RH Numérique : Avantages, Stratégie et Exemples

Le RH numérique est l'application des technologies avancées, de l'analytique, des caractéristiques numériques et des comportements pour optimiser les RH et offrir une performance organisationnelle durable. Il est devenu partie intégrante de chaque processus RH et est essentiel pour créer une excellente expérience employé.

Le RH numérique est essentiel pour les entreprises qui souhaitent optimiser leurs processus internes et promouvoir l'efficacité. Les éléments de numérisation existent à chaque étape du cycle de vie des employés - du recrutement et de la sélection à l'intégration, la gestion de la performance, l'engagement et le départ. Les RH sont maintenant à l'avant-garde de l'innovation, tirant parti de la technologie, de l'analyse des données et de la compréhension du comportement humain pour façonner les lieux de travail.

Qu'est-ce que le HR Digital ?

Le HR Digital est l'intégration des technologies numériques dans les processus des ressources humaines pour les rendre plus efficaces et connectés. Cela conduit à une organisation plus agile et réactive.

Les organisations subissent une transformation numérique, transformant les opérations RH et leurs méthodes de travail, ce qui mène à une organisation plus centrée sur les employés. Quatre phases caractérisent le parcours HR Digital d'une organisation :

1. Efficacité RH : À ce stade, les entreprises investissent dans des plateformes technologiques qui gèrent efficacement les processus RH. La question est : "Dans quelle mesure utilisons-nous la technologie pour rationaliser le travail administratif RH ?"
2. Efficience RH : Les entreprises utilisent les technologies pour améliorer les pratiques existantes en matière de personnel, comme la gestion de la performance, l'acquisition de talents et la formation.
3. Information : L'analyse des données du personnel est exploitée à ce stade pour créer un impact commercial. Ici, les données sont accessibles et les données internes sont combinées aux données externes.
4. Connexion : Les outils numériques et les logiciels sont utilisés pour créer des liens entre les personnes. Ici, les technologies peuvent favoriser un sentiment d'appartenance, en utilisant les technologies pour établir des connexions.

Le HR Digital intègre les technologies et les systèmes automatisés pour améliorer la gestion du personnel. Plus qu'une simple modernisation, il se concentre sur la révolution des processus, aidant les managers et les équipes à se concentrer sur les innovations stratégiques.

RH traditionnel vs. HR Digital

Le HR Digital diffère des RH traditionnelles car il numérise les tâches manuelles, comme la tenue des dossiers, l'analyse des données et la réponse aux questions des employés. Les différences entre les deux peuvent être observées dans ce diagramme.

Avantages des RH Numériques

Les pratiques RH numériques offrent des avantages concurrentiels aux organisations, ainsi que d'autres bénéfices. Nous avons énuméré les plus importants ci-dessous.

Rationalisation des processus RH

La numérisation des processus RH aide à les rationaliser et à les structurer. Dans le cas du recrutement, au lieu de suivre manuellement tous les candidats, vous pouvez utiliser un Système de Suivi des Candidatures (ATS).

Un système ATS prend en charge des tâches comme :

• Publication des offres d'emploi sur plusieurs sites d'emploi
• Mise en relation avec les candidats potentiels
• Planification des entretiens et des appels
• Affinage du vivier de candidats via l'entonnoir de recrutement

Amélioration de la productivité

L'automatisation des tâches RH peut libérer le personnel RH pour un travail hautement prioritaire qui nécessite une réflexion critique et des compétences en résolution de problèmes. Cela améliore finalement la productivité des professionnels RH qui gèrent les employés et s'occupent de leurs besoins.

Amélioration de l'expérience employé

L'expérience employé comprend trois composantes clés : l'expérience physique, l'expérience numérique et l'expérience culturelle. L'augmentation massive du travail à distance et hybride a rendu la composante numérique plus importante. C'est là que les RH numériques peuvent améliorer l'expérience employé, en particulier dans le cas du libre-service employé.

Ici, les employés peuvent :

• Consulter et télécharger les fiches de paie, les formulaires fiscaux et autres documents
• Gérer les plans d'avantages sociaux comme l'assurance santé, les plans de retraite et autres avantages
• Mettre à jour les coordonnées et autres informations personnelles directement dans le système RH
• Enregistrer les heures de travail et suivre les registres de présence

Ces fonctionnalités en libre-service aident les employés à répondre efficacement à leurs besoins en matière de RH, réduisant la charge administrative des services RH et rendant l'expérience numérique de l'employé plus fluide et plus conviviale.

Meilleure gestion des données

La numérisation réduit le risque de perte de données. L'utilisation de solutions logicielles comme le Système d'Information des Ressources Humaines (SIRH) ou l'ATS permet une meilleure gestion des données que les méthodes manuelles. La plupart des logiciels RH actuels sont également dotés de fonctionnalités d'analyse et de reporting, facilitant grandement l'analyse des données internes et la prise de décisions basées sur les données pour le personnel RH.

Recrutement stratégique

Le recrutement est une fonction RH cruciale dans toute organisation. Les RH numériques simplifient le recrutement, vous aidant à adapter votre processus de sélection et à mieux évaluer les candidats. Cela aboutit à des candidats plus alignés avec votre culture organisationnelle et vos objectifs.

Amélioration de la gestion des talents

La gestion des talents est un domaine où la numérisation s'est largement manifestée. Le filtrage des candidats, la planification des entretiens et l'intégration peuvent être largement automatisés.

Le Processus De Transformation Numérique Des RH

L'exploitation du numérique dans les RH n'est pas une tâche simple, elle nécessite une réflexion approfondie et beaucoup de temps, d'efforts et de ressources. Alors, comment abordons-nous un projet de cette envergure ?

Les étapes de la transformation numérique des RH

Chaque organisation qui s'engage dans la transformation numérique passe par six étapes.

• Activité habituelle : Les RH agissent selon la conviction que les solutions actuelles resteront pertinentes.
• Présent et actif : À ce stade, grâce à différentes expérimentations et essais, la culture numérique et la créativité se développent dans toute l'entreprise.
• Formalisé : L'expérimentation devient plus intentionnelle et bénéficie du soutien de la direction.
• Stratégique : Des équipes multidisciplinaires exécutent la plupart des initiatives RH numériques. La collaboration s'intensifie, conduisant à des feuilles de route stratégiques de transformation numérique des RH.
• Convergé : Une équipe dédiée à la transformation numérique guide le support numérique de la stratégie RH.
• Innovant et adaptatif : Désormais, la transformation numérique est devenue l'activité habituelle de l'organisation et constitue un processus continu.

Comprendre ces étapes est important pour plusieurs raisons. Cela aide les organisations à comprendre leur progression dans le parcours de transformation numérique et à identifier les prochaines étapes. Deuxièmement, cela garantit que les objectifs sont alignés sur les stratégies commerciales plus larges. Enfin, cela facilite une approche structurée du changement. Ainsi, les organisations peuvent facilement s'adapter aux changements technologiques et atteindre leurs objectifs.

Meilleures Pratiques Pour La Transformation Numérique Des Ressources Humaines

Parfois, débuter avec les RH numériques peut être intimidant. Suivre les meilleures pratiques énumérées ci-dessous sera essentiel pour réussir.

Évaluez vos processus RH actuels

Commencez par un audit de la situation actuelle. Vous pouvez classer vos priorités en fonction de l'audit et décider par où commencer. Voici quelques questions à vous poser :

• Quels types d'outils RH utilisez-vous actuellement pour gérer les différents processus RH ?
• Quels domaines devez-vous identifier qui pourraient avoir l'impact maximal ? Vérifiez si vous pouvez les aligner avec vos objectifs commerciaux.
• Comment chaque outil et solution est-il maintenu ? Est-ce que cela se fait automatiquement ?
• Si des outils numériques sont déjà en place, créez un aperçu des solutions RH actuelles. Ces systèmes communiquent-ils entre eux ? Si oui, comment ?

Définissez des objectifs clairs et des métriques de succès

Les objectifs et les métriques varient selon l'organisation. Disons que notre objectif est d'améliorer l'efficacité opérationnelle à moindre coût, temps et personnel. Dans ce cas, vous pourriez utiliser les métriques suivantes :

• Coût RH par employé : Calcule la dépense RH totale par rapport au nombre total d'employés. Une diminution du coût RH par employé signifierait que la transformation numérique a rendu le processus RH plus rentable.
• Temps de prestation des services RH : Calcule le temps moyen nécessaire pour compléter les services RH. La réduction du temps de prestation reflète une efficacité opérationnelle améliorée et des temps de réponse plus rapides grâce aux outils et processus numériques.
• Taux d'utilisation des services par les employés : Suit le pourcentage de transactions RH complétées par les employés utilisant des portails ou applications libre-service. Un taux d'utilisation élevé indique que les employés utilisent les outils numériques RH pour gérer leurs besoins. Cela réduit la charge administrative du département RH, améliorant la productivité globale et le temps consacré aux tâches routinières.

Développez les compétences numériques RH au sein de votre équipe

Les praticiens RH ont besoin des bonnes compétences pour mettre en œuvre la transformation numérique, en commençant par l'agilité numérique. L'agilité numérique est la capacité à s'adapter rapidement et à exploiter les technologies numériques pour améliorer les processus RH, l'efficacité et stimuler l'innovation.

Vous pouvez développer l'agilité numérique en :

• Vous familiarisant avec différents types de technologies
• Collaborant avec d'autres départements sur l'innovation
• Travaillant sur les compétences en gestion du changement

Adoptez une approche par phases

Une approche par phases de la transformation numérique vous aide à faire des corrections si nécessaire. Il est préférable de commencer par un projet pilote avant de numériser un processus RH particulier. Cela vous permettra de tester et d'affiner votre stratégie de numérisation RH. Par exemple, si vous souhaitez automatiser votre processus de paie, plutôt que de le faire avec toute l'organisation, commencez par une ou deux équipes puis développez.

Créer des équipes interfonctionnelles

L'informatique, le juridique et les autres parties prenantes sont importants dans la constitution d'équipes de transformation interfonctionnelles. Ces équipes améliorent la mise en œuvre et assurent la conformité et l'alignement avec les stratégies organisationnelles plus larges.

Mettre en œuvre des solutions évolutives

Que vous mettiez en œuvre des logiciels ou des outils RH, vous voulez qu'ils soient évolutifs. Le processus de sélection, d'achat, de mise en œuvre et de lancement d'outils numériques est coûteux en temps et en argent à répéter d'innombrables fois. Ainsi, au fur et à mesure que l'organisation grandit, les outils et les logiciels doivent également être évolutifs.

Se concentrer sur l'expérience employé

La plupart du temps, les employés de l'entreprise utiliseront ces outils régulièrement. Par conséquent, le logiciel déployé doit améliorer l'expérience employé. Pour s'en assurer, impliquez les employés et demandez leur avis.

Préparer un plan de gestion du changement

Un plan de gestion du changement numérique doit être en place pour préparer les gens aux changements à venir. Ainsi, il serait sage de mener les activités suivantes:

• Communiquer avec les parties prenantes pour comprendre comment le changement impactera l'entreprise
• Utiliser le Cynefin framework pour traiter comment le changement se produira à travers des étapes réalisables
• Baser vos communications sur le changement sur le cadre des valeurs concurrentes
• Utiliser un modèle de gestion des parties prenantes pour gérer plusieurs parties prenantes

Construire une stack technologique RH intégrée

Les logiciels RH numériques sont utilisés pour chaque processus RH. Vous pouvez les classer en trois technologies:

• Solutions RH: HRIS, paie, logiciels de gestion de la rémunération et des avantages sociaux.
• Recrutement: ATS, outils de présélection, logiciels de recommandation, etc.
• Expérience employé: Intégration, LMS, logiciel de gestion de la performance et récompenses.

La plupart des entreprises utilisent des outils et des logiciels de chaque catégorie pour construire leur stack RH. Vous devez créer une stack RH intégrée où tous les éléments fonctionnent ensemble. Par exemple, votre système de gestion RH doit s'intégrer à votre logiciel de paie. Un ensemble d'outils qui ne peuvent pas communiquer entre eux serait contre-productif, menant à différentes destinations pour chaque processus RH.

Exemples de Transformation Numérique des RH

À quoi ressemble la transformation numérique en pratique ? Voici quelques exemples.

Systèmes GCH

Les systèmes de Gestion du Capital Humain (GCH) intègrent diverses fonctions RH, comme la paie, la gestion des performances, les avantages sociaux et la gestion des talents dans un système numérique unique. La mise en œuvre des systèmes GCH aide à rationaliser les processus, améliore l'exactitude des données et fournit une vue centralisée des informations des employés. Il permet également aux employés d'utiliser des outils en libre-service pour demander des congés, gérer leurs avantages et mettre à jour leurs informations personnelles.

En automatisant les fonctions RH essentielles, les systèmes GCH réduisent les erreurs, améliorent l'efficacité et permettent aux équipes RH de se concentrer sur les tâches stratégiques.

Systèmes de Suivi des Candidatures (ATS)

Les plateformes ATS gèrent le recrutement, des offres d'emploi au suivi des candidatures et à la coordination des entretiens. La mise en œuvre des plateformes ATS aide les équipes RH à rationaliser les flux de travail, évaluer les candidats et améliorer la communication avec les candidats. Cela améliore la vitesse et la qualité du recrutement, réduit la charge administrative de l'embauche et permet aux RH de prendre des décisions basées sur les données.

Automatisation de l'intégration

L'automatisation de l'intégration utilise des outils numériques pour rationaliser et standardiser l'intégration des nouveaux employés. Cela inclut l'envoi d'e-mails aux nouveaux employés, l'accès aux supports de formation et la réalisation électronique des documents. L'automatisation de l'intégration réduit le travail administratif, améliore l'expérience des employés et accélère la productivité des nouvelles recrues en fournissant un processus d'intégration structuré.

Portails libre-service pour les employés

Les portails libre-service permettent aux employés de gérer leurs tâches liées aux RH, comme la mise à jour des informations personnelles, les demandes de congés et l'accès aux informations sur les avantages sociaux. Ces portails font généralement partie d'un système GCH plus large et sont accessibles de n'importe où, offrant aux employés flexibilité et commodité. Les portails libre-service permettent aux employés de contrôler leurs informations personnelles, réduisant la charge administrative pour les RH et améliorant l'expérience des employés.

Analyse des ressources humaines

L'analyse des ressources humaines utilise des outils d'analyse et de données pour comprendre les tendances de la main-d'œuvre, évaluer la performance des employés et prendre des décisions RH basées sur les données. Elle couvre l'analyse du roulement, le suivi de la productivité et la prévision des talents. De plus, elle fournit des informations exploitables qui aident les responsables RH à optimiser la gestion des talents, améliorer la rétention et prendre des décisions éclairées sur les stratégies de main-d'œuvre.

Plateformes d'adoption numérique (DAPs)

Les Plateformes d'Adoption Numérique (DAPs) représentent un exemple notable de transformation numérique des RH. Elles facilitent l'intégration, l'adoption et l'utilisation efficace des outils et technologies organisationnels. Un DAP guide les employés à travers de nouveaux logiciels et processus en fournissant des conseils intégrés à l'application, des tutoriels et une assistance en temps réel. Le DAP aide les utilisateurs à s'adapter plus rapidement aux outils numériques, minimisant les perturbations et améliorant l'efficacité avec les nouvelles technologies.

Études de cas RH numériques

La transformation numérique peut affecter les fonctions RH – du recrutement et de l'intégration à la paie et aux avantages sociaux. Cette transformation peut varier en échelle, de quelques jours à plus d'un an. Nous avons trois études de cas de transformation numérique RH d'entreprises qui ont relevé un défi commercial spécifique.

ATOS

Chez Atos, une entreprise de conseil et d'IT, il y avait une déconnexion entre le système RH central et sa fonction de gestion des documents des employés. Pour combler cet écart, l'organisation souhaitait un outil facilitant la prestation de services RH transparents de bout en bout pour les employés, les managers et le personnel RH. Atos a choisi une solution cloud qui serait déployée dans 70 pays.

Ce logiciel a intégré le système de gestion des dossiers des employés de l'organisation au modèle de recrutement de son SIRH, permettant des opérations rationalisées et l'automatisation du processus de lettre d'offre. Les managers pouvaient désormais accéder directement au SIRH et générer une lettre d'offre d'un simple clic, éliminant le besoin de contacter le personnel RH pour l'approbation des nouvelles embauches.

Entreprise énergétique mondiale : Utilisation du numérique RH pour améliorer l'EX

Une entreprise énergétique mondiale a remarqué une différence considérable entre la numérisation externe et interne. Leur formation en matière de conformité et de prestation était dépassée et inefficace. Le Directeur par intérim du Changement et de l'Innovation RH de l'entreprise a utilisé cela pour bouleverser les choses en introduisant la gamification pour résoudre le problème. Une application de formation a été développée permettant aux employés d'obtenir des badges et des scores élevés visibles par l'ensemble des employés.

En conséquence, l'entreprise a constaté une adoption à 100% des tests, et leur formation sur la conformité a été complétée en 3 mois (contre 9 mois auparavant).

KPMG Belgium

L'étude de cas de transformation numérique RH se concentre sur le preboarding, une étape souvent négligée mais importante vers des employés heureux et engagés. KPMG Belgium n'avait pas de processus de preboarding – pour les diplômés en particulier, cela pouvait conduire à des périodes relativement plus longues entre le moment de la signature du contrat et leur premier jour de travail. Ils ont donc décidé d'utiliser un logiciel d'intégration intégré pour résoudre ce problème.

Le pré-embarquement de l'organisation commence dès que le candidat signe le contrat. L'application envoie aux candidats toutes les informations essentielles dont ils ont besoin, y compris les coordonnées de leurs collègues. Après deux ans de pré-embarquement, KPMG a constaté :

• Un taux d'activation de l'application de 81%
• Les nouveaux employés notant leurs expériences à 4,5 sur 5

Comment Mettre en Œuvre une Stratégie RH Numérique

Bien que la mise en œuvre d'une stratégie RH numérique semble excellente en théorie, elle peut être intimidante. Voici quelques conseils sur les points à surveiller lors de sa mise en œuvre.

Identifier les processus clés

Commencez par les processus RH à fort impact comme le recrutement, l'intégration, la gestion des performances et l'apprentissage et le développement pour maximiser les avantages de la numérisation.

Définir des objectifs clairs

Définissez des objectifs spécifiques et mesurables pour votre transformation RH numérique, comme l'amélioration de l'engagement des employés, un recrutement plus rapide ou une simplification de la paie.

Choisir la bonne technologie

Recherchez et sélectionnez des solutions technologiques RH qui s'alignent avec vos objectifs stratégiques, en tenant compte des fonctionnalités comme l'accès cloud, les intégrations et l'évolutivité.

Assurer la confidentialité des données

Assurez la conformité aux réglementations pertinentes sur la protection des données en mettant en place des mesures de sécurité robustes pour les données des employés.

Évaluer la performance

Avec les objectifs et les métriques établis dans votre stratégie de transformation numérique, évaluez de manière critique ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Vous pouvez également apporter des ajustements opportuns en recueillant les retours des employés.

En résumé

La transformation numérique des RH est un parcours continu plutôt qu'un événement ponctuel. Une fois qu'une nouvelle solution est mise en place, il est important de rester agile et réactif aux besoins changeants de l'entreprise et aux innovations technologiques. Cet engagement continu envers l'amélioration favorise le succès à long terme et crée un avantage concurrentiel significatif.