Digitale HR: Voordelen, Strategie en Voorbeelden

Digitale HR is de toepassing van geavanceerde technologieën, analyses, digitale eigenschappen en gedragingen om HR te optimaliseren en duurzame organisatieprestaties te leveren. Het is integraal geworden voor elk HR-proces en is essentieel voor het creëren van een geweldige medewerkerservaring.

Digitale HR is essentieel voor bedrijven die hun interne processen willen optimaliseren en efficiëntie willen bevorderen. Elementen van digitalisering bestaan in elke fase van de medewerkerscyclus - van werving en selectie tot onboarding, prestatiebeheer, betrokkenheid en offboarding. HR staat nu vooraan bij innovatie, door gebruik te maken van technologie, data-analyse en inzicht in menselijk gedrag om werkplekken vorm te geven.

Wat Is Digital HR?

Digital HR is de integratie van digitale technologieën in personeelszaken om deze efficiënter en meer verbonden te maken. Het leidt tot een meer wendbare en responsieve organisatie.

Organisaties ondergaan een digitale transformatie, waarbij HR-activiteiten en werkwijzen worden getransformeerd, wat leidt tot een meer medewerkergerichte organisatie. Vier fasen kenmerken de digital HR-reis van een organisatie:

1. HR-efficiëntie: In deze fase investeren bedrijven in technologieplatformen die HR-processen efficiënt beheren. De vraag is: "In hoeverre gebruiken we technologie om administratief HR-werk te stroomlijnen?"
2. HR-effectiviteit: Bedrijven gebruiken technologieën om bestaande personeelspraktijken te verbeteren, zoals prestatiebeheer, talentwerving en opleiding.
3. Informatie: In deze fase wordt people analytics ingezet om bedrijfsimpact te creëren. Hier zijn gegevens toegankelijk en worden interne gegevens gecombineerd met externe gegevens.
4. Verbinding: Digitale tools en software worden gebruikt om verbindingen tussen mensen te creëren. Hier kunnen technologieën een gevoel van verbondenheid bevorderen door technologieën in te zetten om verbindingen op te bouwen.

Digital HR integreert technologieën en geautomatiseerde systemen om personeelsbeheer te verbeteren. Meer dan een eenvoudige modernisering, richt het zich op de revolutie in processen, waardoor managers en teams zich kunnen concentreren op strategische innovaties.

Traditionele HR vs. digital HR

Digital HR verschilt van traditionele HR omdat het handmatige taken digitaliseert, zoals administratie, gegevensanalyse en het beantwoorden van medewerkervragen. De verschillen tussen de twee zijn te zien in dit diagram.

Voordelen Van Digitale HR

Digitale HR-praktijken bieden organisaties concurrentievoordelen, samen met andere voordelen. We hebben de belangrijkste hieronder op een rij gezet.

Stroomlijnen van HR-processen

Het digitaliseren van HR-processen helpt bij het stroomlijnen en structureren ervan. Bij werving kunt u bijvoorbeeld een Application Tracking System (ATS) gebruiken in plaats van alle sollicitanten handmatig bij te houden.

Een ATS-systeem zorgt voor taken zoals:

• Vacatures plaatsen op meerdere vacaturesites
• Contact leggen met potentiële kandidaten
• Plannen van interviews en gesprekken
• Verfijnen van de kandidatenpool via de wervingstrechter

Verbeteren van productiviteit

Het automatiseren van HR-taken kan HR-medewerkers vrijmaken voor werk met hoge prioriteit dat kritisch denken en probleemoplossende vaardigheden vereist. Dit verhoogt uiteindelijk de productiviteit van HR-professionals die medewerkers beheren en voor hun behoeften zorgen.

Verbeteren van werknemerservaring

Werknemerservaring bestaat uit drie hoofdcomponenten: de fysieke ervaring, de digitale ervaring en de culturele ervaring. De enorme toename van werk op afstand en hybride werk heeft de digitale component belangrijker gemaakt. Hier kan digitale HR de werknemerservaring verbeteren, vooral bij zelfbediening door werknemers.

Hier kunnen werknemers:

• Loonstroken, belastingformulieren en andere documenten bekijken en downloaden
• Voordelenplannen beheren zoals ziektekostenverzekering, pensioenregelingen en andere extra's
• Contactgegevens en andere persoonlijke informatie direct in het HR-systeem bijwerken
• Werkuren registreren en aanwezigheid bijhouden

Deze zelfbedieningsfuncties helpen werknemers om efficiënt aan hun HR-gerelateerde behoeften te voldoen, waardoor de administratieve last voor HR-afdelingen vermindert en de digitale ervaring van de werknemer soepeler en gebruiksvriendelijker wordt.

Beter gegevensbeheer

Digitalisering vermindert het risico op gegevensverlies. Het gebruik van softwareoplossingen zoals het Human Resource Information System (HRIS) of ATS maakt beter gegevensbeheer mogelijk dan handmatige methoden. De meeste HR-software komt tegenwoordig ook met analyse- en rapportagefuncties, waardoor het voor HR-medewerkers veel eenvoudiger is om interne gegevens te analyseren en datagestuurde beslissingen te nemen.

Strategische werving

Werving is een cruciale HR-functie in elke organisatie. Digitale HR vereenvoudigt werving, helpt u bij het schalen van uw selectieproces en het beter evalueren van kandidaten. Dit resulteert in kandidaten die beter aansluiten bij uw organisatiecultuur en doelstellingen.

Verbetering van talentmanagement

Talentmanagement is een gebied waar digitalisering overvloedig zichtbaar is. Kandidaatscreening, het plannen van interviews en onboarding kunnen grotendeels worden geautomatiseerd.

Het Proces Van HR Digitale Transformatie

Digitaal benutten in HR is geen eenvoudige prestatie, het vereist zorgvuldige overweging en veel tijd, inspanning en middelen. Hoe pakken we dus een project van deze omvang aan?

Fasen van HR digitale transformatie

Elke organisatie die zich bezighoudt met digitale transformatie doorloopt zes fasen.

• Business as usual: HR handelt vanuit de overtuiging dat huidige oplossingen relevant blijven.
• Aanwezig en actief: In deze fase worden door verschillende experimenten en proeven digitale geletterdheid en creativiteit door het hele bedrijf gecreëerd.
• Geformaliseerd: Experimenteren wordt doelgerichter en er is steun van de leiding.
• Strategisch: Multidisciplinaire teams voeren de meeste digitale HR-initiatieven uit. Samenwerking neemt toe, wat leidt tot strategische HR digitale transformatie routekaarten.
• Geconvergeerd: Een toegewijd digitaal transformatieteam begeleidt digitale ondersteuning van HR-strategie.
• Innovatief en adaptief: Inmiddels is digitale transformatie de 'business as usual' van de organisatie geworden en is het een continu proces.

Het begrijpen van deze fasen is om verschillende redenen belangrijk. Het helpt organisaties hun voortgang in de digitale transformatiereis te begrijpen en de volgende stappen te identificeren. Ten tweede zorgt het ervoor dat doelstellingen worden afgestemd op de bredere bedrijfsstrategieën. Ten slotte faciliteert het een gestructureerde aanpak van verandering. Op deze manier kunnen organisaties zich gemakkelijk aanpassen aan technologische veranderingen en hun doelen bereiken.

Best Practices Voor Digitale Transformatie In Human Resources

Soms kan het overweldigend zijn om met digitale HR te beginnen. Het volgen van de onderstaande best practices zal een belangrijke drijfveer zijn voor succes.

Beoordeel je huidige HR-processen

Begin met een audit van de huidige situatie. Je kunt je prioriteiten bepalen op basis van de audit en beslissen waar je wilt beginnen. Dit zijn enkele vragen die je jezelf kunt stellen:

• Welke HR-tools gebruik je momenteel om verschillende HR-processen uit te voeren?
• Welke gebieden moet je identificeren die de maximale impact kunnen hebben? Kijk of je dit kunt afstemmen op je bedrijfsdoelstellingen.
• Hoe wordt elke tool en oplossing onderhouden? Gebeurt dit automatisch?
• Als er al digitale tools aanwezig zijn, maak dan een overzicht van de huidige HR-oplossingen. Communiceren deze systemen met elkaar? Zo ja, hoe?

Definieer duidelijke doelstellingen en succesmetriek

Doelstellingen en metriek verschillen per organisatie. Stel dat ons doel is om de operationele efficiëntie te verbeteren tegen lagere kosten, tijd en mensen. In dit geval zou je de volgende metriek kunnen gebruiken om dit doel te meten:

• HR-kosten per medewerker: Berekent de totale HR-uitgaven met het totale aantal medewerkers. Een daling van de HR-kosten per medewerker zou betekenen dat de digitale transformatie het HR-proces kosteneffectiever heeft gemaakt.
• HR-servicelevertijd: Dit berekent de gemiddelde tijd die nodig is om HR-diensten te leveren. Vermindering van de servicelevertijd weerspiegelt verbeterde operationele efficiëntie en snellere reactietijden dankzij digitale tools en processen.
• Gebruikspercentage werknemersservice: Volgt het percentage HR-gerelateerde transacties dat door medewerkers wordt voltooid via selfservice-portals of applicaties. Een hoog gebruikspercentage betekent dat medewerkers HR-digitale tools gebruiken om hun behoeften te beheren. Dit vermindert de administratieve last voor de HR-afdeling en verbetert de algehele productiviteit en tijd besteed aan routinetaken.

Ontwikkel digitale HR-vaardigheden binnen je team

HR-professionals hebben de juiste vaardigheden nodig om digitale transformatie door te voeren, beginnend met digitale wendbaarheid. Digitale wendbaarheid is het vermogen om zich snel aan te passen en digitale technologieën te benutten om HR-processen te verbeteren, efficiëntie te verhogen en innovatie te stimuleren.

Je kunt digitale wendbaarheid ontwikkelen door:

• Jezelf vertrouwd maken met verschillende soorten technologieën
• Samenwerken met andere afdelingen op het gebied van innovatie
• Werken aan change management-vaardigheden

Hanteer een gefaseerde aanpak

Een gefaseerde aanpak van digitale transformatie helpt je aanpassingen te maken wanneer nodig. Het is beter om met een pilotproject te beginnen voordat je een specifiek HR-proces digitaliseert. Dit helpt je om je HR-digitaliseringsstrategie te testen en te verfijnen. Als je bijvoorbeeld je salarisadministratie wilt automatiseren, begin dan met één of twee teams in plaats van de hele organisatie en schaal daarna op.

Creëer multifunctionele teams

IT, juridische zaken en andere belanghebbenden zijn belangrijk bij het opbouwen van multifunctionele transformatieteams. Deze teams verbeteren de implementatie en zorgen voor naleving en afstemming met bredere organisatiestrategieën.

Implementeer schaalbare oplossingen

Of je nu HR-software of tools implementeert, je wilt dat ze schaalbaar zijn. Het proces van selecteren, kopen, implementeren en lanceren van digitale tools is kostbaar qua tijd en geld om talloze keren te herhalen. Dus naarmate de organisatie groeit, moeten de tools en software ook schaalbaar zijn.

Focus op werknemerservaring

Meestal zullen de werknemers van het bedrijf deze tools regelmatig gebruiken. Daarom moet de uitgerolde software de werknemerservaring verbeteren. Om dit te waarborgen, betrek werknemers en vraag naar hun mening.

Bereid een veranderingsmanagementplan voor

Er moet een digitaal veranderingsmanagementplan klaarliggen om mensen voor te bereiden op aankomende veranderingen. Daarom zou het verstandig zijn om de volgende activiteiten uit te voeren:

• Communiceer met belanghebbenden om te begrijpen hoe de verandering het bedrijf zal beïnvloeden
• Gebruik het Cynefin framework om te verwerken hoe de verandering zal plaatsvinden via concrete stappen
• Baseer je veranderingscommunicatie op het concurrerende waardenframework
• Gebruik een stakeholdermanagement template om meerdere belanghebbenden te beheren

Bouw een geïntegreerde HR-technologiestack

Digitale HR-software wordt gebruikt voor elk HR-proces. Je kunt ze onderverdelen in drie technologieën:

• HR-oplossingen: HRIS, salarisadministratie, compensatie- en voordelenbeheer software.
• Werving: ATS, voorselectietools, verwijzingssoftware, etc.
• Werknemerservaring: Onboarding, LMS, prestatiemanagementsoftware en beloningen.

De meeste bedrijven gebruiken tools en software uit elke categorie om hun HR-stack op te bouwen. Je moet een geïntegreerde HR-stack creëren waarin alle elementen samenwerken. Bijvoorbeeld, je HR-managementsysteem moet integreren met je salarissoftware. Een set tools die niet met elkaar kunnen communiceren zou contraproductief zijn en leiden tot verschillende bestemmingen voor elk HR-proces.

Voorbeelden van Digitale HR-Transformatie

Hoe ziet digitale transformatie er in de praktijk uit? Hier zijn enkele voorbeelden.

HCM-Systemen

Human Capital Management (HCM) systemen integreren verschillende HR-functies, zoals salarisadministratie, prestatiebeheer, personeelsvoorzieningen en talentmanagement in één digitaal systeem. Het implementeren van HCM-systemen helpt bij het stroomlijnen van processen, verbetert de nauwkeurigheid van gegevens en biedt een gecentraliseerd overzicht van werknemersinformatie. Het voorziet medewerkers ook van selfservice-tools om verlof aan te vragen, hun personeelsvoorzieningen te beheren en persoonlijke gegevens bij te werken.

Door het automatiseren van belangrijke HR-functies verminderen HCM-systemen fouten, verbeteren ze de efficiëntie en kunnen HR-teams zich richten op strategische taken.

Sollicitatie Volgsystemen (ATS)

ATS-platforms beheren werving, van vacatureplaatsingen tot het volgen van sollicitaties en het coördineren van gesprekken. Het implementeren van ATS-platforms helpt HR-teams bij het stroomlijnen van werkprocessen, het beoordelen van kandidaten en het verbeteren van communicatie met sollicitanten. Het verbetert de snelheid en kwaliteit van werving, vermindert de administratieve last van het aannemen en stelt HR in staat om datagestuurde beslissingen te nemen.

Onboarding-automatisering

Onboarding-automatisering gebruikt digitale hulpmiddelen om het inwerken van nieuwe medewerkers te stroomlijnen en standaardiseren. Dit omvat het versturen van e-mails voor nieuwe medewerkers, toegang tot trainingsmateriaal en het elektronisch invullen van documentatie. Het automatiseren van onboarding vermindert administratief werk, verbetert de werknemerservaring en versnelt de productiviteit van nieuwe medewerkers door een gestructureerd inwerkproces.

Selfservice-portalen voor medewerkers

Selfservice-portalen stellen medewerkers in staat hun HR-gerelateerde taken te beheren, zoals het bijwerken van persoonlijke gegevens, verlof aanvragen en toegang tot informatie over personeelsvoorzieningen. Deze portalen zijn meestal onderdeel van een groter HCM-systeem en zijn overal toegankelijk, wat medewerkers flexibiliteit en gemak biedt. Selfservice-portalen stellen medewerkers in staat hun persoonlijke informatie te beheren, wat de administratieve werklast voor HR vermindert en de werknemerservaring verbetert.

People analytics

People analytics gebruikt analyse- en data-instrumenten om werknemerstrends te begrijpen, prestaties te evalueren en datagestuurde HR-beslissingen te nemen. Het omvat verloopanalyse, productiviteitsmonitoring en talentprognoses. Bovendien biedt het bruikbare inzichten die HR-leiders helpen bij het optimaliseren van talentmanagement, het verbeteren van retentie en het nemen van geïnformeerde beslissingen over werknemersstrategieën.

Digital adoption platforms (DAPs)

Digital Adoption Platforms (DAPs) vertegenwoordigen een opmerkelijk voorbeeld van digitale HR-transformatie. Ze faciliteren integratie, adoptie en effectief gebruik van organisatorische tools en technologieën. Een DAP begeleidt werknemers bij nieuwe software en processen door in-app begeleiding, tutorials en realtime ondersteuning te bieden. DAP helpt gebruikers zich sneller aan te passen aan digitale hulpmiddelen, wat verstoringen minimaliseert en de efficiëntie met nieuwe technologieën verbetert.

Digitale HR Casestudies

Digitale transformatie kan HR-functies beïnvloeden - van werving en onboarding tot salarisadministratie en secundaire arbeidsvoorwaarden. Deze transformatie kan in omvang variëren, van enkele dagen tot meer dan een jaar. We hebben drie digitale HR-transformatie casestudies van bedrijven die een specifieke zakelijke uitdaging aangingen.

ATOS

Bij Atos, een IT- en consultancybedrijf, was er een kloof tussen het centrale HR-systeem en het documentbeheer voor medewerkers. Om deze kloof te overbruggen, wilde de organisatie een tool die naadloze end-to-end HR-dienstverlening faciliteert voor medewerkers, managers en HR-personeel. Atos koos voor een cloud-oplossing die zou worden uitgerold in 70 landen.

Deze software integreerde het Employee File Management systeem van de organisatie met het wervingsmodel van hun HRIS, waardoor gestroomlijnde operaties en automatisering van het aanbiedingsbriefproces mogelijk werden. De managers konden nu rechtstreeks toegang krijgen tot het HRIS en met één druk op de knop een aanbiedingsbrief genereren, waardoor contact met HR-personeel voor goedkeuring van nieuwe medewerkers niet meer nodig was.

Wereldwijd energiebedrijf: Digitale HR gebruiken om EX te verbeteren

Een wereldwijd energiebedrijf merkte een aanzienlijk verschil tussen externe en interne digitalisering. Hun opleidings- en compliancetraining was verouderd en ineffectief. De interim HR Change and Innovation Director gebruikte dit om verandering teweeg te brengen door gamification te introduceren. Er werd een training-app ontwikkeld waarmee medewerkers badges konden verdienen en hoge scores konden behalen die zichtbaar waren voor alle medewerkers.

Als resultaat zag het bedrijf een adoptie van 100% in de tests, en hun compliancetraining werd voltooid in 3 maanden (in plaats van de eerdere 9 maanden).

KPMG België

Deze HR digitale transformatie casestudy richt zich op preboarding, een vaak over het hoofd geziene maar belangrijke stap naar tevreden en betrokken medewerkers. KPMG België had geen preboarding-proces - vooral voor pas afgestudeerden kon dit leiden tot relatief langere periodes tussen het moment van contractondertekening en hun eerste werkdag. Daarom besloten ze een geïntegreerde onboarding-software te gebruiken om dit probleem op te lossen.

De preboarding van de organisatie begint zodra de kandidaat het contract tekent. De app stuurt de kandidaten alle essentiële informatie die ze nodig hebben, inclusief de contactgegevens van hun collega's. Na twee jaar preboarding zag KPMG:

• Een app-activeringspercentage van 81%
• Nieuwe medewerkers die ervaringen waarderen met 4,5 van de 5

Hoe een Digitale HR-strategie te Implementeren

Hoewel het implementeren van een digitale HR-strategie in theorie geweldig klinkt, kan het ontmoedigend zijn. Hier zijn enkele aandachtspunten om op te letten tijdens de implementatie.

Identificeer belangrijke processen

Begin met HR-processen met grote impact zoals werving, onboarding, prestatiebeheer en leren en ontwikkeling om de voordelen van digitalisering te maximaliseren.

Stel duidelijke doelen

Definieer specifieke, meetbare doelen voor uw digitale HR-transformatie, zoals verbeterde medewerkerbetrokkenheid, snellere werving of gestroomlijnde salarisadministratie.

Kies de juiste technologie

Onderzoek en selecteer HR-technologieoplossingen die aansluiten bij uw strategische doelen, rekening houdend met functies zoals cloudgebaseerde toegang, integraties en schaalbaarheid.

Zorg voor gegevensprivacy

Zorg voor naleving van relevante gegevensbeschermingsvoorschriften door robuuste beveiligingsmaatregelen te implementeren voor werknemersgegevens.

Evalueer prestaties

Met de doelstellingen en meetgegevens vastgesteld in uw digitale transformatiestrategie, evalueer kritisch wat werkt en wat niet. U kunt ook tijdige aanpassingen maken door feedback van medewerkers te verzamelen.

Afrondend

HR digitale transformatie is een continue reis in plaats van een eenmalige gebeurtenis. Zodra een nieuwe oplossing is geïmplementeerd, is het belangrijk om wendbaar en responsief te blijven voor veranderende bedrijfsbehoeften en technologische innovaties. Deze voortdurende toewijding aan verbetering bevordert langdurig succes en creëert een significant concurrentievoordeel.