
HR kỹ thuật số là việc ứng dụng công nghệ tiên tiến, phân tích, đặc điểm số và hành vi để tối ưu hóa HR và mang lại hiệu suất tổ chức bền vững. Nó đã trở thành một phần không thể thiếu trong mọi quy trình HR và là yếu tố then chốt để tạo nên trải nghiệm nhân viên tuyệt vời.
HR kỹ thuật số là điều cần thiết đối với các công ty muốn tối ưu hóa quy trình nội bộ và thúc đẩy hiệu quả. Các yếu tố số hóa tồn tại ở mọi giai đoạn của vòng đời nhân viên - từ tuyển dụng và lựa chọn đến nhập môn, quản lý hiệu suất, gắn kết và nghỉ việc. HR hiện đang đi đầu trong đổi mới, tận dụng công nghệ, phân tích dữ liệu và hiểu biết hành vi con người để định hình nơi làm việc.
Digital HR là sự tích hợp công nghệ số vào quy trình nhân sự để làm cho chúng hiệu quả và kết nối hơn. Nó dẫn đến một tổ chức linh hoạt và phản ứng nhanh hơn.
Các tổ chức trải qua quá trình chuyển đổi số, chuyển đổi hoạt động nhân sự và cách thức làm việc, dẫn đến một tổ chức lấy nhân viên làm trọng tâm. Bốn giai đoạn đặc trưng trong hành trình Digital HR của một tổ chức:
Digital HR tích hợp công nghệ và hệ thống tự động để cải thiện quản lý nhân sự. Hơn cả việc hiện đại hóa đơn giản, nó tập trung vào cuộc cách mạng trong quy trình, giúp các nhà quản lý và đội ngũ tập trung vào đổi mới chiến lược.
Digital HR khác với nhân sự truyền thống vì nó số hóa các công việc thủ công như lưu trữ hồ sơ, phân tích dữ liệu và trả lời câu hỏi của nhân viên. Sự khác biệt giữa hai phương thức này có thể thấy trong sơ đồ sau.

Thực hành HR kỹ thuật số mang lại lợi thế cạnh tranh cho tổ chức, cùng với các lợi ích khác. Chúng tôi đã liệt kê những điều quan trọng dưới đây.

Số hóa quy trình HR giúp tối ưu và cấu trúc hóa chúng. Trong trường hợp tuyển dụng, thay vì theo dõi thủ công tất cả ứng viên, bạn có thể sử dụng Hệ thống Theo dõi Ứng viên (ATS).
Hệ thống ATS đảm nhiệm các công việc như:
Tự động hóa các nhiệm vụ HR có thể giải phóng nhân sự HR cho công việc ưu tiên cao đòi hỏi kỹ năng tư duy phản biện và giải quyết vấn đề. Điều này cuối cùng nâng cao năng suất của các chuyên gia HR quản lý nhân viên và chăm sóc nhu cầu của họ.
Trải nghiệm nhân viên bao gồm ba thành phần chính: trải nghiệm vật lý, trải nghiệm kỹ thuật số và trải nghiệm văn hóa. Sự gia tăng mạnh mẽ trong công việc từ xa và kết hợp đã khiến thành phần kỹ thuật số trở nên quan trọng hơn. Đây là nơi HR kỹ thuật số có thể cải thiện trải nghiệm nhân viên, đặc biệt là trong trường hợp tự phục vụ của nhân viên.
Tại đây, nhân viên có thể:
Các tính năng tự phục vụ này giúp nhân viên đáp ứng nhu cầu liên quan đến HR một cách hiệu quả, giảm gánh nặng hành chính cho bộ phận HR và làm cho trải nghiệm kỹ thuật số của nhân viên trở nên suôn sẻ và thân thiện hơn.
Số hóa giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu. Sử dụng giải pháp phần mềm như Hệ thống Thông tin Nhân sự (HRIS) hoặc ATS cho phép quản lý dữ liệu tốt hơn so với phương pháp thủ công. Hầu hết phần mềm HR ngày nay cũng đi kèm với các tính năng phân tích và báo cáo, giúp nhân sự HR dễ dàng phân tích dữ liệu nội bộ và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Tuyển dụng là chức năng HR quan trọng trong mọi tổ chức. HR kỹ thuật số đơn giản hóa việc tuyển dụng, giúp bạn mở rộng quy trình lựa chọn và đánh giá ứng viên tốt hơn. Điều này dẫn đến việc có được những ứng viên phù hợp hơn với văn hóa và mục tiêu tổ chức của bạn.
Quản lý nhân tài là một lĩnh vực mà số hóa đã được thể hiện rõ rệt. Sàng lọc ứng viên, lên lịch phỏng vấn và nhập môn có thể được tự động hóa phần lớn.
Tận dụng công nghệ số trong nhân sự không phải là việc đơn giản, nó đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng và rất nhiều thời gian, công sức và nguồn lực. Vậy làm thế nào để chúng ta tiếp cận một dự án có quy mô lớn như vậy?
Mọi tổ chức tham gia vào chuyển đổi số đều trải qua sáu giai đoạn.
Việc hiểu các giai đoạn này rất quan trọng vì nhiều lý do. Nó giúp các tổ chức hiểu được tiến độ trong hành trình chuyển đổi số và xác định các bước tiếp theo. Thứ hai, nó đảm bảo các mục tiêu phù hợp với chiến lược kinh doanh rộng lớn hơn. Cuối cùng, nó tạo điều kiện cho một cách tiếp cận có cấu trúc đối với sự thay đổi. Bằng cách này, các tổ chức có thể dễ dàng thích nghi với những thay đổi công nghệ và đạt được mục tiêu của mình.
Đôi khi, bắt đầu với HR số có thể gây choáng ngợp. Việc tuân theo các phương pháp thực hành tốt nhất được liệt kê dưới đây sẽ là yếu tố then chốt dẫn đến thành công.

Bắt đầu với việc kiểm tra tình hình hiện tại. Bạn có thể sắp xếp ưu tiên dựa trên việc kiểm tra và quyết định nơi để bắt đầu. Đây là một số câu hỏi cần đặt ra:
Mục tiêu và chỉ số có xu hướng khác nhau theo từng tổ chức. Giả sử mục tiêu của chúng ta là cải thiện hiệu quả hoạt động với chi phí, thời gian và nhân lực thấp hơn. Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng các chỉ số sau để đo lường mục tiêu này:
Các chuyên gia HR cần có kỹ năng phù hợp để thực hiện chuyển đổi số, bắt đầu với sự nhanh nhẹn số. Sự nhanh nhẹn số là khả năng thích ứng nhanh chóng và tận dụng công nghệ số để nâng cao quy trình HR, cải thiện hiệu quả và thúc đẩy đổi mới.
Bạn có thể phát triển sự nhanh nhẹn số bằng cách:
Cách tiếp cận theo từng giai đoạn đối với chuyển đổi số giúp bạn thực hiện sửa đổi khi cần thiết. Bắt đầu với một dự án thử nghiệm, trước khi số hóa một quy trình nhân sự cụ thể. Điều này sẽ giúp bạn kiểm tra và tinh chỉnh chiến lược số hóa nhân sự của mình. Ví dụ, nếu bạn muốn tự động hóa quy trình tiền lương, thay vì thực hiện với toàn bộ tổ chức, hãy bắt đầu với một hoặc hai nhóm rồi mở rộng quy mô.
CNTT, pháp lý và các bên liên quan khác đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng các nhóm chuyển đổi đa chức năng. Những nhóm này cải thiện việc thực hiện và đảm bảo tuân thủ và phù hợp với chiến lược tổ chức rộng lớn hơn.
Cho dù bạn triển khai phần mềm hay công cụ nhân sự, bạn muốn chúng có khả năng mở rộng. Quá trình lựa chọn, mua, triển khai và ra mắt các công cụ số tốn kém về thời gian và tiền bạc để lặp lại vô số lần. Vì vậy, khi tổ chức phát triển, các công cụ và phần mềm cũng phải có khả năng mở rộng.
Phần lớn, nhân viên công ty sẽ sử dụng các công cụ này thường xuyên. Do đó, phần mềm được triển khai nên cải thiện trải nghiệm của nhân viên. Để đảm bảo điều này xảy ra, hãy thu hút nhân viên và hỏi ý kiến của họ.
Cần có kế hoạch quản lý thay đổi kỹ thuật số để chuẩn bị cho mọi người về những thay đổi sắp tới. Do đó, nên thực hiện các hoạt động sau:
Phần mềm nhân sự số được sử dụng cho mọi quy trình nhân sự. Bạn có thể phân loại chúng thành ba công nghệ:
Hầu hết các công ty sử dụng công cụ và phần mềm từ mỗi danh mục để xây dựng hệ thống nhân sự của họ. Bạn nên tạo một hệ thống nhân sự tích hợp trong đó tất cả các yếu tố hoạt động cùng nhau. Ví dụ, Hệ thống Quản lý Nhân sự của bạn nên tích hợp với phần mềm tính lương. Một bộ công cụ không thể giao tiếp với nhau sẽ phản tác dụng, dẫn đến các điểm đến khác nhau cho mỗi quy trình nhân sự.
Chuyển đổi số trông như thế nào trong thực tế? Dưới đây là một số ví dụ.
Hệ thống Quản lý Nguồn Nhân Lực (HCM) tích hợp các chức năng HR khác nhau, như tiền lương, quản lý hiệu suất, phúc lợi và quản lý nhân tài vào một hệ thống số duy nhất. Việc triển khai hệ thống HCM giúp tối ưu hóa quy trình, cải thiện độ chính xác của dữ liệu và cung cấp góc nhìn tổng thể về thông tin nhân viên. Nó cũng cho phép nhân viên sử dụng công cụ tự phục vụ để yêu cầu nghỉ phép, quản lý phúc lợi và cập nhật thông tin cá nhân.
Bằng cách tự động hóa các chức năng HR cốt lõi, hệ thống HCM giảm thiểu lỗi, cải thiện hiệu quả và cho phép đội ngũ HR tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược.
Nền tảng ATS quản lý tuyển dụng, từ đăng tin tuyển dụng đến theo dõi hồ sơ ứng viên và điều phối phỏng vấn. Việc triển khai nền tảng ATS giúp đội ngũ HR tối ưu hóa quy trình làm việc, đánh giá ứng viên và cải thiện giao tiếp với ứng viên. Nó cải thiện tốc độ và chất lượng tuyển dụng, giảm gánh nặng hành chính trong việc tuyển dụng và cho phép HR đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Tự động hóa quy trình nhập môn sử dụng công cụ số để tối ưu hóa và chuẩn hóa quy trình nhập môn cho nhân viên mới. Điều này bao gồm gửi email cho nhân viên mới, cung cấp quyền truy cập vào tài liệu đào tạo và hoàn thành tài liệu điện tử. Tự động hóa quy trình nhập môn giảm công việc hành chính, cải thiện trải nghiệm nhân viên và đẩy nhanh năng suất của nhân viên mới bằng cách cung cấp quy trình nhập môn có cấu trúc.
Cổng tự phục vụ cho phép nhân viên quản lý các nhiệm vụ liên quan đến HR, như cập nhật thông tin cá nhân, yêu cầu nghỉ phép và truy cập thông tin phúc lợi. Các cổng này thường là một phần của hệ thống HCM lớn hơn và có thể truy cập từ bất kỳ đâu, mang lại sự linh hoạt và tiện lợi cho nhân viên. Cổng tự phục vụ cho phép nhân viên kiểm soát thông tin cá nhân, giảm khối lượng công việc hành chính cho HR và cải thiện trải nghiệm nhân viên.
Phân tích nhân sự sử dụng công cụ phân tích và dữ liệu để hiểu xu hướng lực lượng lao động, đánh giá hiệu suất nhân viên và đưa ra quyết định HR dựa trên dữ liệu. Nó bao gồm phân tích tỷ lệ nghỉ việc, theo dõi năng suất và dự báo nhân tài. Hơn nữa, nó cung cấp thông tin chi tiết có thể thực hiện giúp các nhà lãnh đạo HR tối ưu hóa quản lý nhân tài, cải thiện việc giữ chân nhân viên và đưa ra quyết định sáng suốt về chiến lược nhân sự.
Nền tảng Áp Dụng Kỹ Thuật Số (DAPs) là một ví dụ đáng chú ý về chuyển đổi số HR. Chúng tạo điều kiện cho việc tích hợp, áp dụng và sử dụng hiệu quả các công cụ và công nghệ của tổ chức. Digital Adoption Platform (DAP) hướng dẫn nhân viên thông qua phần mềm và quy trình mới bằng cách cung cấp hướng dẫn trong ứng dụng, hướng dẫn sử dụng và hỗ trợ thời gian thực. DAP giúp người dùng thích nghi với các công cụ kỹ thuật số nhanh hơn, giảm thiểu gián đoạn và cải thiện hiệu quả với công nghệ mới.
Chuyển đổi kỹ thuật số có thể ảnh hưởng đến các chức năng HR – từ tuyển dụng và nhập môn đến lương và phúc lợi. Quá trình chuyển đổi này có thể thay đổi về quy mô, từ vài ngày đến hơn một năm. Chúng tôi có ba nghiên cứu tình huống về chuyển đổi HR kỹ thuật số của các công ty đã giải quyết một thách thức kinh doanh cụ thể.
Tại Atos, một công ty IT và tư vấn, có sự ngắt kết nối giữa hệ thống HR cốt lõi và chức năng quản lý tài liệu nhân viên. Để thu hẹp khoảng cách này, tổ chức muốn có một công cụ tạo điều kiện cung cấp dịch vụ HR liền mạch từ đầu đến cuối cho nhân viên, quản lý và nhân sự HR. Atos đã chọn một giải pháp dựa trên điện toán đám mây sẽ được triển khai tại 70 quốc gia.
Phần mềm này tích hợp hệ thống Quản lý Hồ sơ Nhân viên của tổ chức với mô hình tuyển dụng của HRIS, cho phép vận hành hợp lý và tự động hóa quy trình thư mời làm việc. Các quản lý giờ đây có thể truy cập trực tiếp HRIS và tạo thư mời làm việc chỉ bằng một nút bấm, loại bỏ nhu cầu liên hệ với nhân sự HR để phê duyệt nhân viên mới.
Một công ty năng lượng toàn cầu nhận thấy sự khác biệt đáng kể giữa số hóa bên ngoài và nội bộ. Việc đào tạo về tuân thủ và phân phối của họ đã lỗi thời và không hiệu quả. Giám đốc Đổi mới và Thay đổi HR tạm thời của công ty đã sử dụng điều này để thay đổi bằng cách đưa gamification vào để giải quyết vấn đề. Một ứng dụng đào tạo đã được phát triển cho phép nhân viên nhận huy hiệu và đạt điểm cao hiển thị với toàn bộ nhân viên.
Kết quả là, công ty đã thấy tỷ lệ tham gia kiểm tra đạt 100%, và việc đào tạo tuân thủ được hoàn thành trong 3 tháng (giảm từ 9 tháng trước đó).
Nghiên cứu tình huống chuyển đổi số HR này tập trung vào preboarding, một bước thường bị bỏ qua nhưng quan trọng hướng tới nhân viên hạnh phúc và gắn kết. KPMG Belgium không có quy trình preboarding – đặc biệt đối với sinh viên mới tốt nghiệp, điều này có thể dẫn đến thời gian tương đối dài từ lúc ký hợp đồng đến ngày làm việc đầu tiên. Vì vậy, họ quyết định sử dụng phần mềm nhập môn tích hợp để giải quyết vấn đề này.
Quá trình pre-boarding của tổ chức bắt đầu ngay khi ứng viên ký hợp đồng. Ứng dụng gửi cho ứng viên tất cả thông tin thiết yếu họ cần, bao gồm cả thông tin liên hệ của đồng nghiệp. Sau hai năm pre-boarding, KPMG đã thấy:
Mặc dù việc triển khai chiến lược số hóa nhân sự nghe có vẻ tốt trên lý thuyết, nhưng nó có thể gây nản lòng. Dưới đây là một số lưu ý cần chú ý khi triển khai.
Bắt đầu với các quy trình nhân sự có tác động cao như tuyển dụng, tiếp nhận nhân viên mới, quản lý hiệu suất, và học tập phát triển để tối đa hóa lợi ích của số hóa.
Xác định các mục tiêu cụ thể, đo lường được cho quá trình chuyển đổi số hóa nhân sự, như cải thiện sự gắn kết của nhân viên, tuyển dụng nhanh hơn, hoặc tối ưu hóa quy trình lương.
Nghiên cứu và lựa chọn các giải pháp công nghệ nhân sự phù hợp với mục tiêu chiến lược, xem xét các tính năng như truy cập điện toán đám mây, tích hợp và khả năng mở rộng.
Đảm bảo tuân thủ các quy định bảo vệ dữ liệu liên quan bằng cách triển khai các biện pháp bảo mật mạnh mẽ cho dữ liệu nhân viên.
Với các mục tiêu và chỉ số được thiết lập trong chiến lược chuyển đổi số, đánh giá một cách nghiêm túc những gì hiệu quả và những gì không. Bạn cũng có thể điều chỉnh kịp thời bằng cách thu thập phản hồi từ nhân viên.
Chuyển đổi số nhân sự là một hành trình liên tục thay vì một sự kiện diễn ra một lần. Khi một giải pháp mới được triển khai, việc duy trì sự linh hoạt và phản hồi nhanh với những thay đổi về nhu cầu kinh doanh và đổi mới công nghệ là rất quan trọng. Cam kết cải tiến liên tục này thúc đẩy thành công lâu dài và tạo ra lợi thế cạnh tranh đáng kể.
HR kỹ thuật số khác với HR truyền thống ở chỗ nó số hóa các công việc thủ công như lưu trữ hồ sơ, phân tích dữ liệu và trả lời câu hỏi của nhân viên.
HCM bao gồm HRIS và các quy trình, hệ thống khác để quản lý và tối ưu hóa nguồn nhân lực. HCM thường bao gồm chức năng của HRIS nhưng cũng có thêm các công cụ và tính năng vượt xa việc quản lý dữ liệu nhân viên.