RH Digital: Benefícios, Estratégia e Exemplos

HR Digital é a aplicação de tecnologias avançadas, análises, características digitais e comportamentos para otimizar o RH e entregar desempenho organizacional sustentável. Tornou-se parte integral de cada processo de RH e é fundamental para criar uma excelente experiência do colaborador.

O HR Digital é essencial para empresas que desejam otimizar seus processos internos e promover eficiência. Elementos de digitalização existem em cada etapa do ciclo de vida do funcionário – desde recrutamento e seleção até integração, gestão de desempenho, engajamento e desligamento. O RH está agora na vanguarda da inovação, aproveitando tecnologia, análise de dados e compreensão do comportamento humano para moldar ambientes de trabalho.

O que é HR Digital?

HR Digital é a integração de tecnologias digitais nos processos de recursos humanos para torná-los mais eficientes e conectados. Isso leva a uma organização mais ágil e responsiva.

As organizações passam por uma transformação digital, transformando as operações de RH e suas formas de trabalhar, o que leva a uma organização mais centrada no funcionário. Quatro fases caracterizam a jornada do HR Digital de uma organização:

1. Eficiência do RH: Nesta fase, as empresas investem em plataformas tecnológicas que gerenciam eficientemente os processos de RH. A questão é: "Até que ponto usamos tecnologia para otimizar o trabalho administrativo de RH?"
2. Eficácia do RH: As empresas usam tecnologias para aprimorar práticas existentes de pessoas, como gestão de desempenho, aquisição de talentos e treinamento.
3. Informação: Analytics de pessoas são aproveitados nesta fase para criar impacto nos negócios. Aqui os dados são acessíveis e dados internos são combinados com dados externos.
4. Conexão: Ferramentas digitais e software são utilizados para criar conexões entre pessoas. Aqui as tecnologias podem promover um sentimento de pertencimento, aproveitando tecnologias para construir conexões.

O HR Digital integra tecnologias e sistemas automatizados para melhorar a gestão de pessoas. Mais do que uma simples modernização, concentra-se na revolução dos processos, ajudando gestores e equipes a focarem em inovações estratégicas.

RH Tradicional vs. HR Digital

O HR Digital difere do RH tradicional porque digitaliza tarefas manuais, como manutenção de registros, análise de dados e resposta a perguntas de funcionários. As diferenças entre os dois podem ser vistas neste diagrama.

Benefícios do RH Digital

Práticas de RH digital oferecem vantagens competitivas às organizações, junto com outros benefícios. Listamos os mais importantes abaixo.

Otimização dos processos de RH

A digitalização dos processos de RH ajuda a otimizar e estruturá-los. No caso do recrutamento, em vez de rastrear manualmente todos os candidatos, você pode usar um Application Tracking System (ATS).

Um sistema ATS cuida de tarefas como:

• Publicação de vagas em múltiplos sites de emprego
• Conexão com potenciais candidatos
• Agendamento de entrevistas e chamadas
• Refinamento do grupo de candidatos através do funil de recrutamento

Aumento da produtividade

A automatização das tarefas de RH pode liberar o pessoal de RH para trabalhos de alta prioridade que exigem pensamento crítico e habilidades de resolução de problemas. Isso aumenta a produtividade dos profissionais de RH que lidam com funcionários e cuidam de suas necessidades.

Melhorando a experiência do funcionário

A experiência do funcionário consiste em três componentes principais: a experiência física, a experiência digital e a experiência cultural. O grande aumento no trabalho remoto e híbrido tornou o componente digital mais importante. É aqui que o RH digital pode melhorar a experiência do funcionário, especialmente no caso do autoatendimento.

Aqui, os funcionários podem:

• Visualizar e baixar contracheques, formulários fiscais e outros documentos
• Gerenciar planos de benefícios como seguro saúde, planos de aposentadoria e outros benefícios
• Atualizar detalhes de contato e outras informações pessoais diretamente no sistema de RH
• Registrar horas de trabalho e acompanhar registros de presença

Esses recursos de autoatendimento ajudam os funcionários a atender suas necessidades relacionadas ao RH de forma eficiente, reduzindo a carga administrativa dos departamentos de RH e tornando a experiência digital do funcionário mais suave e amigável.

Melhor gestão de dados

A digitalização reduz o risco de perda de dados. O uso de soluções de software como o Human Resource Information System (HRIS) ou ATS permite uma melhor gestão de dados do que métodos manuais. A maioria dos softwares de RH hoje também vem com recursos de análise e relatórios, tornando muito mais fácil para o pessoal de RH analisar dados internos e tomar decisões baseadas em dados.

Recrutamento estratégico

O recrutamento é uma função crucial de RH em qualquer organização. O RH digital simplifica o recrutamento, ajudando você a dimensionar seu processo de seleção e avaliar melhor os candidatos. Isso resulta em candidatos mais alinhados com sua cultura organizacional e objetivos.

Melhorando a gestão de talentos

A gestão de talentos é uma área onde a digitalização tem sido abundantemente vista. A triagem de candidatos, agendamento de entrevistas e integração podem ser amplamente automatizados.

O Processo de Transformação Digital em RH

Alavancar o digital em RH não é uma tarefa simples, requer consideração cuidadosa e muito tempo, esforço e recursos. Então, como abordamos um projeto desta magnitude?

Estágios da transformação digital em RH

Toda organização que se envolve em transformação digital passa por seis estágios.

• Negócios como de costume: RH atua com a crença de que as soluções atuais permanecerão relevantes.
• Presente e ativo: Neste estágio, através de diferentes experimentações e testes, a literacia digital e a criatividade são criadas em toda a empresa.
• Formalizado: A experimentação se torna mais intencional e há apoio da liderança.
• Estratégico: Equipes multidisciplinares executam a maioria das iniciativas digitais de RH. A colaboração aumenta, levando a roteiros estratégicos de transformação digital em RH.
• Convergido: Uma equipe dedicada à transformação digital orienta o suporte digital da estratégia de RH.
• Inovador e adaptativo: Neste momento, a transformação digital tornou-se o 'negócio como de costume' da organização e é um processo contínuo.

Compreender estes estágios é importante por várias razões. Ajuda as organizações a entenderem seu progresso na jornada de transformação digital e a identificar os próximos passos. Em segundo lugar, garante que os objetivos estejam alinhados com as estratégias mais amplas do negócio. Por último, facilita uma abordagem estruturada para a mudança. Desta forma, as organizações podem se adaptar facilmente às mudanças tecnológicas e alcançar seus objetivos.

Melhores Práticas Para Transformação Digital em Recursos Humanos

Às vezes, começar com RH digital pode ser avassalador. Seguir as melhores práticas listadas abaixo será fundamental para o sucesso.

Avalie seus processos atuais de RH

Comece com uma auditoria da situação atual. Você pode organizar suas prioridades com base na auditoria e decidir por onde começar. Estas são algumas perguntas para fazer a si mesmo:

• Que tipo de ferramentas de RH você está usando atualmente para executar vários processos de RH?
• Quais áreas você precisa identificar que poderiam ter o máximo impacto? Veja se pode alinhar isso com seus objetivos de negócio.
• Como cada ferramenta e solução é mantida? Isso acontece automaticamente?
• Se ferramentas digitais já estão implementadas, crie uma visão geral das soluções atuais de RH. Esses sistemas se comunicam entre si? Se sim, como?

Defina objetivos claros e métricas de sucesso

Objetivos e métricas tendem a diferir por organização. Digamos que nosso objetivo seja melhorar a eficiência operacional com menor custo, tempo e pessoas. Neste caso, você poderia usar as seguintes métricas para medir este objetivo:

• Custo de RH por funcionário: Calcula o gasto total de RH com o número total de funcionários. Uma diminuição no custo de RH por funcionário significaria que a transformação digital tornou o processo de RH mais econômico.
• Tempo de entrega do serviço de RH: Isto calcula o tempo médio necessário para completar os serviços de entrega de RH. A redução no tempo de entrega do serviço reflete maior eficiência operacional e tempos de resposta mais rápidos devido às ferramentas e processos digitais.
• Taxa de utilização do serviço pelos funcionários: Acompanha a porcentagem de transações relacionadas a RH completadas pelos funcionários usando portais ou aplicativos de autoatendimento. Uma alta taxa de utilização significa que os funcionários usam ferramentas digitais de RH para gerenciar suas necessidades. Isso reduz a carga administrativa no departamento de RH, melhorando a produtividade geral e o tempo gasto em tarefas rotineiras.

Desenvolva habilidades digitais de RH em sua equipe

Os profissionais de RH precisam das habilidades certas para implementar a transformação digital, começando com agilidade digital. Agilidade digital é a capacidade de adaptar-se rapidamente e aproveitar tecnologias digitais para aprimorar processos de RH, melhorar a eficiência e impulsionar a inovação.

Você pode desenvolver agilidade digital através de:

• Familiarização com diferentes tipos de tecnologias
• Colaboração com outros departamentos em inovação
• Trabalho em habilidades de gestão de mudanças

Adote uma abordagem em fases

Uma abordagem em fases para a transformação digital ajuda você a fazer correções quando necessário. É melhor começar com um projeto piloto, antes de digitalizar um processo específico de RH. Isso ajudará você a testar e refinar sua estratégia de digitalização de RH. Por exemplo, se você deseja automatizar seu processo de folha de pagamento, em vez de fazer isso com toda a organização, comece com uma ou duas equipes e depois expanda.

Criar equipes multifuncionais

TI, jurídico e outras partes interessadas são importantes na construção de equipes de transformação multifuncionais. Essas equipes melhoram a implementação e garantem conformidade e alinhamento com estratégias organizacionais mais amplas.

Implementar soluções escaláveis

Seja ao implementar software ou ferramentas de RH, você quer que eles sejam escaláveis. O processo de selecionar, comprar, implementar e lançar ferramentas digitais é custoso em termos de tempo e dinheiro para repetir inúmeras vezes. Então, conforme a organização cresce, as ferramentas e software também devem ser escaláveis.

Focar na experiência do colaborador

Na maioria das vezes, os funcionários da empresa usarão essas ferramentas regularmente. Portanto, o software implementado deve melhorar a experiência do funcionário. Para garantir que isso aconteça, envolva os funcionários e peça suas opiniões.

Preparar um plano de gestão de mudanças

Um plano de gestão de mudanças digitais deve estar em vigor para preparar as pessoas para as mudanças futuras. Assim, seria sensato realizar as seguintes atividades:

• Comunicar-se com as partes interessadas para entender como a mudança impactará a empresa
• Usar o Cynefin framework para processar como a mudança ocorrerá através de etapas acionáveis
• Basear suas comunicações de mudança no framework de valores concorrentes
• Usar um template de gestão de stakeholders para gerenciar múltiplas partes interessadas

Construir uma stack tecnológica de RH integrada

Software digital de RH é usado para cada processo de RH. Você pode categorizá-los em três tecnologias:

• Soluções de RH: HRIS, folha de pagamento, software de gestão de compensação e benefícios.
• Recrutamento: ATS, ferramentas de pré-seleção, software de indicação, etc.
• Experiência do funcionário: Onboarding, LMS, software de gestão de desempenho e recompensas.

A maioria das empresas usa ferramentas e software de cada categoria para construir sua stack de RH. Você deve criar uma stack de RH integrada onde todos os elementos trabalhem juntos. Por exemplo, seu Sistema de Gestão de RH deve se integrar com seu software de folha de pagamento. Um conjunto de ferramentas que não pode se comunicar entre si seria contraproducente, levando a diferentes destinos para cada processo de RH.

Exemplos de Transformação Digital em RH

Como é a transformação digital na prática? Aqui estão alguns exemplos.

Sistemas HCM

Sistemas de Gestão de Capital Humano (HCM) integram várias funções de RH, como folha de pagamento, gestão de desempenho, benefícios e gestão de talentos em um único sistema digital. A implementação de sistemas HCM ajuda a otimizar processos, melhora a precisão dos dados e fornece uma visão centralizada das informações dos funcionários. Também possibilita aos funcionários ferramentas de autoatendimento para solicitar folgas, gerenciar seus benefícios e atualizar informações pessoais.

Ao automatizar funções essenciais de RH, os sistemas HCM reduzem erros, melhoram a eficiência e permitem que as equipes de RH se concentrem em tarefas estratégicas.

Sistemas de Rastreamento de Candidatos (ATS)

Plataformas ATS gerenciam recrutamento, desde publicações de vagas até o acompanhamento de candidaturas e coordenação de entrevistas. A implementação de plataformas ATS ajuda as equipes de RH a otimizar fluxos de trabalho, avaliar candidatos e melhorar a comunicação com os candidatos. Melhora a velocidade e qualidade do recrutamento, reduz a carga administrativa da contratação e permite que o RH tome decisões baseadas em dados.

Automação de integração

A automação de integração usa ferramentas digitais para otimizar e padronizar a integração de novos funcionários. Isso inclui enviar e-mails para novos contratados, fornecer acesso a materiais de treinamento e completar documentação eletronicamente. A automação da integração reduz o trabalho administrativo, melhora a experiência do funcionário e acelera a produtividade dos novos contratados fornecendo um processo estruturado de integração.

Portais de autoatendimento para funcionários

Portais de autoatendimento permitem que os funcionários gerenciem suas tarefas relacionadas ao RH, como atualização de informações pessoais, solicitação de folgas e acesso a informações sobre benefícios. Esses portais são tipicamente parte de um sistema HCM maior e são acessíveis de qualquer lugar, proporcionando flexibilidade e conveniência aos funcionários. Portais de autoatendimento permitem que os funcionários controlem suas informações pessoais, reduzindo a carga administrativa para o RH e melhorando a experiência do funcionário.

Análise de pessoas

Análise de pessoas usa ferramentas analíticas e de dados para entender tendências da força de trabalho, avaliar o desempenho dos funcionários e tomar decisões de RH baseadas em dados. Abrange análise de rotatividade, monitoramento de produtividade e previsão de talentos. Além disso, fornece insights acionáveis que ajudam líderes de RH a otimizar a gestão de talentos, melhorar a retenção e tomar decisões informadas sobre estratégias da força de trabalho.

Digital adoption platforms (DAPs)

Digital Adoption Platforms (DAPs) representam um exemplo notável de transformação digital em RH. Elas facilitam a integração, adoção e uso efetivo de ferramentas e tecnologias organizacionais. Um DAP guia os funcionários através de novos softwares e processos fornecendo orientação dentro do aplicativo, tutoriais e suporte em tempo real. O DAP ajuda os usuários a se adaptarem às ferramentas digitais mais rapidamente, minimizando a interrupção e melhorando a eficiência com novas tecnologias.

Estudos de Caso de RH Digital

A transformação digital pode afetar funções de RH – desde recrutamento e integração até folha de pagamento e benefícios. Esta transformação pode variar em escala, de alguns dias a mais de um ano. Temos três estudos de caso de transformação digital de RH de empresas que enfrentaram um desafio empresarial específico.

ATOS

Na Atos, uma empresa de TI e consultoria, havia uma desconexão entre o sistema central de RH e sua função de gerenciamento de documentos de funcionários. Para preencher esta lacuna, a organização queria uma ferramenta que facilitasse serviços de RH contínuos de ponta a ponta para funcionários, gerentes e pessoal de RH. A Atos escolheu uma solução baseada em nuvem que seria implementada em 70 países.

Este software integrou o sistema de Gerenciamento de Arquivos de Funcionários da organização com o modelo de recrutamento de seu HRIS, permitindo operações simplificadas e automação do processo de carta de oferta. Os gerentes agora podiam acessar o HRIS diretamente e gerar uma carta de oferta com o apertar de um botão, eliminando a necessidade de contatar o pessoal de RH para aprovação de novas contratações.

Empresa global de energia: Usando RH digital para melhorar EX

Uma empresa global de energia notou uma diferença considerável entre a digitalização externa e interna. Seu treinamento de conformidade e entrega estava desatualizado e ineficaz. O Diretor Interino de Mudança e Inovação de RH da empresa usou isso para agitar as coisas introduzindo gamificação para lidar com o problema. Foi desenvolvido um aplicativo de treinamento que permitia aos funcionários ganhar badges e obter pontuações altas visíveis para toda a base de funcionários.

Como resultado, a empresa viu uma adesão de 100% nos testes, e seu treinamento de conformidade foi concluído em 3 meses (reduzido dos 9 meses anteriores).

KPMG Bélgica

O estudo de caso de transformação digital de RH concentra-se no preboarding, uma etapa frequentemente negligenciada mas importante para funcionários felizes e engajados. A KPMG Bélgica não tinha um processo de preboarding – para graduados em particular, isso poderia levar a períodos relativamente mais longos desde o momento em que assinaram o contrato até seu primeiro dia no trabalho. Então, eles decidiram usar um software de integração integrado para resolver este problema.

O preboarding da organização começa assim que o candidato assina o contrato. O aplicativo envia aos candidatos todas as informações essenciais necessárias, incluindo os detalhes de contato de seus colegas. Após dois anos de preboarding, a KPMG observou:

• Uma taxa de ativação do aplicativo de 81%
• Novos contratados avaliando experiências em 4,5 de 5

Como Implementar uma Estratégia de RH Digital

Embora implementar uma estratégia de RH digital pareça ótimo em teoria, pode ser intimidador. Aqui estão algumas dicas sobre pontos a observar durante a implementação.

Identificar processos-chave

Comece com processos de RH de alto impacto como recrutamento, integração, gestão de desempenho e aprendizagem e desenvolvimento para maximizar os benefícios da digitalização.

Estabelecer objetivos claros

Defina metas específicas e mensuráveis para sua transformação digital de RH, como melhor engajamento dos funcionários, recrutamento mais rápido ou folha de pagamento otimizada.

Escolher a tecnologia adequada

Pesquise e selecione soluções tecnológicas de RH que se alinhem com seus objetivos estratégicos, considerando recursos como acesso em nuvem, integrações e escalabilidade.

Garantir privacidade dos dados

Garanta conformidade com regulamentações relevantes de proteção de dados implementando medidas robustas de segurança para dados dos funcionários.

Avaliar desempenho

Com os objetivos e métricas estabelecidos em sua estratégia de transformação digital, avalie criticamente o que funciona e o que não funciona. Você também pode fazer ajustes oportunos coletando feedback dos funcionários.

Conclusão

A transformação digital de RH é uma jornada contínua e não um evento único. Uma vez que uma nova solução é implementada, é importante manter-se ágil e responsivo às mudanças nas necessidades do negócio e às inovações tecnológicas. Este compromisso contínuo com a melhoria promove o sucesso a longo prazo e cria uma vantagem competitiva significativa.