SDM Digital: Manfaat, Strategi dan Contoh

HR Digital adalah penerapan teknologi canggih, analitik, sifat digital, dan perilaku untuk mengoptimalkan HR dan memberikan kinerja organisasi yang berkelanjutan. Ini telah menjadi bagian integral dari setiap proses HR dan merupakan kunci untuk menciptakan pengalaman karyawan yang luar biasa.

HR Digital sangat penting bagi perusahaan yang ingin mengoptimalkan proses internal mereka dan meningkatkan efisiensi. Unsur-unsur digitalisasi ada pada setiap tahap siklus hidup karyawan – mulai dari rekrutmen dan seleksi hingga onboarding, manajemen kinerja, keterlibatan, dan offboarding. HR kini berada di garis depan inovasi, memanfaatkan teknologi, analitik data, dan pemahaman perilaku manusia untuk membentuk tempat kerja.

Apa Itu Digital HR?

Digital HR adalah integrasi teknologi digital ke dalam proses sumber daya manusia untuk membuatnya lebih efisien dan terhubung. Hal ini mengarah pada organisasi yang lebih gesit dan responsif.

Organisasi menjalani transformasi digital, mengubah operasi SDM dan cara kerjanya, yang mengarah pada organisasi yang lebih berpusat pada karyawan. Empat fase mencirikan perjalanan digital HR suatu organisasi:

1. Efisiensi SDM: Pada tahap ini, perusahaan berinvestasi dalam platform teknologi yang mengelola proses SDM secara efisien. Pertanyaannya adalah, "Sejauh mana kita menggunakan teknologi untuk merampingkan pekerjaan administratif SDM?"
2. Efektivitas SDM: Perusahaan menggunakan teknologi untuk meningkatkan praktik pengelolaan SDM yang ada, seperti manajemen kinerja, akuisisi talenta, dan pelatihan.
3. Informasi: People analytics dimanfaatkan pada tahap ini untuk menciptakan dampak bisnis. Di sini data dapat diakses dan data internal digabungkan dengan data eksternal.
4. Koneksi: Alat digital dan software digunakan untuk menciptakan hubungan antar orang. Di sini teknologi dapat menumbuhkan rasa memiliki, memanfaatkan teknologi untuk membangun koneksi.

Digital HR mengintegrasikan teknologi dan sistem otomatis untuk meningkatkan manajemen SDM. Lebih dari sekadar modernisasi sederhana, ini berfokus pada revolusi dalam proses, membantu manajer dan tim fokus pada inovasi strategis.

SDM Tradisional vs. digital HR

Digital HR berbeda dari SDM tradisional karena mendigitalisasi tugas manual, seperti pencatatan, analisis data, dan menjawab pertanyaan karyawan. Perbedaan antara keduanya dapat dilihat dalam diagram ini.

Manfaat HR Digital

Praktik HR digital menawarkan keunggulan kompetitif bagi organisasi, beserta manfaat lainnya. Kami telah mencantumkan yang penting di bawah ini.

Merampingkan proses HR

Digitalisasi proses HR membantu merampingkan dan menyusun prosesnya. Dalam hal perekrutan, alih-alih melacak semua pelamar secara manual, Anda dapat menggunakan Application Tracking System (ATS).

Sistem ATS menangani tugas-tugas seperti:

• Memposting lowongan di berbagai platform kerja
• Terhubung dengan calon kandidat
• Menjadwalkan wawancara dan panggilan
• Menyaring kumpulan kandidat melalui saluran perekrutan

Meningkatkan produktivitas

Otomatisasi tugas HR dapat membebaskan personel HR untuk pekerjaan prioritas tinggi yang membutuhkan pemikiran kritis dan keterampilan pemecahan masalah. Ini akhirnya meningkatkan produktivitas profesional HR yang menangani karyawan dan mengurus kebutuhan mereka.

Meningkatkan pengalaman karyawan

Pengalaman karyawan terdiri dari tiga komponen utama: pengalaman fisik, pengalaman digital, dan pengalaman budaya. Lonjakan besar dalam pekerjaan jarak jauh dan hybrid telah membuat komponen digital menjadi lebih penting. Di sinilah HR digital dapat meningkatkan pengalaman karyawan, terutama dalam hal layanan mandiri karyawan.

Di sini, karyawan dapat:

• Melihat dan mengunduh slip gaji, formulir pajak, dan dokumen lainnya
• Mengelola paket tunjangan seperti asuransi kesehatan, rencana pensiun, dan tunjangan lainnya
• Memperbarui detail kontak dan informasi pribadi lainnya langsung di sistem HR
• Mencatat jam kerja dan melacak catatan kehadiran

Fitur layanan mandiri ini membantu karyawan memenuhi kebutuhan terkait HR secara efisien, mengurangi beban administratif pada departemen HR dan membuat pengalaman digital karyawan lebih lancar dan lebih ramah pengguna.

Pengelolaan data yang lebih baik

Digitalisasi mengurangi risiko kehilangan data. Menggunakan solusi perangkat lunak seperti Human Resource Information System (HRIS) atau ATS memungkinkan pengelolaan data yang lebih baik daripada metode manual. Sebagian besar perangkat lunak HR saat ini juga dilengkapi dengan fitur analitik dan pelaporan, memudahkan personel HR untuk menganalisis data internal dan membuat keputusan berbasis data.

Perekrutan strategis

Perekrutan adalah fungsi HR yang penting dalam organisasi mana pun. HR digital menyederhanakan perekrutan, membantu Anda menyesuaikan proses seleksi dan mengevaluasi kandidat dengan lebih baik. Ini menghasilkan kandidat yang lebih selaras dengan budaya dan tujuan organisasi Anda.

Meningkatkan manajemen talenta

Manajemen talenta adalah salah satu bidang di mana digitalisasi telah banyak terlihat. Penyaringan kandidat, penjadwalan wawancara, dan onboarding dapat sebagian besar diotomatisasi.

Proses Transformasi Digital HR

Memanfaatkan digital dalam HR bukanlah hal yang mudah, diperlukan pertimbangan yang cermat dan banyak waktu, usaha, dan sumber daya. Jadi bagaimana kita mendekati proyek dengan skala sebesar ini?

Tahapan transformasi digital HR

Setiap organisasi yang terlibat dalam transformasi digital melalui enam tahap.

• Bisnis seperti biasa: HR bertindak berdasarkan keyakinan bahwa solusi saat ini akan tetap relevan.
• Hadir dan aktif: Pada tahap ini, melalui berbagai eksperimen dan uji coba, literasi digital dan kreativitas tercipta di seluruh perusahaan.
• Diformalkan: Eksperimen menjadi lebih terarah dan ada dukungan dari kepemimpinan.
• Strategis: Tim multidisiplin melaksanakan sebagian besar inisiatif HR digital. Kolaborasi meningkat, mengarah pada peta jalan transformasi digital HR yang strategis.
• Konvergen: Tim transformasi digital khusus memandu dukungan digital terhadap strategi HR.
• Inovatif dan adaptif: Saat ini transformasi digital telah menjadi 'bisnis seperti biasa' organisasi dan merupakan proses yang berkelanjutan.

Memahami tahapan-tahapan ini penting karena beberapa alasan. Ini membantu organisasi memahami kemajuan mereka dalam perjalanan transformasi digital dan mengidentifikasi langkah selanjutnya. Kedua, ini memastikan bahwa tujuan selaras dengan strategi bisnis yang lebih luas. Terakhir, ini memfasilitasi pendekatan perubahan yang terstruktur. Dengan cara ini, organisasi dapat dengan mudah beradaptasi dengan perubahan teknologi dan mencapai tujuan mereka.

Praktik Terbaik Untuk Transformasi Digital Di Bidang Sumber Daya Manusia

Terkadang, memulai dengan HR digital bisa terasa membebani. Mengikuti praktik terbaik yang tercantum di bawah ini akan menjadi kunci pendorong kesuksesan.

Evaluasi proses HR Anda saat ini

Mulailah dengan audit situasi saat ini. Anda dapat mengurutkan prioritas berdasarkan audit dan memutuskan dari mana harus memulai. Berikut beberapa pertanyaan yang perlu Anda ajukan:

• Alat HR apa yang saat ini Anda gunakan untuk menjalankan berbagai proses HR?
• Area apa yang perlu Anda identifikasi yang bisa memberikan dampak maksimal? Lihat apakah Anda dapat menyelaraskannya dengan tujuan bisnis Anda.
• Bagaimana setiap alat dan solusi dikelola? Apakah terjadi secara otomatis?
• Jika alat digital sudah tersedia, buatlah gambaran umum solusi HR saat ini. Apakah sistem-sistem ini berkomunikasi satu sama lain? Jika ya, bagaimana?

Tentukan tujuan dan metrik kesuksesan yang jelas

Tujuan dan metrik cenderung berbeda untuk setiap organisasi. Misalkan tujuan kita adalah meningkatkan efisiensi operasional dengan biaya, waktu, dan orang yang lebih rendah. Dalam hal ini, Anda dapat menggunakan metrik berikut untuk mengukur tujuan ini:

• Biaya HR per karyawan: Menghitung total pengeluaran HR dengan jumlah total karyawan. Penurunan biaya HR per karyawan berarti transformasi digital telah membuat proses HR lebih hemat biaya.
• Waktu penyampaian layanan HR: Ini menghitung rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan layanan HR. Pengurangan waktu penyampaian layanan mencerminkan peningkatan efisiensi operasional dan waktu respons yang lebih cepat karena alat dan proses digital.
• Tingkat pemanfaatan layanan karyawan: Melacak persentase transaksi terkait HR yang diselesaikan oleh karyawan menggunakan portal atau aplikasi layanan mandiri. Tingkat pemanfaatan yang tinggi menandakan bahwa karyawan menggunakan alat digital HR untuk mengelola kebutuhan mereka. Ini mengurangi beban administratif pada departemen HR, meningkatkan produktivitas secara keseluruhan dan waktu yang dihabiskan untuk tugas rutin.

Kembangkan keterampilan digital HR dalam tim Anda

Praktisi HR membutuhkan keterampilan yang tepat untuk menerapkan transformasi digital, dimulai dengan kelincahan digital. Kelincahan digital adalah kemampuan untuk beradaptasi dengan cepat dan memanfaatkan teknologi digital untuk meningkatkan proses HR, meningkatkan efisiensi, dan mendorong inovasi.

Anda dapat mengembangkan kelincahan digital dengan:

• Membiasakan diri dengan berbagai jenis teknologi
• Berkolaborasi dengan departemen lain dalam inovasi
• Bekerja pada keterampilan manajemen perubahan

Terapkan pendekatan bertahap

Pendekatan bertahap untuk transformasi digital membantu Anda melakukan perbaikan bila diperlukan. Lebih baik memulai dengan proyek percontohan sebelum mendigitalkan proses SDM tertentu. Ini akan membantu Anda menguji dan menyempurnakan strategi digitalisasi SDM Anda. Misalnya, jika Anda ingin mengotomatisasi proses penggajian, daripada melakukannya dengan seluruh organisasi, mulailah dengan satu atau dua tim dan kemudian tingkatkan skalanya.

Membentuk tim lintas fungsi

IT, legal, dan pemangku kepentingan lainnya penting dalam membangun tim transformasi lintas fungsi. Tim-tim ini meningkatkan implementasi dan memastikan kepatuhan serta keselarasan dengan strategi organisasi yang lebih luas.

Menerapkan solusi yang dapat ditingkatkan skalanya

Baik Anda menerapkan perangkat lunak atau alat SDM, Anda menginginkannya dapat ditingkatkan skalanya. Proses memilih, membeli, menerapkan, dan meluncurkan alat digital memakan waktu dan biaya untuk diulang berkali-kali. Jadi, seiring pertumbuhan organisasi, alat dan perangkat lunak juga harus dapat ditingkatkan skalanya.

Fokus pada pengalaman karyawan

Sebagian besar, karyawan perusahaan akan menggunakan alat-alat ini secara teratur. Karenanya, perangkat lunak yang diluncurkan harus meningkatkan pengalaman karyawan. Untuk memastikan ini terjadi, libatkan karyawan dan mintalah pendapat mereka.

Menyiapkan rencana manajemen perubahan

Rencana manajemen perubahan digital harus disiapkan untuk mempersiapkan orang-orang menghadapi perubahan yang akan datang. Dengan demikian, akan bijaksana untuk melakukan kegiatan berikut:

• Berkomunikasi dengan pemangku kepentingan untuk memahami bagaimana perubahan akan berdampak pada perusahaan
• Menggunakan Cynefin framework untuk memproses bagaimana perubahan akan terjadi melalui langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti
• Mendasarkan komunikasi perubahan pada kerangka kerja nilai-nilai yang bersaing
• Menggunakan template manajemen pemangku kepentingan untuk mengelola berbagai pemangku kepentingan

Membangun tumpukan teknologi SDM yang terintegrasi

Perangkat lunak SDM digital digunakan untuk setiap proses SDM. Anda dapat mengkategorikannya menjadi tiga teknologi:

• Solusi SDM: HRIS, penggajian, kompensasi, dan perangkat lunak manajemen tunjangan.
• Perekrutan: ATS, alat pra-seleksi, perangkat lunak referensi, dll.
• Pengalaman karyawan: Onboarding, LMS, perangkat lunak manajemen kinerja, dan penghargaan.

Kebanyakan perusahaan menggunakan alat dan perangkat lunak dari setiap kategori untuk membangun tumpukan SDM mereka. Anda harus membuat tumpukan SDM terintegrasi di mana semua elemen bekerja bersama. Misalnya, Sistem Manajemen SDM Anda harus terintegrasi dengan perangkat lunak penggajian Anda. Sekumpulan alat yang tidak dapat berkomunikasi satu sama lain akan kontraproduktif, mengarah ke tujuan yang berbeda untuk setiap proses SDM.

Contoh Transformasi Digital HR

Bagaimana bentuk transformasi digital dalam praktik? Berikut beberapa contohnya.

Sistem HCM

Sistem Human Capital Management (HCM) mengintegrasikan berbagai fungsi HR, seperti penggajian, manajemen kinerja, tunjangan, dan manajemen talenta ke dalam satu sistem digital. Implementasi sistem HCM membantu mengefisienkan proses, meningkatkan akurasi data, dan memberikan tampilan terpusat informasi karyawan. Sistem ini juga memungkinkan karyawan dengan alat swalayan untuk meminta cuti, mengelola tunjangan, dan memperbarui informasi pribadi.

Dengan mengotomatisasi fungsi-fungsi inti HR, sistem HCM mengurangi kesalahan, meningkatkan efisiensi, dan memungkinkan tim HR untuk fokus pada tugas-tugas strategis.

Application Tracking Systems (ATS)

Platform ATS mengelola perekrutan, dari posting lowongan kerja hingga pelacakan lamaran kandidat dan koordinasi wawancara. Implementasi platform ATS membantu tim HR mengefisienkan alur kerja, menilai kandidat, dan meningkatkan komunikasi dengan pelamar. Hal ini meningkatkan kecepatan dan kualitas perekrutan, mengurangi beban administratif perekrutan, dan memungkinkan HR membuat keputusan berbasis data.

Otomatisasi onboarding

Otomatisasi onboarding menggunakan alat digital untuk mengefisienkan dan menstandarisasi onboarding karyawan baru. Ini termasuk mengirim email karyawan baru, memberikan akses ke materi pelatihan, dan melengkapi dokumentasi secara elektronik. Mengotomatisasi onboarding mengurangi pekerjaan administratif, meningkatkan pengalaman karyawan, dan mempercepat produktivitas karyawan baru dengan menyediakan proses onboarding yang terstruktur.

Portal swalayan karyawan

Portal swalayan memungkinkan karyawan mengelola tugas-tugas terkait HR mereka, seperti memperbarui informasi pribadi, meminta cuti, dan mengakses informasi tunjangan. Portal ini biasanya merupakan bagian dari sistem HCM yang lebih besar dan dapat diakses dari mana saja, memberikan fleksibilitas dan kenyamanan bagi karyawan. Portal swalayan memungkinkan karyawan mengendalikan informasi pribadi mereka, mengurangi beban administratif HR dan meningkatkan pengalaman karyawan.

People analytics

People analytics menggunakan analitik dan alat data untuk memahami tren tenaga kerja, mengevaluasi kinerja karyawan, dan membuat keputusan HR berbasis data. Ini mencakup analisis pergantian karyawan, pelacakan produktivitas, dan peramalan talenta. Selanjutnya, ini memberikan wawasan yang dapat ditindaklanjuti yang membantu pemimpin HR mengoptimalkan manajemen talenta, meningkatkan retensi, dan membuat keputusan yang tepat tentang strategi tenaga kerja.

Digital adoption platforms (DAPs)

Digital Adoption Platforms (DAPs) merupakan contoh penting transformasi digital HR. Mereka memfasilitasi integrasi, adopsi, dan penggunaan efektif dari alat dan teknologi organisasi. Digital Adoption Platform (DAP) memandu karyawan melalui perangkat lunak dan proses baru dengan menyediakan panduan dalam aplikasi, tutorial, dan dukungan real-time. DAP membantu pengguna beradaptasi dengan alat digital lebih cepat, meminimalkan gangguan dan meningkatkan efisiensi dengan teknologi baru.

Studi Kasus HR Digital

Transformasi digital dapat memengaruhi fungsi HR – dari perekrutan dan onboarding hingga penggajian dan tunjangan. Transformasi ini dapat bervariasi dalam skala, dari beberapa hari hingga lebih dari setahun. Kami memiliki tiga studi kasus transformasi HR digital dari perusahaan yang mengatasi tantangan bisnis tertentu.

ATOS

Di Atos, sebuah perusahaan IT dan konsultasi, terdapat kesenjangan antara sistem HR inti dan fungsi manajemen dokumen karyawannya. Untuk menjembatani kesenjangan ini, organisasi menginginkan alat yang memfasilitasi layanan HR end-to-end yang mulus untuk karyawan, manajer, dan personel HR. Atos memilih solusi berbasis cloud yang akan diterapkan di 70 negara.

Perangkat lunak ini mengintegrasikan sistem Manajemen Berkas Karyawan organisasi dengan model perekrutan HRIS-nya, memungkinkan operasi yang efisien dan otomatisasi proses surat penawaran. Para manajer kini dapat mengakses HRIS secara langsung dan menghasilkan surat penawaran dengan sekali tekan tombol, menghilangkan kebutuhan untuk menghubungi personel HR untuk persetujuan karyawan baru.

Perusahaan energi global: Menggunakan HR digital untuk meningkatkan EX

Sebuah perusahaan energi global menyadari adanya perbedaan besar antara digitalisasi eksternal dan internal. Pelatihan kepatuhan dan penyampaian mereka sudah ketinggalan zaman dan tidak efektif. Direktur Perubahan dan Inovasi HR sementara perusahaan menggunakan ini untuk mengubah keadaan dengan memperkenalkan gamifikasi untuk mengatasi masalah tersebut. Sebuah aplikasi pelatihan dikembangkan yang memungkinkan karyawan mendapatkan lencana dan memperoleh skor tinggi yang dapat dilihat oleh seluruh karyawan.

Hasilnya, perusahaan melihat peningkatan 100% dalam tes, dan pelatihan kepatuhan mereka diselesaikan dalam 3 bulan (turun dari 9 bulan sebelumnya).

KPMG Belgium

Studi kasus transformasi digital HR ini berfokus pada preboarding, langkah yang sering diabaikan namun penting menuju karyawan yang bahagia dan terlibat. KPMG Belgium tidak memiliki proses preboarding – khususnya untuk lulusan, ini dapat menyebabkan periode yang relatif lebih lama dari saat mereka menandatangani kontrak hingga hari pertama mereka bekerja. Jadi, mereka memutuskan untuk menggunakan perangkat lunak onboarding terintegrasi untuk menyelesaikan masalah ini.

Preboarding organisasi dimulai segera setelah kandidat menandatangani kontrak. Aplikasi mengirimkan kepada kandidat semua informasi penting yang mereka butuhkan, termasuk detail kontak rekan kerja mereka. Setelah dua tahun melakukan pre-boarding, KPMG melihat:

• Tingkat aktivasi aplikasi sebesar 81%
• Karyawan baru memberi nilai pengalaman 4.5 dari 5

Cara Mengimplementasikan Strategi HR Digital

Meskipun mengimplementasikan strategi HR digital terdengar bagus secara teori, hal ini bisa menjadi menantang. Berikut beberapa petunjuk yang perlu diperhatikan saat mengimplementasikannya.

Identifikasi proses-proses utama

Mulai dengan proses HR yang berdampak tinggi seperti rekrutmen, onboarding, manajemen kinerja, dan pembelajaran dan pengembangan untuk memaksimalkan manfaat digitalisasi.

Tetapkan tujuan yang jelas

Tentukan tujuan spesifik dan terukur untuk transformasi HR digital Anda, seperti peningkatan keterlibatan karyawan, rekrutmen yang lebih cepat, atau penggajian yang lebih efisien.

Pilih teknologi yang tepat

Teliti dan pilih solusi teknologi HR yang selaras dengan tujuan strategis Anda, dengan mempertimbangkan fitur seperti akses berbasis cloud, integrasi, dan skalabilitas.

Pastikan privasi data

Pastikan kepatuhan terhadap peraturan perlindungan data yang relevan dengan menerapkan langkah-langkah keamanan yang kuat untuk data karyawan.

Evaluasi kinerja

Dengan tujuan dan metrik yang ditetapkan dalam strategi transformasi digital Anda, evaluasi secara kritis apa yang berhasil dan tidak berhasil. Anda juga dapat membuat penyesuaian tepat waktu dengan mengumpulkan umpan balik dari karyawan.

Kesimpulan

Transformasi digital HR adalah perjalanan berkelanjutan dan bukan kejadian satu kali. Setelah solusi baru diterapkan, penting untuk tetap tangkas dan responsif terhadap perubahan kebutuhan bisnis dan inovasi teknologi. Komitmen berkelanjutan untuk perbaikan ini menumbuhkan kesuksesan jangka panjang dan menciptakan keunggulan kompetitif yang signifikan.