数字化人力资源：优势、策略与案例

数字人力资源是运用先进技术、分析、数字特征和行为来优化人力资源并实现可持续的组织绩效。它已成为每个人力资源流程不可或缺的部分，也是创造优秀员工体验的关键。

对于希望优化内部流程并提高效率的公司来说，数字人力资源至关重要。数字化元素存在于员工生命周期的每个阶段——从招聘和选拔到入职培训、绩效管理、员工参与度和离职管理。人力资源现在处于创新的前沿，利用技术、数据分析和对人类行为的理解来塑造工作场所。

什么是数字化人力资源？

数字化人力资源是将数字技术整合到人力资源流程中，使其更加高效和互联。这将带来更灵活和反应更快的组织。

组织经历数字化转型，改变人力资源运营和工作方式，从而形成更以员工为中心的组织。组织的数字化人力资源发展历程具有四个阶段：

1. 人力资源效率：在这个阶段，公司投资技术平台以高效管理人力资源流程。问题是："我们在多大程度上使用技术来简化人力资源管理工作？"
2. 人力资源效能：公司使用技术来升级现有的人员实践，如绩效管理、人才招聘和培训。
3. 信息：在这个阶段利用人员分析来创造业务影响。这里的数据是可访问的，内部数据与外部数据相结合。
4. 连接：利用数字工具和软件来建立人与人之间的联系。这里的技术可以培养归属感，利用技术建立连接。

数字化人力资源整合技术和自动化系统以改善人员管理。不仅仅是简单的现代化，它着重于流程革新，帮助管理者和团队专注于战略创新。

传统人力资源与数字化人力资源的对比

数字化人力资源与传统人力资源的不同之处在于它将记录保存、数据分析和回答员工问题等手动任务数字化。两者的区别可以在这个图表中看到。

数字人力资源的优势

数字人力资源实践为组织提供竞争优势和其他好处。以下是我们列出的重要优势。

简化人力资源流程

数字化人力资源流程有助于简化和构建流程。以招聘为例，您可以使用申请跟踪系统（ATS）来代替手动追踪所有申请人。

ATS系统负责处理以下任务：

• 在多个招聘平台发布职位空缺
• 与潜在候选人建立联系
• 安排面试和通话
• 通过招聘漏斗筛选候选人

提高生产力

自动化人力资源任务可以让人力资源人员腾出时间处理需要批判性思维和解决问题能力的高优先级工作。这最终提高了负责处理员工并照顾其需求的人力资源专业人员的生产力。

提升员工体验

员工体验包含三个关键组成部分：实体体验、数字体验和文化体验。远程和混合工作模式的大量增加使数字组成部分变得更加重要。这就是数字人力资源可以改善员工体验的地方，特别是在员工自助服务方面。

在这里，员工可以：

• 查看和下载工资单、税务表格和其他文件
• 管理福利计划，如医疗保险、退休计划和其他福利
• 直接在人力资源系统中更新联系方式和其他个人信息
• 记录工作时间和考勤记录

这些自助服务功能帮助员工高效满足其人力资源相关需求，减轻人力资源部门的行政负担，使员工的数字体验更加顺畅和友好。

更好的数据管理

数字化减少了数据丢失的风险。使用人力资源信息系统（HRIS）或ATS等软件解决方案可以比手动方法更好地管理数据。如今大多数人力资源软件还配备分析和报告功能，使人力资源人员更容易分析内部数据并做出数据驱动的决策。

战略性招聘

招聘是任何组织中的关键人力资源职能。数字人力资源简化了招聘过程，帮助您扩展选拔流程并更好地评估候选人。这将带来更符合您组织文化和目标的候选人。

改善人才管理

人才管理是数字化显著体现的领域之一。候选人筛选、面试安排和入职流程都可以很大程度上实现自动化。

人力资源数字化转型的过程

在人力资源中利用数字化并非易事，它需要仔细考虑并投入大量时间、精力和资源。那么我们该如何着手处理这个规模庞大的项目呢？

人力资源数字化转型的阶段

每个进行数字化转型的组织都要经历六个阶段。

• 维持现状：人力资源部门认为当前的解决方案将继续保持相关性。
• 当下积极：在这个阶段，通过不同的实验和尝试，在整个公司培养数字素养和创造力。
• 规范化：实验变得更有目的性，并得到领导层的支持。
• 战略化：跨学科团队执行大多数数字人力资源计划。协作增加，形成战略性人力资源数字转型路线图。
• 融合：专门的数字转型团队指导人力资源战略的数字支持。
• 创新和适应：此时数字转型已成为组织的"常态"，并成为一个持续的过程。

理解这些阶段很重要，原因有几个。它帮助组织了解其在数字转型之旅中的进展，并确定下一步行动。其次，它确保目标与更广泛的业务战略保持一致。最后，它有助于实现结构化的变革方法。通过这种方式，组织可以轻松适应技术变革并实现其目标。

人力资源数字化转型的最佳实践

有时候，开始数字化人力资源可能会让人不知所措。遵循以下列出的最佳实践将成为成功的关键驱动力。

评估当前的人力资源流程

从现状审核开始。你可以根据审核结果排列优先级并决定从哪里开始。以下是一些需要问自己的问题：

• 你目前使用什么样的人力资源工具来运行各种人力资源流程？
• 你需要确定哪些领域可能产生最大影响？看看是否能与你的业务目标保持一致。
• 每个工具和解决方案是如何维护的？是否自动进行？
• 如果已经部署了数字化工具，创建当前人力资源解决方案的概览。这些系统是否相互通信？如果是，如何通信？

制定明确的目标和成功指标

目标和指标因组织而异。假设我们的目标是以较低的成本、时间和人力提高运营效率。在这种情况下，你可以使用以下指标来衡量这个目标：

• 每位员工的人力资源成本：计算总人力资源支出与员工总数的比值。每位员工的人力资源成本降低意味着数字化转型使人力资源流程更具成本效益。
• 人力资源服务交付时间：这计算完成人力资源服务交付所需的平均时间。服务交付时间的减少反映了数字化工具和流程带来的运营效率提升和响应时间加快。
• 员工服务使用率：追踪员工使用自助服务门户或应用程序完成的人力资源相关交易的百分比。高使用率表明员工使用人力资源数字工具来管理他们的需求。这减轻了人力资源部门的管理负担，提高了整体生产力和常规任务所花费的时间。

培养团队的人力资源数字技能

人力资源从业者需要正确的技能来实施数字化转型，首先是数字敏捷性。数字敏捷性是快速适应和利用数字技术来增强人力资源流程、提高效率和推动创新的能力。

你可以通过以下方式培养数字敏捷性：

• 熟悉不同类型的技术
• 与其他部门在创新方面合作
• 提升变革管理技能

采用分阶段方法

分阶段进行数字化转型有助于你在需要时进行修正。在数字化特定人力资源流程之前，最好先从试点项目开始。这将帮助您测试和完善您的人力资源数字化战略。例如，如果您想要自动化您的薪资流程，与其对整个组织实施，不如从一两个团队开始，然后再扩大规模。

建立跨职能团队

IT、法律和其他利益相关者在建立跨职能转型团队中发挥重要作用。这些团队改善实施效果并确保与更广泛的组织战略保持合规性和一致性。

实施可扩展的解决方案

无论您实施什么人力资源软件或工具，您都希望它们是可扩展的。选择、购买、实施和启动数字工具的过程在时间和金钱方面都很昂贵，不能无休止地重复。因此，随着组织的发展，工具和软件也应该是可扩展的。

关注员工体验

通常，公司的员工将定期使用这些工具。因此，推出的软件应该改善员工体验。为确保这一点，要让员工参与其中并征求他们的意见。

准备变革管理计划

应制定数字化变革管理计划，为即将到来的变革做好准备。因此，明智的做法是开展以下活动：

• 与利益相关者沟通，了解变革将如何影响公司
• 使用Cynefin框架通过可行的步骤处理变革将如何发生
• 基于竞争性价值观框架进行变革沟通
• 使用利益相关者管理模板来管理多个利益相关者

建立集成的人力资源技术栈

数字化人力资源软件用于每个人力资源流程。您可以将它们分为三类技术：

• 人力资源解决方案：HRIS、薪资、薪酬和福利管理软件。
• 招聘：ATS、预选工具、推荐软件等。
• 员工体验：入职培训、LMS、绩效管理软件和奖励。

大多数公司使用每个类别的工具和软件来建立其人力资源技术栈。您应该创建一个集成的人力资源技术栈，使所有元素协同工作。例如，您的人力资源管理系统应该与您的薪资软件集成。一套无法相互通信的工具会适得其反，导致每个人力资源流程走向不同的方向。

数字人力资源转型示例

数字转型在实践中是什么样子的？以下是一些例子。

人力资本管理系统

人力资本管理（HCM）系统将各种人力资源功能整合到一个数字系统中，如工资、绩效管理、福利和人才管理。实施HCM系统有助于简化流程，提高数据准确性，并提供员工信息的集中视图。它还为员工提供自助服务工具，以申请休假、管理福利和更新个人信息。

通过自动化核心人力资源功能，HCM系统减少错误，提高效率，使人力资源团队能够专注于战略性任务。

申请追踪系统（ATS）

ATS平台管理招聘流程，从职位发布到追踪候选人申请和协调面试。实施ATS平台帮助人力资源团队简化工作流程，评估候选人，改善与申请人的沟通。它提高招聘速度和质量，减少招聘的行政负担，使人力资源能够做出数据驱动的决策。

入职自动化

入职自动化使用数字工具来简化和标准化新员工入职。这包括发送新员工邮件、提供培训材料访问权限和电子完成文档。自动化入职减少行政工作，改善员工体验，通过提供结构化的入职流程加快新员工的生产力。

员工自助服务门户

自助服务门户允许员工管理与人力资源相关的任务，如更新个人信息、申请休假和访问福利信息。这些门户通常是较大HCM系统的一部分，可从任何地方访问，为员工提供灵活性和便利性。自助服务门户使员工能够控制其个人信息，减少人力资源的行政工作量并改善员工体验。

人员分析

人员分析使用分析和数据工具来理解劳动力趋势，评估员工绩效，并做出数据驱动的人力资源决策。它涵盖离职分析、生产力跟踪和人才预测。此外，它提供可行的见解，帮助人力资源领导优化人才管理，提高保留率，并在劳动力策略上做出明智决策。

数字采用平台（DAPs）

数字采用平台（DAPs）代表了人力资源数字转型的显著例子。它们促进组织工具和技术的整合、采用和有效使用。DAP通过提供应用内指导、教程和实时支持，指导员工使用新软件和流程。DAP帮助用户更快地适应数字工具，最大限度地减少干扰，提高新技术的使用效率。

数字人力资源案例研究

数字化转型可以影响人力资源的各项职能 - 从招聘和入职到工资和福利。这种转型的规模可以不同，从几天到超过一年。我们有三个公司解决特定业务挑战的数字人力资源转型案例研究。

ATOS

在IT和咨询公司Atos，核心人力资源系统与其员工文档管理功能之间存在脱节。为了弥合这一差距，该组织需要一个工具，为员工、管理者和人力资源人员提供无缝的端到端人力资源服务。Atos选择了一个将在70个国家推广的云端解决方案。

该软件将组织的员工档案管理系统与其人力资源信息系统的招聘模块整合，实现了运营流程化和录用通知书流程自动化。现在管理者可以直接访问人力资源信息系统，只需按一下按钮就能生成录用通知书，无需联系人力资源人员来批准新员工。

全球能源公司：使用数字人力资源改善员工体验

一家全球能源公司注意到外部和内部数字化之间存在显著差异。他们的培训交付和合规培训已经过时且效果不佳。该公司的临时人力资源变革与创新总监利用这一点，通过引入游戏化来解决这个问题。公司开发了一个培训应用程序，允许员工获得徽章并获得全体员工可见的高分。

因此，公司的测试参与率达到100%，他们的合规培训在3个月内完成（之前需要9个月）。

KPMG Belgium

这个人力资源数字化转型案例研究关注入职前准备，这是一个经常被忽视但对员工幸福感和敬业度很重要的步骤。KPMG Belgium没有入职前准备流程 - 特别是对于应届毕业生来说，从签订合同到正式入职可能会有较长的等待期。因此，他们决定使用集成的入职软件来解决这个问题。

该组织的入职前准备在候选人签署合同后立即开始。应用程序会向候选人发送所有必要信息，包括同事的联系方式。经过两年的入职前准备，KPMG看到：

• 应用程序激活率达到81%
• 新员工体验评分达到5分中的4.5分

如何实施数字人力资源战略

尽管在理论上实施数字人力资源战略听起来不错，但实际操作可能令人生畏。以下是实施过程中需要注意的一些要点。

识别关键流程

从招聘、入职、绩效管理以及学习与发展等高影响力的人力资源流程开始，以最大限度地发挥数字化的优势。

设定明确目标

为您的数字人力资源转型制定具体、可衡量的目标，如提高员工参与度、加快招聘速度或简化工资发放流程。

选择合适的技术

研究并选择符合您战略目标的人力资源技术解决方案，考虑云端访问、集成和可扩展性等功能。

确保数据隐私

通过对员工数据实施严格的安全措施，确保符合相关数据保护法规。

评估表现

根据数字转型战略中确立的目标和指标，严格评估哪些方面有效，哪些方面无效。您还可以通过收集员工反馈进行及时调整。

总结

人力资源数字化转型是一个持续的旅程，而不是一次性的事件。一旦新的解决方案实施后，保持敏捷性并对不断变化的业务需求和技术创新做出响应是很重要的。这种持续改进的承诺能够促进长期成功并创造显著的竞争优势。