RR.HH. Digital: Beneficios, Estrategia y Ejemplos

HR Digital es la aplicación de tecnologías avanzadas, análisis, características digitales y comportamientos para optimizar los recursos humanos y brindar un rendimiento organizacional sostenible. Se ha convertido en parte integral de cada proceso de HR y es clave para crear una excelente experiencia del empleado.

El HR Digital es esencial para las empresas que desean optimizar sus procesos internos y promover la eficiencia. Los elementos de digitalización existen en cada etapa del ciclo de vida del empleado, desde el reclutamiento y la selección hasta la incorporación, la gestión del desempeño, el compromiso y la desvinculación. HR está ahora a la vanguardia de la innovación, aprovechando la tecnología, el análisis de datos y la comprensión del comportamiento humano para dar forma a los lugares de trabajo.

¿Qué Es HR Digital?

HR Digital es la integración de tecnologías digitales en los procesos de recursos humanos para hacerlos más eficientes y conectados. Conduce a una organización más ágil y receptiva.

Las organizaciones experimentan una transformación digital, transformando las operaciones de recursos humanos y sus formas de trabajo, lo que conduce a una organización más centrada en los empleados. Cuatro fases caracterizan el viaje de HR digital de una organización:

1. Eficiencia de HR: En esta etapa, las empresas invierten en plataformas tecnológicas que gestionan eficientemente los procesos de HR. La pregunta es: "¿Hasta qué punto utilizamos la tecnología para agilizar el trabajo administrativo de HR?"
2. Efectividad de HR: Las empresas utilizan tecnologías para mejorar las prácticas existentes de personal, como la gestión del desempeño, la adquisición de talento y la capacitación.
3. Información: En esta etapa se aprovecha la analítica de personas para crear impacto empresarial. Aquí los datos son accesibles y se combinan datos internos con externos.
4. Conexión: Se utilizan herramientas digitales y software para crear conexiones entre personas. Aquí las tecnologías pueden fomentar un sentido de pertenencia, aprovechando las tecnologías para construir conexiones.

HR Digital integra tecnologías y sistemas automatizados para mejorar la gestión de personas. Más que una simple modernización, se centra en la revolución de los procesos, ayudando a los gerentes y equipos a enfocarse en innovaciones estratégicas.

HR Tradicional vs. HR Digital

HR Digital difiere del HR tradicional porque digitaliza tareas manuales, como el mantenimiento de registros, análisis de datos y respuesta a preguntas de los empleados. Las diferencias entre los dos se pueden ver en este diagrama.

Beneficios de HR Digital

Las prácticas de HR digital ofrecen ventajas competitivas a las organizaciones, junto con otros beneficios. Hemos enumerado los más importantes a continuación.

Optimización de procesos de HR

La digitalización de procesos de HR ayuda a optimizarlos y estructurarlos. En el caso del reclutamiento, en lugar de rastrear manualmente a todos los candidatos, puede utilizar un Sistema de Seguimiento de Aplicaciones (ATS).

Un sistema ATS se encarga de tareas como:

• Publicación de vacantes en múltiples bolsas de trabajo
• Conexión con candidatos potenciales
• Programación de entrevistas y llamadas
• Refinamiento del grupo de candidatos a través del embudo de reclutamiento

Mejora de la productividad

La automatización de tareas de HR puede liberar al personal de HR para trabajo de alta prioridad que requiere pensamiento crítico y habilidades de resolución de problemas. Esto finalmente mejora la productividad de los profesionales de HR que manejan empleados y se ocupan de sus necesidades.

Impulso de la experiencia del empleado

La experiencia del empleado consiste en tres componentes clave: la experiencia física, la experiencia digital y la experiencia cultural. El aumento masivo del trabajo remoto e híbrido ha hecho que el componente digital sea más importante. Aquí es donde el HR digital puede mejorar la experiencia del empleado, especialmente en el caso del autoservicio del empleado.

Aquí, los empleados pueden:

• Ver y descargar recibos de pago, formularios fiscales y otros documentos
• Gestionar planes de beneficios como seguro médico, planes de jubilación y otras prestaciones
• Actualizar datos de contacto y otra información personal directamente en el sistema de HR
• Registrar horas de trabajo y controlar registros de asistencia.

Estas funciones de autoservicio ayudan a los empleados a satisfacer sus necesidades relacionadas con HR de manera eficiente, reduciendo la carga administrativa en los departamentos de HR y haciendo que la experiencia digital del empleado sea más fluida y fácil de usar.

Mejor gestión de datos

La digitalización reduce el riesgo de pérdida de datos. El uso de soluciones de software como el Sistema de Información de Recursos Humanos (HRIS) o ATS permite una mejor gestión de datos que los métodos manuales. La mayoría del software de HR actual también viene con funciones de análisis e informes, facilitando al personal de HR analizar datos internos y tomar decisiones basadas en datos.

Reclutamiento estratégico

El reclutamiento es una función crucial de HR en cualquier organización. El HR digital simplifica el reclutamiento, ayudándote a escalar tu proceso de selección y evaluar mejor a los candidatos. Esto resulta en candidatos más alineados con tu cultura organizacional y objetivos.

Mejorando la gestión del talento

La gestión del talento es un área donde la digitalización se ha visto abundantemente. La selección de candidatos, la programación de entrevistas y la incorporación pueden automatizarse en gran medida.

El Proceso De Transformación Digital De RRHH

Aprovechar lo digital en RRHH no es una tarea simple, requiere una consideración cuidadosa y mucho tiempo, esfuerzo y recursos. Entonces, ¿cómo abordamos un proyecto de esta magnitud?

Etapas de la transformación digital de RRHH

Cada organización que se involucra en la transformación digital pasa por seis etapas.

• Negocio como siempre: RRHH actúa bajo la creencia de que las soluciones actuales seguirán siendo relevantes.
• Presente y activo: En esta etapa, a través de diferentes experimentaciones y pruebas, se crea alfabetización digital y creatividad en toda la empresa.
• Formalizado: La experimentación se vuelve más intencional y hay apoyo del liderazgo.
• Estratégico: Los equipos multidisciplinarios ejecutan la mayoría de las iniciativas digitales de RRHH. La colaboración aumenta, llevando a hojas de ruta estratégicas de transformación digital de RRHH.
• Convergido: Un equipo dedicado a la transformación digital guía el soporte digital de la estrategia de RRHH.
• Innovador y adaptativo: A estas alturas, la transformación digital se ha convertido en el 'negocio habitual' de la organización y es un proceso continuo.

Entender estas etapas es importante por varias razones. Ayuda a las organizaciones a comprender su progreso en el viaje de transformación digital y a identificar los siguientes pasos. En segundo lugar, asegura que los objetivos estén alineados con las estrategias comerciales más amplias. Por último, facilita un enfoque estructurado para el cambio. De esta manera, las organizaciones pueden adaptarse fácilmente a los cambios tecnológicos y alcanzar sus objetivos.

Mejores Prácticas Para la Transformación Digital en Recursos Humanos

A veces, comenzar con RR.HH. digital puede ser abrumador. Seguir las mejores prácticas enumeradas a continuación será clave para el éxito.

Evalúa tus procesos actuales de RR.HH.

Comienza con una auditoría de la situación actual. Puedes ordenar tus prioridades según la auditoría y decidir por dónde empezar. Estas son algunas preguntas para hacerte:

• ¿Qué tipo de herramientas de RR.HH. estás utilizando actualmente para ejecutar varios procesos de RR.HH.?
• ¿Qué áreas necesitas identificar que podrían tener el máximo impacto? Observa si puedes alinearlo con tus objetivos empresariales.
• ¿Cómo se mantiene cada herramienta y solución? ¿Sucede automáticamente?
• Si ya existen herramientas digitales, crea una visión general de las soluciones actuales de RR.HH. ¿Estos sistemas se comunican entre sí? Si es así, ¿cómo?

Define objetivos claros y métricas de éxito

Los objetivos y métricas tienden a diferir según la organización. Digamos que nuestro objetivo es mejorar la eficiencia operativa a menor costo, tiempo y personal. En este caso, podrías usar las siguientes métricas para medir este objetivo:

• Costo de RR.HH. por empleado: Calcula el gasto total de RR.HH. con el número total de empleados. Una disminución en el costo de RR.HH. por empleado significaría que la transformación digital ha hecho el proceso de RR.HH. más rentable.
• Tiempo de entrega del servicio de RR.HH.: Esto calcula el tiempo promedio que se tarda en completar los servicios de entrega de RR.HH. La reducción en el tiempo de entrega del servicio refleja una mayor eficiencia operativa y tiempos de respuesta más rápidos debido a las herramientas y procesos digitales.
• Tasa de utilización del servicio por empleado: Rastrea el porcentaje de transacciones relacionadas con RR.HH. completadas por los empleados utilizando portales o aplicaciones de autoservicio. Una alta tasa de utilización significa que los empleados utilizan herramientas digitales de RR.HH. para gestionar sus necesidades. Esto reduce la carga administrativa en el departamento de RR.HH., mejorando la productividad general y el tiempo dedicado a tareas rutinarias.

Desarrolla habilidades digitales de RR.HH. dentro de tu equipo

Los profesionales de RR.HH. necesitan las habilidades adecuadas para implementar la transformación digital, comenzando con la agilidad digital. La agilidad digital es la capacidad de adaptarse rápidamente y aprovechar las tecnologías digitales para mejorar los procesos de RR.HH., mejorar la eficiencia e impulsar la innovación.

Puedes desarrollar la agilidad digital mediante:

• Familiarizándote con diferentes tipos de tecnologías
• Colaborando con otros departamentos en innovación
• Trabajando en habilidades de gestión del cambio

Adopta un enfoque por fases

Un enfoque por fases para la transformación digital te ayuda a hacer enmiendas cuando sea necesario. Es mejor comenzar con un proyecto piloto antes de digitalizar un proceso específico de RRHH. Esto te ayudará a probar y refinar tu estrategia de digitalización de RRHH. Por ejemplo, si deseas automatizar tu proceso de nómina, en lugar de hacerlo con toda la organización, comienza con uno o dos equipos y luego escala.

Crear equipos multifuncionales

TI, legal y otros interesados son importantes en la construcción de equipos de transformación multifuncionales. Estos equipos mejoran la implementación y aseguran el cumplimiento y alineación con estrategias organizacionales más amplias.

Implementar soluciones escalables

Ya sea que implementes software o herramientas de RRHH, quieres que sean escalables. El proceso de seleccionar, comprar, implementar y lanzar herramientas digitales es costoso en términos de tiempo y dinero para repetirlo innumerables veces. Por lo tanto, a medida que la organización crece, las herramientas y el software también deben ser escalables.

Enfocarse en la experiencia del empleado

En su mayoría, los empleados de la empresa usarán estas herramientas regularmente. Por lo tanto, el software implementado debe mejorar la experiencia del empleado. Para asegurar que esto suceda, involucra a los empleados y pide sus opiniones.

Preparar un plan de gestión del cambio

Un plan de gestión del cambio digital debe estar en marcha para preparar a las personas para los cambios próximos. Por lo tanto, sería prudente realizar las siguientes actividades:

• Comunicarse con los interesados para entender cómo el cambio impactará a la empresa
• Usar el Cynefin framework para procesar cómo ocurrirá el cambio a través de pasos accionables
• Basar tus comunicaciones de cambio en el marco de valores competitivos
• Usar una plantilla de gestión de interesados para manejar múltiples partes interesadas

Construir un stack tecnológico de RRHH integrado

El software digital de RRHH se utiliza para cada proceso de RRHH. Puedes categorizarlos en tres tecnologías:

• Soluciones de RRHH: HRIS, nómina, compensación y software de gestión de beneficios.
• Reclutamiento: ATS, herramientas de preselección, software de referencias, etc.
• Experiencia del empleado: Incorporación, LMS, software de gestión del desempeño y recompensas.

La mayoría de las empresas utilizan herramientas y software de cada categoría para construir su stack de RRHH. Debes crear un stack de RRHH integrado donde todos los elementos trabajen juntos. Por ejemplo, tu Sistema de Gestión de RRHH debe integrarse con tu software de nómina. Un conjunto de herramientas que no pueden comunicarse entre sí sería contraproducente, llevando a diferentes destinos para cada proceso de RRHH.

Ejemplos de Transformación Digital de RRHH

¿Cómo es la transformación digital en la práctica? Aquí hay algunos ejemplos.

Sistemas HCM

Los sistemas de Gestión del Capital Humano (HCM) integran varias funciones de RRHH, como nómina, gestión del desempeño, beneficios y gestión del talento en un único sistema digital. La implementación de sistemas HCM ayuda a optimizar procesos, mejora la precisión de datos y proporciona una vista centralizada de la información del empleado. También permite a los empleados usar herramientas de autoservicio para solicitar tiempo libre, gestionar sus beneficios y actualizar información personal.

Al automatizar las funciones básicas de RRHH, los sistemas HCM reducen errores, mejoran la eficiencia y permiten que los equipos de RRHH se enfoquen en tareas estratégicas.

Sistemas de Seguimiento de Aplicaciones (ATS)

Las plataformas ATS gestionan el reclutamiento, desde publicaciones de trabajo hasta el seguimiento de solicitudes de candidatos y la coordinación de entrevistas. La implementación de plataformas ATS ayuda a los equipos de RRHH a optimizar flujos de trabajo, evaluar candidatos y mejorar las comunicaciones con los solicitantes. Mejora la velocidad y calidad del reclutamiento, reduce la carga administrativa de la contratación y permite que RRHH tome decisiones basadas en datos.

Automatización de incorporación

La automatización de incorporación utiliza herramientas digitales para optimizar y estandarizar la incorporación de nuevos empleados. Esto incluye enviar correos electrónicos a nuevos empleados, proporcionar acceso a materiales de capacitación y completar documentación electrónicamente. La automatización de la incorporación reduce el trabajo administrativo, mejora la experiencia del empleado y acelera la productividad de los nuevos empleados al proporcionar un proceso estructurado de incorporación.

Portales de autoservicio para empleados

Los portales de autoservicio permiten a los empleados gestionar sus tareas relacionadas con RRHH, como actualizar información personal, solicitar tiempo libre y acceder a información de beneficios. Estos portales son típicamente parte de un sistema HCM más grande y son accesibles desde cualquier lugar, proporcionando flexibilidad y conveniencia a los empleados. Los portales de autoservicio permiten a los empleados controlar su información personal, reduciendo la carga administrativa para RRHH y mejorando la experiencia del empleado.

Analítica de personas

La analítica de personas utiliza herramientas analíticas y de datos para comprender tendencias laborales, evaluar el desempeño de los empleados y tomar decisiones de RRHH basadas en datos. Abarca análisis de rotación, seguimiento de productividad y previsión de talento. Además, proporciona información procesable que ayuda a los líderes de RRHH a optimizar la gestión del talento, mejorar la retención y tomar decisiones informadas sobre estrategias laborales.

Plataformas de adopción digital (DAPs)

Las Plataformas de Adopción Digital (DAPs) representan un ejemplo notable de transformación digital de RRHH. Facilitan la integración, adopción y uso efectivo de herramientas y tecnologías organizacionales. Un DAP guía a los empleados a través de nuevos softwares y procesos proporcionando orientación dentro de la aplicación, tutoriales y soporte en tiempo real. DAP ayuda a los usuarios a adaptarse a las herramientas digitales más rápidamente, minimizando la interrupción y mejorando la eficiencia con las nuevas tecnologías.

Casos de Estudio de RRHH Digital

La transformación digital puede afectar las funciones de RRHH, desde el reclutamiento y la incorporación hasta la nómina y los beneficios. Esta transformación puede variar en escala, desde unos días hasta más de un año. Tenemos tres casos de estudio de transformación digital de RRHH de empresas que abordaron un desafío empresarial específico.

ATOS

En Atos, una empresa de TI y consultoría, había una desconexión entre el sistema central de RRHH y su función de gestión de documentos de empleados. Para cerrar esta brecha, la organización quería una herramienta que facilitara servicios de entrega de RRHH sin problemas para empleados, gerentes y personal de RRHH. Atos eligió una solución basada en la nube que se implementaría en 70 países.

Este software integró el sistema de Gestión de Archivos de Empleados de la organización con el modelo de reclutamiento de su SIRH, permitiendo operaciones simplificadas y automatización del proceso de carta de oferta. Los gerentes ahora podían acceder al SIRH directamente y generar una carta de oferta con solo presionar un botón, eliminando la necesidad de contactar al personal de RRHH para la aprobación de nuevas contrataciones.

Empresa global de energía: Uso de RRHH digital para mejorar la EX

Una empresa global de energía notó una diferencia considerable entre la digitalización externa e interna. Su capacitación en entrega y cumplimiento estaba desactualizada e ineficaz. El Director Interino de Cambio e Innovación de RRHH de la empresa aprovechó esto para cambiar las cosas introduciendo la gamificación para abordar el problema. Se desarrolló una aplicación de capacitación que permitía a los empleados ganar insignias y obtener puntajes altos visibles para toda la base de empleados.

Como resultado, la empresa vio un 100% de adopción en las pruebas, y su capacitación de cumplimiento se completó en 3 meses (en lugar de los 9 meses anteriores).

KPMG Belgium

El caso de estudio de transformación digital de RRHH se centra en el preboarding, un paso a menudo pasado por alto pero importante hacia empleados felices y comprometidos. KPMG Belgium no tenía un proceso de preboarding – particularmente para los graduados, esto podría llevar a períodos relativamente más largos desde el momento en que firmaron el contrato hasta su primer día de trabajo. Entonces, decidieron usar un software de incorporación integrado para resolver este problema.

El preboarding de la organización comienza tan pronto como el candidato firma el contrato. La aplicación envía a los candidatos toda la información esencial que necesitan, incluyendo los datos de contacto de sus colegas. Después de dos años de preboarding, KPMG vio:

• Una tasa de activación de la aplicación del 81%
• Nuevas contrataciones calificando experiencias en 4.5 de 5

Cómo Implementar una Estrategia de RR.HH. Digital

Aunque implementar una estrategia de RR.HH. digital suena bien en teoría, puede ser intimidante. Aquí hay algunos consejos sobre aspectos a tener en cuenta durante su implementación.

Identificar procesos clave

Comience con procesos de RR.HH. de alto impacto como reclutamiento, incorporación, gestión del desempeño y aprendizaje y desarrollo para maximizar los beneficios de la digitalización.

Establecer objetivos claros

Defina metas específicas y medibles para su transformación digital de RR.HH., como mejorar el compromiso de los empleados, acelerar el reclutamiento o simplificar la nómina.

Elegir la tecnología adecuada

Investigue y seleccione soluciones tecnológicas de RR.HH. que se alineen con sus objetivos estratégicos, considerando características como acceso en la nube, integraciones y escalabilidad.

Garantizar la privacidad de datos

Asegure el cumplimiento de las regulaciones relevantes de protección de datos implementando medidas de seguridad robustas para la información de los empleados.

Evaluar el desempeño

Con los objetivos y métricas establecidos en su estrategia de transformación digital, evalúe críticamente qué funciona y qué no. También puede realizar ajustes oportunos recopilando comentarios de los empleados.

Conclusión

La transformación digital de RRHH es un viaje continuo en lugar de un evento único. Una vez que se implementa una nueva solución, es importante mantener la agilidad y la capacidad de respuesta a las necesidades comerciales cambiantes y a las innovaciones tecnológicas. Este compromiso continuo con la mejora fomenta el éxito a largo plazo y crea una ventaja competitiva significativa.