משאבי אנוש דיגיטליים: יתרונות, אסטרטגיה ודוגמאות

HR דיגיטלי הוא היישום של טכנולוגיות מתקדמות, אנליטיקה, מאפיינים דיגיטליים והתנהגויות לייעול משאבי אנוש ולהשגת ביצועים ארגוניים בני-קיימא. הוא הפך לחלק בלתי נפרד מכל תהליך משאבי אנוש והוא מפתח ליצירת חוויית עובד מעולה.

HR דיגיטלי הוא חיוני לחברות המעוניינות לייעל את התהליכים הפנימיים שלהן ולקדם יעילות. אלמנטים של דיגיטציה קיימים בכל שלב במחזור חיי העובד - מגיוס ובחירה ועד לקליטה, ניהול ביצועים, מעורבות ופרישה. כיום משאבי אנוש נמצאים בחזית החדשנות, תוך ניצול טכנולוגיה, ניתוח נתונים והבנת התנהגות אנושית לעיצוב מקומות עבודה.

מה זה HR דיגיטלי?

HR דיגיטלי הוא שילוב של טכנולוגיות דיגיטליות בתהליכי משאבי אנוש כדי להפוך אותם ליעילים ומחוברים יותר. זה מוביל לארגון זריז ומגיב יותר.

ארגונים עוברים טרנספורמציה דיגיטלית, משנים את פעילות משאבי אנוש ואת דרכי העבודה שלהם, מה שמוביל לארגון ממוקד עובדים יותר. ארבעה שלבים מאפיינים את המסע הדיגיטלי של משאבי אנוש בארגון:

1. יעילות משאבי אנוש: בשלב זה, חברות משקיעות בפלטפורמות טכנולוגיות המנהלות ביעילות תהליכי משאבי אנוש. השאלה היא, "באיזו מידה אנחנו משתמשים בטכנולוגיה לייעול עבודה אדמיניסטרטיבית של משאבי אנוש?"
2. אפקטיביות משאבי אנוש: חברות משתמשות בטכנולוגיות לשדרוג נהלי אנוש קיימים, כמו ניהול ביצועים, גיוס כישרונות והדרכה.
3. מידע: אנליטיקת אנשים מנוצלת בשלב זה ליצירת השפעה עסקית. כאן המידע נגיש ונתונים פנימיים משולבים עם נתונים חיצוניים.
4. חיבור: כלים דיגיטליים ותוכנה משמשים ליצירת קשרים בין אנשים. כאן טכנולוגיות יכולות לטפח תחושת שייכות, תוך ניצול טכנולוגיות לבניית קשרים.

HR דיגיטלי משלב טכנולוגיות ומערכות אוטומטיות לשיפור ניהול אנשים. יותר מאשר מודרניזציה פשוטה, הוא מתמקד במהפכה בתהליכים, עוזר למנהלים וצוותים להתמקד בחדשנות אסטרטגית.

משאבי אנוש מסורתיים לעומת HR דיגיטלי

HR דיגיטלי שונה ממשאבי אנוש מסורתיים כי הוא מדגיטל משימות ידניות, כמו שמירת רשומות, ניתוח נתונים, ומענה לשאלות עובדים. ההבדלים בין השניים ניתן לראות בתרשים זה.

יתרונות של משאבי אנוש דיגיטליים

נהלי משאבי אנוש דיגיטליים מציעים יתרונות תחרותיים לארגונים, יחד עם יתרונות נוספים. רשמנו את החשובים שבהם להלן.

ייעול תהליכי משאבי אנוש

דיגיטציה של תהליכי משאבי אנוש עוזרת לייעל ולמבנה אותם. במקרה של גיוס, במקום לעקוב ידנית אחר כל המועמדים, ניתן להשתמש במערכת מעקב מועמדים (ATS).

מערכת ATS מטפלת במשימות כמו:

• פרסום משרות פנויות במספר לוחות דרושים
• התחברות עם מועמדים פוטנציאליים
• תזמון ראיונות ושיחות
• זיקוק מאגר המועמדים דרך משפך הגיוס

שיפור הפרודוקטיביות

אוטומציה של משימות משאבי אנוש יכולה לפנות זמן לצוות משאבי אנוש לעבודה בעדיפות גבוהה הדורשת חשיבה ביקורתית וכישורי פתרון בעיות. זה בסופו של דבר משפר את הפרודוקטיביות של אנשי מקצוע במשאבי אנוש המטפלים בעובדים ודואגים לצרכיהם.

שיפור חווית העובד

חווית העובד מורכבת משלושה מרכיבים עיקריים: החוויה הפיזית, החוויה הדיגיטלית והחוויה התרבותית. העלייה המשמעותית בעבודה מרחוק והיברידית הפכה את המרכיב הדיגיטלי לחשוב יותר. כאן משאבי אנוש דיגיטליים יכולים לשפר את חווית העובד, במיוחד במקרה של שירות עצמי לעובדים.

כאן, עובדים יכולים:

• לצפות ולהוריד תלושי שכר, טפסי מס ומסמכים אחרים
• לנהל תוכניות הטבות כמו ביטוח בריאות, תוכניות פרישה והטבות אחרות
• לעדכן פרטי קשר ומידע אישי אחר ישירות במערכת משאבי אנוש
• לרשום שעות עבודה ולעקוב אחר רישומי נוכחות

תכונות השירות העצמי האלה עוזרות לעובדים לענות על צרכיהם הקשורים למשאבי אנוש ביעילות, מפחיתות את העומס המנהלי על מחלקות משאבי אנוש והופכות את החוויה הדיגיטלית של העובד לחלקה וידידותית יותר למשתמש.

ניהול נתונים טוב יותר

דיגיטציה מפחיתה את הסיכון לאובדן נתונים. שימוש בפתרונות תוכנה כמו מערכת מידע למשאבי אנוש (HRIS) או ATS מאפשר ניהול נתונים טוב יותר מאשר שיטות ידניות. רוב תוכנות משאבי האנוש כיום מגיעות גם עם תכונות אנליטיקה ודיווח, מה שמקל מאוד על צוות משאבי אנוש לנתח נתונים פנימיים ולקבל החלטות מבוססות נתונים.

גיוס אסטרטגי

גיוס הוא פונקציה חיונית במשאבי אנוש בכל ארגון. משאבי אנוש דיגיטליים מפשטים את הגיוס, עוזרים לך להרחיב את תהליך הבחירה ולהעריך מועמדים טוב יותר. זה מוביל למועמדים המתואמים יותר עם התרבות והיעדים הארגוניים שלך.

שיפור ניהול כישרונות

ניהול כישרונות הוא תחום שבו הדיגיטציה נראתה באופן נרחב. ניתן לאוטמט במידה רבה את סינון המועמדים, תזמון הראיונות ותהליך הקליטה.

תהליך הטרנספורמציה הדיגיטלית במשאבי אנוש

מינוף הדיגיטל במשאבי אנוש אינו משימה פשוטה, הוא דורש שיקול דעת זהיר והרבה זמן, מאמץ ומשאבים. אז איך ניגשים לפרויקט בסדר גודל כזה?

שלבי הטרנספורמציה הדיגיטלית במשאבי אנוש

כל ארגון שעוסק בטרנספורמציה דיגיטלית עובר שישה שלבים.

• עסקים כרגיל: משאבי אנוש פועלים מתוך אמונה שהפתרונות הנוכחיים יישארו רלוונטיים.
• נוכח ופעיל: בשלב זה, דרך התנסויות וניסיונות שונים נוצרת אוריינות דיגיטלית ויצירתיות בכל החברה.
• פורמלי: ההתנסות הופכת מכוונת יותר ויש תמיכה מההנהגה.
• אסטרטגי: צוותים רב-תחומיים מבצעים את רוב יוזמות משאבי אנוש הדיגיטליות. שיתוף הפעולה גובר, מוביל למפות דרכים אסטרטגיות לטרנספורמציה דיגיטלית במשאבי אנוש.
• מאוחד: צוות טרנספורמציה דיגיטלית ייעודי מנחה את התמיכה הדיגיטלית באסטרטגיית משאבי אנוש.
• חדשני ומסתגל: בשלב זה הטרנספורמציה הדיגיטלית הפכה ל'עסקים כרגיל' של הארגון והיא תהליך מתמשך.

הבנת שלבים אלה חשובה מכמה סיבות. היא עוזרת לארגונים להבין את התקדמותם במסע הטרנספורמציה הדיגיטלית ולזהות את הצעדים הבאים. שנית, היא מבטיחה שהמטרות מתואמות עם האסטרטגיות העסקיות הרחבות יותר. לבסוף, היא מאפשרת גישה מובנית לשינוי. בדרך זו, ארגונים יכולים להסתגל בקלות לשינויים טכנולוגיים ולהשיג את מטרותיהם.

פרקטיקות מיטביות לטרנספורמציה דיגיטלית במשאבי אנוש

לעתים, התחלת העבודה עם משאבי אנוש דיגיטליים יכולה להיות מכריעה. מעקב אחר הפרקטיקות המיטביות המפורטות להלן יהיו מפתחות להצלחה.

הערכת תהליכי משאבי האנוש הנוכחיים שלך

התחל עם ביקורת של המצב הנוכחי. תוכל למיין את העדיפויות שלך בהתבסס על הביקורת ולהחליט מהיכן להתחיל. אלו הן כמה שאלות שעליך לשאול את עצמך:

• באילו כלי משאבי אנוש אתה משתמש כיום להפעלת תהליכי משאבי אנוש שונים?
• אילו תחומים עליך לזהות שיכולים להשפיע באופן המרבי? בדוק אם אתה יכול ליישר קו עם יעדי העסק שלך.
• כיצד מתוחזק כל כלי ופתרון? האם זה קורה אוטומטית?
• אם כלים דיגיטליים כבר קיימים, צור סקירה כללית של פתרונות משאבי האנוש הנוכחיים. האם המערכות הללו מתקשרות זו עם זו? אם כן, כיצד?

הגדרת יעדים ברורים ומדדי הצלחה

יעדים ומדדים נוטים להשתנות בין ארגון לארגון. נניח שהמטרה שלנו היא לשפר את היעילות התפעולית בעלות, זמן ואנשים נמוכים יותר. במקרה זה, תוכל להשתמש במדדים הבאים למדידת יעד זה:

• עלות משאבי אנוש לעובד: מחשבת את סך הוצאות משאבי האנוש עם מספר העובדים הכולל. ירידה בעלות משאבי האנוש לעובד תעיד על כך שהטרנספורמציה הדיגיטלית הפכה את תהליך משאבי האנוש ליעיל יותר מבחינת עלות.
• זמן מתן שירותי משאבי אנוש: זה מחשב את הזמן הממוצע הנדרש להשלמת שירותי משאבי אנוש. הפחתה בזמן מתן השירות משקפת יעילות תפעולית משופרת וזמני תגובה מהירים יותר הודות לכלים ותהליכים דיגיטליים.
• שיעור ניצול שירותי עובדים: עוקב אחר אחוז העסקאות הקשורות למשאבי אנוש שהושלמו על ידי עובדים באמצעות פורטלים או אפליקציות בשירות עצמי. שיעור ניצול גבוה מעיד על כך שעובדים משתמשים בכלים דיגיטליים של משאבי אנוש לניהול צורכיהם. זה מפחית את העומס המנהלי על מחלקת משאבי אנוש, משפר את הפרודוקטיביות הכוללת והזמן המושקע במשימות שגרתיות.

פיתוח מיומנויות דיגיטליות במשאבי אנוש בצוות שלך

אנשי משאבי אנוש זקוקים למיומנויות הנכונות כדי לאכוף טרנספורמציה דיגיטלית, החל בזריזות דיגיטלית. זריזות דיגיטלית היא היכולת להסתגל במהירות ולנצל טכנולוגיות דיגיטליות לשיפור תהליכי משאבי אנוש, שיפור היעילות והובלת חדשנות.

תוכל לפתח זריזות דיגיטלית על ידי:

• היכרות עם סוגים שונים של טכנולוגיות
• שיתוף פעולה עם מחלקות אחרות בחדשנות
• עבודה על מיומנויות ניהול שינויים

אימוץ גישה מדורגת

גישה מדורגת לטרנספורמציה דיגיטלית עוזרת לך לבצע תיקונים כשצריך. עדיף להתחיל עם פרויקט פיילוט, לפני דיגיטציה של תהליך משאבי אנוש מסוים. זה יעזור לך לבחון ולשפר את אסטרטגיית הדיגיטציה של משאבי האנוש. לדוגמה, אם ברצונך לאוטמט את תהליך השכר, במקום לעשות זאת בכל הארגון, התחל עם צוות אחד או שניים ואז הרחב.

יצירת צוותים חוצי-ארגון

טכנולוגיה, משפטי ובעלי עניין אחרים חשובים בבניית צוותי טרנספורמציה חוצי-ארגון. צוותים אלה משפרים את היישום ומבטיחים עמידה בתקנות והתאמה לאסטרטגיות ארגוניות רחבות יותר.

יישום פתרונות הניתנים להרחבה

בין אם אתה מיישם תוכנות או כלי משאבי אנוש, אתה רוצה שהם יהיו ניתנים להרחבה. תהליך הבחירה, הרכישה, היישום וההשקה של כלים דיגיטליים הוא יקר מבחינת זמן וכסף כדי לחזור עליו אינספור פעמים. לכן, ככל שהארגון גדל, הכלים והתוכנות צריכים להיות ניתנים להרחבה.

התמקדות בחווית העובד

ברוב המקרים, עובדי החברה ישתמשו בכלים אלה באופן קבוע. לכן, התוכנה שתושק צריכה לשפר את חווית העובד. כדי להבטיח שזה קורה, שתף את העובדים ובקש את דעתם.

הכנת תוכנית ניהול שינוי

יש להכין תוכנית ניהול שינוי דיגיטלי כדי להכין אנשים לשינויים הצפויים. לכן, יהיה נכון לבצע את הפעילויות הבאות:

• תקשורת עם בעלי העניין להבנת כיצד השינוי ישפיע על החברה
• שימוש ב-Cynefin פריימוורק לעיבוד כיצד השינוי יתרחש דרך צעדים ישימים
• ביסוס התקשורת שלך על מסגרת הערכים המתחרים
• שימוש בתבנית ניהול בעלי עניין לניהול בעלי עניין מרובים

בניית מערך טכנולוגי משולב למשאבי אנוש

תוכנות משאבי אנוש דיגיטליות משמשות לכל תהליך משאבי אנוש. ניתן לסווג אותן לשלוש טכנולוגיות:

• פתרונות משאבי אנוש: HRIS, תוכנות לניהול שכר, תגמול והטבות.
• גיוס: ATS, כלי קדם-בחירה, תוכנת הפניות, וכו'.
• חווית עובד: חניכה, LMS, תוכנת ניהול ביצועים ותגמולים.

רוב החברות משתמשות בכלים ותוכנות מכל קטגוריה לבניית מערך משאבי האנוש שלהן. עליך ליצור מערך משאבי אנוש משולב שבו כל האלמנטים עובדים יחד. לדוגמה, מערכת ניהול משאבי האנוש שלך צריכה להתממשק עם תוכנת השכר שלך. מערכת כלים שאינה יכולה לתקשר ביניהם תהיה לא יעילה, ותוביל ליעדים שונים לכל תהליך משאבי אנוש.

דוגמאות לטרנספורמציה דיגיטלית של משאבי אנוש

כיצד נראית טרנספורמציה דיגיטלית בפועל? הנה כמה דוגמאות.

מערכות HCM

מערכות ניהול הון אנושי (HCM) משלבות פונקציות שונות של משאבי אנוש, כמו שכר, ניהול ביצועים, הטבות וניהול כישרונות למערכת דיגיטלית אחת. יישום מערכות HCM מסייע בייעול תהליכים, משפר את דיוק הנתונים ומספק תצוגה מרכזית של מידע על העובדים. היא גם מאפשרת לעובדים כלי שירות עצמי לבקשת חופשה, ניהול הטבות ועדכון מידע אישי.

על ידי אוטומציה של פונקציות ליבה של משאבי אנוש, מערכות HCM מפחיתות טעויות, משפרות יעילות ומאפשרות לצוותי משאבי אנוש להתמקד במשימות אסטרטגיות.

מערכות מעקב אחר מועמדים (ATS)

פלטפורמות ATS מנהלות גיוס, החל מפרסום משרות ועד מעקב אחר בקשות מועמדים ותיאום ראיונות. יישום פלטפורמות ATS מסייע לצוותי משאבי אנוש לייעל תהליכי עבודה, להעריך מועמדים ולשפר את התקשורת עם המועמדים. הוא משפר את מהירות ואיכות הגיוס, מפחית את העומס המנהלי של הגיוס ומאפשר למשאבי אנוש לקבל החלטות מבוססות נתונים.

אוטומציה של תהליך קליטה

אוטומציה של תהליך הקליטה משתמשת בכלים דיגיטליים לייעול וסטנדרטיזציה של קליטת עובדים חדשים. זה כולל שליחת מיילים לעובדים חדשים, מתן גישה לחומרי הדרכה ומילוי מסמכים באופן אלקטרוני. אוטומציה של תהליך הקליטה מפחיתה עבודה מנהלית, משפרת את חווית העובד ומאיצה את הפרודוקטיביות של העובדים החדשים על ידי מתן תהליך קליטה מובנה.

פורטלים לשירות עצמי לעובדים

פורטלים לשירות עצמי מאפשרים לעובדים לנהל את משימות משאבי האנוש שלהם, כגון עדכון מידע אישי, בקשת חופשה וגישה למידע על הטבות. פורטלים אלה הם בדרך כלל חלק ממערכת HCM גדולה יותר ונגישים מכל מקום, ומספקים לעובדים גמישות ונוחות. פורטלים לשירות עצמי מאפשרים לעובדים לשלוט במידע האישי שלהם, מפחיתים את העומס המנהלי על משאבי אנוש ומשפרים את חווית העובד.

אנליטיקת אנשים

אנליטיקת אנשים משתמשת בכלי אנליטיקה ונתונים כדי להבין מגמות בכוח העבודה, להעריך ביצועי עובדים ולקבל החלטות מבוססות נתונים במשאבי אנוש. היא מכסה ניתוח תחלופה, מעקב אחר פרודוקטיביות וחיזוי כישרונות. יתר על כן, היא מספקת תובנות פעולה שעוזרות למנהלי משאבי אנוש לייעל ניהול כישרונות, לשפר שימור ולקבל החלטות מושכלות בנוגע לאסטרטגיות כוח העבודה.

פלטפורמות אימוץ דיגיטלי (DAPs)

פלטפורמות אימוץ דיגיטלי (DAPs) מייצגות דוגמה בולטת לטרנספורמציה דיגיטלית של משאבי אנוש. הן מקלות על אינטגרציה, אימוץ ושימוש יעיל בכלים וטכנולוגיות ארגוניים. ״DAP״ מנחה עובדים בתוכנות ותהליכים חדשים על ידי מתן הדרכה בתוך האפליקציה, הדרכות ותמיכה בזמן אמת. ״DAP״ עוזר למשתמשים להסתגל לכלים דיגיטליים מהר יותר, מצמצם הפרעות ומשפר יעילות עם טכנולוגיות חדשות.

מקרי בוחן של דיגיטל HR

טרנספורמציה דיגיטלית יכולה להשפיע על פונקציות HR - מגיוס וקליטה ועד משכורות והטבות. טרנספורמציה זו יכולה להשתנות בהיקפה, ממספר ימים ועד למעלה משנה. יש לנו שלושה מקרי בוחן של טרנספורמציה דיגיטלית ב-HR של חברות שהתמודדו עם אתגר עסקי ספציפי.

ATOS

ב-Atos, חברת IT וייעוץ, היה נתק בין מערכת ה-HR המרכזית לבין פונקציית ניהול מסמכי העובדים שלה. כדי לגשר על פער זה, הארגון רצה כלי שמאפשר שירותי HR מקצה לקצה חלקים עבור עובדים, מנהלים ואנשי HR. Atos בחרה בפתרון מבוסס ענן שייושם ב-70 מדינות.

תוכנה זו שילבה את מערכת ניהול תיקי העובדים של הארגון עם מודל הגיוס של ה-HRIS שלה, מה שאפשר תפעול מרוכז ואוטומציה של תהליך מכתבי ההצעה. המנהלים יכלו כעת לגשת ל-HRIS ישירות וליצור מכתב הצעה בלחיצת כפתור, ללא צורך ליצור קשר עם אנשי HR לאישור עובדים חדשים.

חברת אנרגיה גלובלית: שימוש בדיגיטל HR לשיפור חווית העובד

חברת אנרגיה גלובלית הבחינה בפער משמעותי בין דיגיטציה חיצונית לפנימית. ההדרכה והציות שלהם היו מיושנים ולא יעילים. מנהל השינויים והחדשנות הזמני ב-HR של החברה ניצל זאת כדי לערוך שינויים על ידי הכנסת משחוק לטיפול בבעיה. פותחה אפליקציית הדרכה שאפשרה לעובדים לקבל תגים ולהשיג ציונים גבוהים הנראים לכל בסיס העובדים.

כתוצאה מכך, החברה ראתה 100% היענות במבחנים, והדרכת הציות שלהם הושלמה תוך 3 חודשים (לעומת 9 חודשים קודם לכן).

KPMG Belgium

מקרה הבוחן של טרנספורמציה דיגיטלית ב-HR מתמקד בpreboarding, שלב שלעיתים קרובות מוזנח אך חשוב בדרך לעובדים מאושרים ומעורבים. ל-KPMG בלגיה לא היה תהליך preboarding - במיוחד עבור בוגרים זה יכול היה להוביל לתקופות ארוכות יחסית מרגע חתימת החוזה ועד ליום הראשון בעבודה. לכן, הם החליטו להשתמש בתוכנת קליטה משולבת כדי לפתור בעיה זו.

ה-preboarding של הארגון מתחיל ברגע שהמועמד חותם על החוזה. האפליקציה שולחת למועמדים את כל המידע החיוני שהם צריכים, כולל פרטי הקשר של עמיתיהם. אחרי שנתיים של preboarding, KPMG ראתה:

• שיעור הפעלת אפליקציה של 81%
• עובדים חדשים מדרגים חוויות ב-4.5 מתוך 5

כיצד ליישם אסטרטגיית משאבי אנוש דיגיטלית

למרות שיישום אסטרטגיית משאבי אנוש דיגיטלית נשמע נהדר בתיאוריה, זה יכול להיות מאתגר. הנה כמה נקודות לתשומת לב בעת היישום.

זיהוי תהליכים מרכזיים

התחילו עם תהליכי משאבי אנוש בעלי השפעה גבוהה כמו גיוס, קליטת עובדים, ניהול ביצועים, ולמידה ופיתוח כדי למקסם את יתרונות הדיגיטליזציה.

הגדרת יעדים ברורים

הגדירו מטרות ספציפיות ומדידות עבור הטרנספורמציה הדיגיטלית של משאבי האנוש, כמו שיפור מעורבות עובדים, גיוס מהיר יותר, או ייעול תהליך השכר.

בחירת הטכנולוגיה המתאימה

חקרו ובחרו פתרונות טכנולוגיים למשאבי אנוש שמתאימים ליעדים האסטרטגיים שלכם, תוך התחשבות במאפיינים כמו גישה מבוססת ענן, אינטגרציות, וסקלביליות.

הבטחת פרטיות המידע

הבטיחו עמידה בתקנות הגנת המידע הרלוונטיות על ידי יישום אמצעי אבטחה חזקים עבור נתוני העובדים.

הערכת ביצועים

עם היעדים והמדדים שנקבעו באסטרטגיית הטרנספורמציה הדיגיטלית, העריכו באופן ביקורתי מה עובד ומה לא. תוכלו גם לבצע התאמות בזמן אמת על ידי איסוף משוב מהעובדים.

לסיכום

טרנספורמציה דיגיטלית של משאבי אנוש היא מסע מתמשך ולא אירוע חד פעמי. ברגע שפתרון חדש מוטמע, חשוב להישאר זריזים ולהגיב לצרכים העסקיים המשתנים ולחידושים טכנולוגיים. מחויבות מתמשכת זו לשיפור מטפחת הצלחה ארוכת טווח ויוצרת יתרון תחרותי משמעותי.