbeschaffung, von Stellenausschreibungen bis zur Verfolgung von Bewerbungen und Koordination von Vorstellungsgesprächen. Die Implementierung von ATS-Plattformen hilft HR-Teams, Arbeitsabläufe zu optimieren, Kandidaten zu bewerten und die Kommunikation mit Bewerbern zu verbessern. Es verbessert die Geschwindigkeit und Qualität der Rekrutierung, reduziert den administrativen Aufwand der Einstellung und ermöglicht HR datengesteuerte Entscheidungen.

Onboarding-Automatisierung

Die Onboarding-Automatisierung nutzt digitale Werkzeuge, um die Einarbeitung neuer Mitarbeiter zu rationalisieren und zu standardisieren. Dies umfasst das Versenden von Begrüßungs-E-Mails, die Bereitstellung von Schulungsmaterialien und die elektronische Vervollständigung der Dokumentation. Die Automatisierung des Onboardings reduziert den Verwaltungsaufwand, verbessert die Mitarbeitererfahrung und beschleunigt die Produktivität neuer Mitarbeiter durch einen strukturierten Einarbeitungsprozess.

Mitarbeiter-Self-Service-Portale

Self-Service-Portale ermöglichen es Mitarbeitern, ihre HR-bezogenen Aufgaben zu verwalten, wie die Aktualisierung persönlicher Informationen, Urlaubsanträge und den Zugriff auf Informationen zu Sozialleistungen. Diese Portale sind typischerweise Teil eines größeren HCM-Systems und von überall zugänglich, was den Mitarbeitern Flexibilität und Komfort bietet. Self-Service-Portale ermöglichen es Mitarbeitern, ihre persönlichen Informationen zu kontrollieren, reduzieren den Verwaltungsaufwand für HR und verbessern die Mitarbeitererfahrung.

People Analytics

People Analytics verwendet Analyse- und Datentools, um Arbeitskräftetrends zu verstehen, Mitarbeiterleistung zu bewerten und datengesteuerte HR-Entscheidungen zu treffen. Es umfasst Fluktuationsanalyse, Produktivitätsverfolgung und Talentprognosen. Darüber hinaus liefert es umsetzbare Erkenntnisse, die HR-Führungskräften helfen, das Talentmanagement zu optimieren, die Mitarbeiterbindung zu verbessern und fundierte Entscheidungen über Personalstrategien zu treffen.

Digital Adoption Platforms (DAPs)

Digital Adoption Platforms (DAPs) stellen ein bemerkenswertes Beispiel für die digitale HR-Transformation dar. Sie erleichtern die Integration, Adoption und effektive Nutzung von organisatorischen Tools und Technologien. Ein DAP führt Mitarbeiter durch neue Software und Prozesse, indem er In-App-Anleitungen, Tutorials und Echtzeitunterstützung bereitstellt. DAP hilft Benutzern, sich schneller an digitale Werkzeuge anzupassen, minimiert Störungen und verbessert die Effizienz mit neuen Technologien.

Digitale HR-Fallstudien

Digitale Transformation kann HR-Funktionen beeinflussen – von Rekrutierung und Einarbeitung bis hin zu Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen. Diese Transformation kann in ihrem Umfang von wenigen Tagen bis zu über einem Jahr variieren. Wir haben drei digitale HR-Transformations-Fallstudien von Unternehmen, die sich einer spezifischen geschäftlichen Herausforderung stellten.

ATOS

Bei Atos, einem IT- und Beratungsunternehmen, gab es eine Diskrepanz zwischen dem zentralen HR-System und der Verwaltung von Mitarbeiterdokumenten. Um diese Lücke zu schließen, wünschte sich die Organisation ein Werkzeug, das nahtlose End-to-End-HR-Dienstleistungen für Mitarbeiter, Manager und HR-Personal ermöglicht. Atos entschied sich für eine Cloud-basierte Lösung, die in 70 Ländern eingeführt werden sollte.

Diese Software integrierte das Mitarbeiterakte-Managementsystem der Organisation mit dem Rekrutierungsmodell ihres HRIS und ermöglichte so rationalisierte Abläufe und Automatisierung des Angebotsschreibenprozesses. Die Manager konnten nun direkt auf das HRIS zugreifen und per Knopfdruck ein Angebotsschreiben generieren, wodurch die Notwendigkeit entfiel, HR-Personal für die Genehmigung neuer Einstellungen zu kontaktieren.

Globales Energieunternehmen: Nutzung digitaler HR zur Verbesserung der Mitarbeitererfahrung

Ein globales Energieunternehmen bemerkte einen erheblichen Unterschied zwischen externer und interner Digitalisierung. Ihre Schulungen zu Lieferung und Compliance waren veraltet und ineffektiv. Der Interim HR Change and Innovation Director des Unternehmens nutzte dies, um durch die Einführung von Gamification das Problem anzugehen. Eine Trainings-App wurde entwickelt, die es Mitarbeitern ermöglichte, Abzeichen zu erlangen und hohe Punktzahlen zu erreichen, die für die gesamte Belegschaft sichtbar waren.

Als Ergebnis verzeichnete das Unternehmen eine 100%ige Beteiligung an den Tests, und ihre Compliance-Schulung wurde in 3 Monaten abgeschlossen (statt der bisherigen 9 Monate).

KPMG Belgium

Die digitale HR-Transformations-Fallstudie konzentriert sich auf Preboarding, einen oft übersehenen, aber wichtigen Schritt zu zufriedenen und engagierten Mitarbeitern. KPMG Belgium hatte keinen Preboarding-Prozess – besonders für Absolventen konnte dies zu relativ längeren Zeiträumen zwischen Vertragsunterzeichnung und erstem Arbeitstag führen. Daher entschieden sie sich, eine integrierte Onboarding-Software zu nutzen, um dieses Problem zu lösen.

Das Preboarding der Organisation beginnt, sobald der Kandidat den Vertrag unterschreibt. Die App sendet den Kandidaten alle wesentlichen Informationen, die sie benötigen, einschließlich der Kontaktdaten ihrer Kollegen. Nach zwei Jahren Preboarding verzeichnete KPMG:

• Eine App-Aktivierungsrate von 81%
• Neue Mitarbeiter bewerteten ihre Erfahrungen mit 4,5 von 5

So implementieren Sie eine digitale HR-Strategie

Auch wenn die Implementierung einer digitalen HR-Strategie in der Theorie großartig klingt, kann sie einschüchternd sein. Hier sind einige Hinweise, auf die Sie bei der Umsetzung achten sollten.

Schlüsselprozesse identifizieren

Beginnen Sie mit HR-Prozessen mit hoher Wirkung wie Rekrutierung, Onboarding, Leistungsmanagement sowie Lernen und Entwicklung, um die Vorteile der Digitalisierung zu maximieren.

Klare Ziele setzen

Definieren Sie spezifische, messbare Ziele für Ihre digitale HR-Transformation, wie verbesserte Mitarbeiterengagement, schnellere Rekrutierung oder optimierte Gehaltsabrechnung.

Die richtige Technologie wählen

Recherchieren und wählen Sie HR-Technologielösungen, die mit Ihren strategischen Zielen übereinstimmen, unter Berücksichtigung von Funktionen wie Cloud-basiertem Zugriff, Integrationen und Skalierbarkeit.

Datenschutz gewährleisten

Stellen Sie die Einhaltung relevanter Datenschutzbestimmungen durch die Implementierung robuster Sicherheitsmaßnahmen für Mitarbeiterdaten sicher.

Leistung bewerten

Mit den in Ihrer digitalen Transformationsstrategie festgelegten Zielen und Kennzahlen evaluieren Sie kritisch, was funktioniert und was nicht. Sie können auch zeitnahe Anpassungen vornehmen, indem Sie Feedback von Mitarbeitern einholen.

Zusammenfassung

Die digitale HR-Transformation ist eher eine kontinuierliche Reise als ein einmaliges Ereignis. Sobald eine neue Lösung implementiert ist, ist es wichtig, agil und reaktionsfähig auf sich ändernde Geschäftsanforderungen und technologische Innovationen zu bleiben. Dieses kontinuierliche Engagement für Verbesserung fördert den langfristigen Erfolg und schafft einen bedeutenden Wettbewerbsvorteil.